Menurut pasal 1 Undang-Undang Nomor 20 tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara bahwa Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah. Pegawai Aparatur sipil negara berfungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik dan perekat dan pemersatu bangsa. Fungsi Pelaksana kebijakan publik artinya ASN bertugas melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh pejabat pembina kepegawaian sesuai dengan ketentuan-ketentuan peraturan perundang-undangan. Fungsi Pelayan publik artinya ASN bertugas memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas sedangkan fungsi perekat dan pemersatu bangsa artinya ASN bertugas mempererat persatuan dan kesatuan negara kesatuan republik indonesia.
ASN melaksanakan tugas/kegiatan dimana ASN tersebut ditempatkan/ditugaskan di instansi/lembaga pemerintah pusat maupun dipemerintah daerah (pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota). Salah satu kegiatan yang dilaksanakan oleh ASN adalah kegiatan keprotokolan. Menurut undang-undang republik indonesia nomor 9 tahun 2010 pasal 1 tentang keprotokolan bahwa : “Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat. Dalam melaksanakan kegiatan/tugas seharusnyalah seorang ASN melaksanakan secara profesional dan berkualitas, tidak terkecuali dalam melaksanakan tugas keprotokolan. Jika kegiatan keprotokolan dilaksanakan secara profesional maka hasilnya akan berhasil secara optimal tentunya akan memuaskan stakeholders.
Sebagaimana kegiatan keprotokolan yang telah diatur dalam undang-undang republik indonesia nomor 9 tahun 2010, maka tujuan keprotokolan adalah sebagai berikut :
a. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan atau organisasi internasional, tokoh masyarakat tertentu, dan atau tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan dan masyarakat.
b. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.
c. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa/antar instansi/antar daerah.
Oleh karena itu sebelum melaksanakan tugas dan menghadiri kegiatan keprotokolan, maka ASN seharusnya memahami semua ruang lingkup kegiatan keprotokolan. Adapun beberapa hal penting yang seharus dipahami oleh ASN tentang keprotokolan adalah sebagai berikut :
1. Pengertian Keprotokolan
Istilah keprotokolan yang dikenal sekarang ini pada awalnya adalah protokol berasal dari bahasa Latin yaitu “protokollum” yang aslinya berasal dari bahasa Yunani, dari kata protos dan kolla. Protos artinya yang pertama dan kolla berarti lem atau perekat atau perekat yang pertama. Pada mulanya perkataan protokollum digunakan pada lembaran pertama dari suatu gulungan papyrus atau kertas tebal yang ditempelkan atau dilekatkan. Selanjutnya kata protokol sering digunakan untuk semua catatan dokumen negara yang bersifat nasional dan internasional. Pada mulanya perkataan protokollum dipergunakan untuk istilah gulungan-gulungan dokumen baru, selanjutnya dipergunakan pada isi dari persetujuan-persetujuan itu sendiri. Perkataan protokol sering juga dipergunakan bagi suatu proses verbal yakni notulen atau catatan resmi yang mencatat jalannya perundingan dan selanjutnya pada tiap akhir sidang ditandatangani seluruh peserta yang mengikuti perundingan. setiap persetujuan yang akan menjadi perjanjian juga disebut protokol.
Kata/istilah protokol lebih lengkapnya terdapat pada undang-undang protokol yaitu undang-undang nomor 8 tahun 1987, protokol yaitu serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatannya atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, masyarakat. Selanjutnya istilah protokol yang pada mulanya hanya memiliki mana yang sempit yaitu sebagai serangkaian aturan, maka istilah protokol berubah menjadi keprotokolan yang maknanya lebih luas yaitu sebagai serangkaian kegiatan yang tidak lepas dan harus menyesuaikan dengan segala aturan tertulis maupun tidak tertulis yang berhubungan dengan dunia keprotokolan.
Selanjunya pengertian keprotokolan menurut Peraturan perundang-undangan yang berlaku sekarang di di Indonesia adalah Undang-Undang Republik Indonesia nomor 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan yang dalam pasal 1 yang berbunyi “Keprotokolan adalah serangkain kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat”.
Dari istilah keprotokolan yang dikemukakan diatas, maka keprotokolan mempunyai objek ruang lingkup kegiatan pada acara kenegaraan dan acara resmi. Adapun yang dimaksud dengan acara kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara secara terpusat, dihadiri oleh presiden dan atau wakil presiden, serta pejabat negara dan undangan lain. Sedangkan acara resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh pejabat negara dan/atau pejabat pemerintahan serta undangan lainnya. Pada kegiatan acara kenegaraan dan resmi tersebut diterapkan kegiatan keprotokolan yaitu bagaimana menerapkan aturan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan. Bagaimana tata tempat, tata upacara akan diuraikan secara singkat sebagai berikut :
2. Tata Tempat
Tata tempat dalam istilah bahasa Perancis disebut preseance, dalam istilah Inggris disebut precedence, sedangkan berdasarkan pasal 1 undang-undang nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan, bahwa yang dimaksud dengan tata tempat adalah pengaturan tempat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi.
Pengaturan tata tempat pada hakekatnya mengandung unsur-unsur siapa pejabat negara, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu yang berhak lebih didahulukan dan siapa yang mendapat hak menerima prioritas dalam urutan tata tempat pada acara kenegaraan ataupun acara resmi. Orang yang memperoleh tempat untuk didahulukan adalah seseorang karena jabatan, pangkat atau derajat serta kedudukannya di dalam pemerintahan atau masyarakat. Menurut kebiasaannya bahwa orang yang mendapatkan hak untuk didahulukan dalam urutan adalah seseorang karena jabatan atau pangkatnya, misalnya pejabat negara dan pejabat pemerintah. Kedua pejabat ini disebut Very Important Person (VIP) dan juga kadang-kadang seseorang karena kedudukan dan derajatnya sosialnya misalnya pemuka adat, pemuka agama, tokoh masyarakat lainnya sering disebut dengan istilah Very Important Citizen). Adapun berikut ini aturan utama tata tempat dalam keprotokolan
a. Orang yang berhak mendapat tata urutan yang pertama adalah mereka yang mempunyai jabatan tertinggi yang bersangkutan mendapatkan urutan paling depan paling mendahului.
b. Jika menghadap meja, maka tempat utama adalah yang menghadap kepintu keluar dan tempat terakhir adalah tempat yang paling dekat dengan pintu keluar.
c. Pada posisi berjajar pada garis yang sama, tempat yang terhormat adalah : 1. tempat paling tengah, 2. tempat sebelah kanan pada umumnya selalu lebih terhormat dari posisi sebelah kiri 3. genap = 4 - 2 - 1 - 3 4. ganjil = 3 -1 - 2
d. Apabila naik kendaraan, bagi menteri atau kepala LPNK atau seseorang yang mendapat tata urutan
Paling utama maka; 1. di pesawat udara, naik paling akhir turun paling dahulu 2. di kapal laut, naik dan turun paling dahulu. 4. di mobil, naik dan turun paling dahulu
e. Orang yang paling dihormati selalu datang paling akhir dan pulang paling dahulu
f. Jajar kehormatan, 1. orang yang paling dihormati harus datang dari sebelah kanan dari pejabat yang menyambut, 2. bila orang yang paling dihormati yang menyambut tamu, maka tamu akan datang dari arah sebelah kirinya.
3. Tata Upacara
Pengertian tata upacara menurut undang-undang nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan, Tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Sedangkan pengertian upacara adalah serangkaian kegiatan yang diikuti sejumlah pegawai sebagai peserta upacara disusun dalam barisan disuatu lapangan/ruangan dengan bentuk segaris atau bentuk U, dipimpin oleh seorang inspektur upacara dan setiap kegiatan, peserta upacara melakukan ketentuan-ketentuan yang baku melalui perintah pimpinan upacara, dimana seluruh kegiatan tersebut direncanakan oleh penanggung jawab upacara dalam rangka mencapai tujuan upacara. Upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi terbagi dua bagian, yaitu upacara bendera dan upacara bukan upacara bendera. Upacara bendera adalah kegiatan sakral yang bisa menjadi sarana membangun budaya dalam rangka menumbuhkan nilai cinta bangsa dan tanah air.Tujuan upacara dilaksanakan selain sebagai tolak ukur pengamalan pancasila dan nasionalisme warganegaranya,dan sebagai sarana pembentukan karakter. Sedangkan pengertian upacara bukan upacara bendera adalah upacara tanpa pengibaran bendera dalam acara kenegaraan dan acara resmi.Upacara bendera hanya dapat dilaksanakan pada acara kenegaraan atau acara resmi. Adapun jenis upacara bendera adalah hari ulang tahun proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia, hari besar nasional, hari ulang tahun lahirnya lembaga negara, hari ulang tahun lahirnya instansi pemerintah dan hari ulang tahun lahirnya provinsi dan kabupaten/kota. Sedangkan upacara bukan upacara bendera dapat dilaksanakan untuk acara kenegaraan atau acara resmi dan tata upacara bukan upacara bendera dalam penyelenggaraan acara kenegaraan dan acara resmi meliputi tata urutan upacara dan tata pakaian upacara. Adapun contoh upacara bukan upacara bendera antara lain adalah pelaksanaan pembukaan dan penutupan pendidikan dan pelatihan, pembukaan seminar, pelantikan pejabat, tanda tangan nota kesepahaman dengan instansi/negara lain.
4. Tata Penghormatan
Adapun yang termasuk ruang lingkup tata penghormatan yaitu tata cara pemberian penghormatan dan penyediaan perlengkapan sarana dan prasarana yang dibutuhkan agar tercapainya kelancaran upacara. Menurut pasal 1 ketentuan umum undang-undang Republik Indonesia nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan, bahwa tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Perwujudan bentuk penghormatan dilakukan secara formal maupun sesuai dengan nilai-nilai sosial budaya yang berlaku setempat.
Pada acara resmi, pejabat negara, pejabat pemerintah serta tokoh masyarakat tertentu mendapatkan penghormatan berbentuk pemberian tata tempat, penghormatan bendera negara, penghormatan lagu kebangsaan, penghormatan jenazah bila meninggal dunia dan pemberian bantuan sarana dan prasarana yang dibutuhkan, berikut ini diuraikan sebagai berikut :
a. Penghormatan dengan bendera negara
-penyambutan tamu negara
-apabila pengibaran bendera negara sebagai tanda bergabung bersamaan dengan pengibaran bendera negara dalam rangka peringatan hari-hari besar nasional, dua bendera negara dikibarkan berdampingan, yang sebelah kiri dipasang setengah tiang dan yang sebelah kanan dipasang penuh.
-apabila pejabat negara dan pejabat pemerintah meninggal dunia, penghormatan diberikan dalam bentuk pengibaran bendera negara setengah tiang sebagai tanda berkabung.
- pelaksanaan pengibaran bendera setengah tiang dilaksanakan :1. bendera negara dikibarkan dan 2.Setengah tiang dinaikkan hingga keujung tiang, dihentikan sebentar dan diturunkan tepat setengah tiang, dan dalam hal bendera negara hendak diturunkan, dinaikkan terlebih dahulu hingga ujung tiang, dihentikan sebentar, kemudian diturunkan.
b. Penghormatan dengan lagu kebangsaan, lagu kebangsaan wajib diperdengarkan dan/atau dinyanyikan:
- untuk menghormati presiden dan wakil presiden
- untuk menghormati bendera negara pada waktu pengibaran atau penurunan bendera negara yan diadakan dalam upacara
- dalam acara resmi yang diselenggarakan oleh pemerintah
- dalam acara pembukaan sidang paripurna majelis permusyawaratan rakyat, dewan perwakilan rakyat daerah dan dewan perwakilan daerah.
- untuk menghormati kepala negara atau kepala pemerintahan negara atau kepala pemerintahan negara sahabat dalam kunjungan resmi.
- dalam acar ataupun kompetisi ilmu pengetahuan, teknologi dan seni internasional yang diselenggarakan di Indonesia.
- dalam acara penyerahan surat-surat kepercayaan duta besar LBBP/Kepala perwakilan negara asing kepada presiden republik indonesia.
c. Penghormatan Jenazah
Penghormatan dalam bentuk pengibaran bendera setengah tiang diberikan kepada pejabat setingkat presiden/menteri/kepala LPNK/Duta besar aktif, yang meninggal dunia dalam melaksanakan tugas. Pengibaran bendera negara setengah tiang dilakukan selama dua hari berturut-turut dilakukan di kantor pusat maupun kantor perwakilan, jika ada. Dalam hal pejabat yang meninggal dunia tersebut berada di luar negeri maka pengibaran bendera negara setengah tiang dilaksanakan sejak tanggal kedatangan jenazah di Indonesia.
Begitulah ruang lingkup keprotokolan (tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan) yang harus dipahami oleh ASN pada khususnya bagi ASN ditugaskan sebagai protokol dan bagi ASN yang menghadiri acara. dalam kegiatan acara kenegaraan ataupun acara resmi. Berikut ini beberapa alasan yang dapat dikemukan adalah sebagai berikut :
5. Beberapa alasan pentingnya ASN Memahami pengetahuan tentang Keprotokolan
Sebagaimana dikemukakan diatas bahwa salah satu fungsi ASN adalah memberikan pelayanan publik, Keprotokolah merupakan salah satu bentuk pelayanan publik yang ruang lingkup pelayanannya adalah pengaturan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan. Untuk terlaksananya keberhasilan kegiatan keprotokolan tentunya ASN dan khususnya yang ditugaskan sebagai protokol maka pentingnya ASN tersebut memahami pengetahuan keprotokolan. Beberapa alasan yang dapat dikemukakakan mengapa pentingnya ASN memahami keprotokolan sebagaimana uraian dibawah ini :
a. Mampu Memahami Urutan tata tempat Kedudukan Pejabat
Dengan memahami keprotokolan dapat mengetahui urutan dan kedudukan pejabat dalam berbagai kegiatan acara resmi. Pentingnya hal ini yaitu dalam penempatan pejabat di acara misalnya acara kenegaraan, penyusunan pidato, atau penentuan peran dalam sebuah acara. Jika terjadi Kesalahan dalam penempatan pejabat atau urutan melaksanakan susunan sebuah acara maka dapat menimbulkan kesan negatif yang tidak diinginkan bagi stakeholders maka berakibat fatal yaitu suatu acara tidak akan berhasil baik.
b. Mempertahankan ketertiban dalam suatu Acara
Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa salah satu tujuan utama keprotokolan adalah memastikan ketertiban dalam pelaksanaan acara khususnya acara kenegaraan dan acara resmi. ASN yang memahami ketentuan keprotokolan maka pastilah mampu menyusun tata letak, urutan-urutan acara, tata upacara dan tata penghormatan dengan tepat sehingga acara berjalan tertib, aman dan lancar . Hal ini mencakup penentuan posisi duduk (tata tempat) yang sesuai dengan kedudukan dan jabatan, urutan pembicara (tata upacara), dan cara memberikan penghormatan (tata penghormatan) kepada pejabat negara, tamu asing, atau tokoh penting yang ada pada saat acara berlangsung.
c. Menghindari pelanggaran dan kesalahan prosedural
Dalam acara dan khususnya acara resmi, kesalahan seseorang dalam mengikuti peraturan keprotokolan dapat menimbulkan dampak hukum ataupun dapat mengakibatkan permasalahan etika atau tata krama. ASN yang memahami dan mengerti aturan keprotokolan maka mampu menghindari pelanggaran yang bisa terjadi akibat ketidaktahuan atau ketidakpatuhan terhadap aturan, seperti salah menempatkan pejabat atau tamu, kesalahan tata cara penghormatan, atau pelanggaran tata upacara kenegaraan dan lain sebagainya.
d. Meningkatkan profesionalisme ASN dalam menyelenggarakan acara resmi
Sesuai dengan tujuan reformasi birokrasi yaitu terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik dengan aparatur berintegritas tinggi, produktif, dan melayani secara prima dalam rangka meningkatkan kepercayaan publik. Setiap ASN dituntut untuk bekerja secara profesional. Pemahaman yang baik tentang keprotokolan adalah bagian dari kompetensi profesional ASN yaitu kompetensi teknis, terutama mereka yang bertugas dalam bidang administrasi, hubungan masyarakat (humas), atau penyelenggara acara pemerintah. ASN yang memahami aturan keprotokolan mampu menunjukkan bahwa mereka kompeten dalam menjalankan tugas, baik dalam pengaturan acara formal maupun dalam berhubungan dengan pejabat tinggi dan tamu penting lainnya.
e. Menghormati tingkatan/khirarki dan kedudukan para pejabat
Salah satu prinsip utama dalam keprotokolan adalah penghormatan terhadap khirarki/tingkatan dan kedudukan pejabat negara serta tamu undangan. ASN yang mengerti dan memahami aturan keprotokolan dapat menempatkan pejabat sesuai dengan jabatan dan statusnya, baik dalam susunan tempat duduk, urutan sambutan, maupun cara penyambutan. Ini penting agar tidak ada pihak yang merasa tidak dihargai atau salah dalam penempatan diantara pejabat tersebut.
f. Ketaatan kepada peraturan perundan-undangan
Undang-undang Nomor 9 Tahun 2010 mengatur tentang kewajiban ASN untuk mengikuti tata cara keprotokolan (tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan) yang berlaku. Ketaatan kepada peraturan perundang-undangan ini adalah bentuk disiplin ASN dalam menjalankan tugas-tugas pemerintahan. Ketidaktaatan kepada peraturan keprotokolan bisa berdampak pada sanksi administratif atau teguran bagi ASN yang bertanggung jawab atas penyelenggaraan suatu acara dalam hal ini acara resmi.
Itulah beberapa alasan bahwa betapa pentingnya ASN untuk memahami pengetahuan tentang aturan keprotokolan. Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan :
a. Pemahaman ASN tentang keprotokolan sesuai UU Nomor 9 Tahun 2010 adalah aspek penting dalam menjaga keteraturan, kehormatan, dan kelancaran acara resmi pemerintah.
b. Pemahaman Aturan Keprotokolan membantu ASN untuk menjalankan tugasnya secara profesional,
c. Melalui pemahaman yang mendalam tentang aturan keprotokolan, ASN dapat mendukung tata kelola pemerintahan yang baik.
DAFTAR PUSTAKA
Lembaga Administrasi Negara, Modul Kesiapsiagaan Bela Negara, 2021, Jakarta.
Muhammad, Safiuddin, Fungsi Keprotokolan, Pentingkah, 2022, Bagian Umum Kanwil DJKN Jawa Timur.
Rahmad, Firdaus, , S.Tr. IP, Buku Panduan Keprotokolan, Prokopim Padang Pariaman, 2024
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2023 Tentang Aparatur Sipil Negara.
- 75 reads
