Pentingnya Pemahaman Pengetahuan Keprotokolan Bagi ASN (Aparatur Sipil Negara)

Menurut pasal 1 Undang-Undang Nomor 20 tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara bahwa Aparatur  Sipil Negara yang selanjutnya  disingkat ASN  adalah profesi  bagi pegawai  negeri sipil dan  pegawai pemerintah  dengan perjanjian kerja yang bekerja  pada instansi pemerintah. Pegawai Aparatur sipil negara berfungsi  sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik dan perekat dan pemersatu bangsa.  Fungsi Pelaksana  kebijakan publik artinya ASN bertugas melaksanakan kebijakan  publik yang dibuat  oleh pejabat pembina  kepegawaian sesuai dengan  ketentuan-ketentuan peraturan perundang-undangan. Fungsi Pelayan publik artinya ASN bertugas  memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas sedangkan  fungsi perekat dan pemersatu bangsa artinya ASN bertugas  mempererat  persatuan  dan kesatuan negara kesatuan republik indonesia.

ASN melaksanakan tugas/kegiatan  dimana ASN tersebut ditempatkan/ditugaskan di instansi/lembaga pemerintah pusat maupun  dipemerintah  daerah (pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota). Salah satu kegiatan yang dilaksanakan oleh ASN adalah  kegiatan keprotokolan. Menurut undang-undang  republik indonesia nomor 9 tahun 2010 pasal 1  tentang keprotokolan  bahwa : “Keprotokolan adalah serangkaian  kegiatan  yang berkaitan   dengan aturan  dalam acara  kenegaraan  atau acara resmi  yang meliputi  tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan  sebagai bentuk  penghormatan  kepada seseorang  sesuai dengan jabatan  dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau  masyarakat. Dalam melaksanakan kegiatan/tugas   seharusnyalah seorang ASN melaksanakan secara profesional  dan berkualitas, tidak terkecuali dalam melaksanakan tugas keprotokolan. Jika kegiatan keprotokolan dilaksanakan secara profesional  maka hasilnya akan berhasil secara optimal tentunya akan memuaskan stakeholders.

Sebagaimana  kegiatan keprotokolan yang telah diatur  dalam   undang-undang republik indonesia nomor 9 tahun 2010, maka   tujuan keprotokolan adalah sebagai berikut :

a. Memberikan  penghormatan  kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan  negara asing dan atau organisasi internasional, tokoh masyarakat tertentu, dan atau tamu negara sesuai dengan  kedudukan  dalam negara, pemerintahan dan masyarakat.

b. Memberikan pedoman  penyelenggaraan  suatu acara agar berjalan  tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan  dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.

c. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan  antar bangsa/antar instansi/antar    daerah.

Oleh karena itu  sebelum melaksanakan tugas dan menghadiri kegiatan  keprotokolan, maka  ASN seharusnya memahami semua  ruang lingkup  kegiatan keprotokolan. Adapun beberapa hal  penting yang seharus dipahami oleh ASN tentang keprotokolan adalah sebagai berikut :

1. Pengertian Keprotokolan

Istilah keprotokolan yang dikenal sekarang ini pada awalnya  adalah protokol berasal dari bahasa Latin yaitu  “protokollum” yang aslinya  berasal dari bahasa Yunani, dari kata  protos dan kolla. Protos  artinya  yang pertama dan kolla  berarti lem  atau perekat atau perekat  yang pertama. Pada mulanya  perkataan protokollum digunakan   pada lembaran  pertama  dari suatu gulungan  papyrus  atau kertas tebal  yang ditempelkan  atau  dilekatkan. Selanjutnya  kata protokol  sering digunakan  untuk semua   catatan   dokumen  negara yang bersifat  nasional  dan internasional. Pada mulanya  perkataan  protokollum dipergunakan  untuk istilah gulungan-gulungan dokumen baru, selanjutnya dipergunakan pada isi  dari persetujuan-persetujuan itu sendiri. Perkataan protokol  sering juga dipergunakan bagi suatu proses verbal  yakni  notulen  atau catatan resmi  yang  mencatat jalannya perundingan dan selanjutnya  pada tiap akhir sidang  ditandatangani seluruh peserta yang mengikuti perundingan. setiap  persetujuan  yang akan menjadi perjanjian juga disebut protokol.

Kata/istilah  protokol lebih lengkapnya  terdapat pada undang-undang protokol yaitu undang-undang  nomor 8 tahun 1987, protokol yaitu  serangkaian aturan  dalam acara kenegaraan  atau acara resmi yang  meliputi   aturan  mengenai tata tempat, tata upacara dan tata  penghormatan  kepada seseorang  sesuai dengan   jabatannya  atau kedudukannya  dalam negara, pemerintah, masyarakat. Selanjutnya istilah protokol yang pada mulanya hanya memiliki mana yang sempit yaitu sebagai  serangkaian aturan, maka  istilah protokol  berubah menjadi keprotokolan yang maknanya lebih luas yaitu sebagai serangkaian kegiatan yang tidak lepas dan harus menyesuaikan dengan segala  aturan tertulis maupun tidak tertulis yang berhubungan dengan dunia keprotokolan.

Selanjunya pengertian keprotokolan menurut Peraturan perundang-undangan yang berlaku sekarang di  di  Indonesia adalah Undang-Undang Republik Indonesia nomor 9 tahun  2010 tentang Keprotokolan yang  dalam pasal 1 yang berbunyi “Keprotokolan adalah   serangkain kegiatan  yang berkaitan  dengan aturan  dalam acara  kenegaraan  atau acara resmi yang meliputi  tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan  sebagai bentuk penghormatan  kepada seseorang sesuai dengan  jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat”.

Dari  istilah keprotokolan yang dikemukakan diatas, maka keprotokolan  mempunyai objek ruang lingkup kegiatan pada  acara  kenegaraan dan acara resmi. Adapun yang dimaksud dengan  acara kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan  oleh panitia negara secara terpusat, dihadiri oleh presiden dan atau wakil  presiden, serta pejabat  negara dan undangan lain. Sedangkan acara resmi  adalah acara yang diatur dan dilaksanakan  oleh pemerintah  atau lembaga  negara  dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh pejabat  negara dan/atau pejabat pemerintahan  serta undangan lainnya. Pada kegiatan acara  kenegaraan dan resmi tersebut diterapkan  kegiatan keprotokolan  yaitu bagaimana menerapkan aturan tata tempat, tata upacara dan tata  penghormatan.  Bagaimana tata tempat, tata upacara akan  diuraikan secara singkat sebagai berikut :

2. Tata Tempat

Tata tempat  dalam  istilah bahasa Perancis disebut  preseance, dalam istilah Inggris disebut precedence, sedangkan berdasarkan  pasal 1 undang-undang nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan, bahwa yang dimaksud dengan tata tempat adalah  pengaturan tempat  bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara  kenegaraan  atau acara resmi.

Pengaturan tata tempat pada hakekatnya mengandung unsur-unsur siapa  pejabat negara, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu yang berhak lebih didahulukan dan siapa yang mendapat hak menerima prioritas dalam urutan  tata tempat pada acara  kenegaraan  ataupun acara resmi. Orang yang memperoleh  tempat untuk didahulukan adalah seseorang  karena jabatan, pangkat atau derajat serta kedudukannya di dalam   pemerintahan  atau masyarakat. Menurut kebiasaannya  bahwa orang yang mendapatkan  hak  untuk  didahulukan  dalam urutan  adalah  seseorang  karena  jabatan  atau pangkatnya,  misalnya  pejabat  negara  dan pejabat  pemerintah. Kedua pejabat ini disebut  Very Important  Person (VIP)  dan juga  kadang-kadang  seseorang karena kedudukan  dan  derajatnya  sosialnya misalnya pemuka adat, pemuka agama, tokoh  masyarakat lainnya  sering disebut dengan istilah Very Important  Citizen). Adapun berikut ini aturan utama tata tempat dalam keprotokolan

a. Orang yang berhak  mendapat tata urutan  yang pertama adalah mereka yang mempunyai jabatan tertinggi yang bersangkutan  mendapatkan  urutan paling  depan paling mendahului.

b. Jika menghadap  meja, maka  tempat utama adalah yang menghadap kepintu keluar dan tempat terakhir adalah  tempat yang paling  dekat dengan pintu keluar.

c. Pada posisi  berjajar pada  garis  yang sama, tempat yang terhormat adalah :  1. tempat  paling tengah,  2. tempat sebelah  kanan  pada umumnya  selalu  lebih terhormat   dari posisi sebelah kiri      3. genap = 4 - 2 - 1 - 3        4.  ganjil = 3 -1 - 2

d. Apabila   naik kendaraan,  bagi menteri atau kepala LPNK atau  seseorang  yang  mendapat tata urutan

Paling utama maka;  1.  di pesawat udara, naik paling  akhir turun  paling  dahulu  2. di kapal  laut, naik dan turun paling dahulu. 4. di mobil, naik  dan turun paling dahulu

e. Orang  yang paling  dihormati selalu datang paling akhir dan pulang paling dahulu

f. Jajar  kehormatan, 1. orang yang paling dihormati harus datang dari sebelah kanan  dari pejabat yang menyambut, 2. bila  orang yang paling dihormati yang menyambut tamu, maka tamu akan datang dari arah sebelah  kirinya.

3. Tata Upacara

Pengertian tata upacara menurut undang-undang nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan, Tata upacara adalah aturan  untuk melaksanakan  upacara  dalam acara kenegaraan  atau acara resmi. Sedangkan pengertian  upacara adalah serangkaian  kegiatan  yang diikuti sejumlah pegawai  sebagai peserta  upacara disusun dalam barisan disuatu lapangan/ruangan  dengan bentuk segaris atau bentuk U, dipimpin  oleh  seorang inspektur upacara dan setiap kegiatan, peserta upacara melakukan ketentuan-ketentuan  yang baku melalui perintah pimpinan  upacara, dimana  seluruh kegiatan tersebut direncanakan  oleh penanggung jawab upacara dalam rangka mencapai tujuan upacara.  Upacara   dalam acara kenegaraan  atau acara resmi terbagi dua bagian,   yaitu upacara bendera dan  upacara  bukan upacara bendera. Upacara bendera  adalah kegiatan sakral yang bisa menjadi sarana membangun budaya dalam rangka menumbuhkan nilai cinta bangsa dan tanah air.Tujuan upacara dilaksanakan selain sebagai tolak ukur pengamalan pancasila dan nasionalisme warganegaranya,dan sebagai sarana pembentukan karakter. Sedangkan pengertian upacara bukan upacara bendera adalah upacara tanpa pengibaran bendera dalam acara kenegaraan dan acara resmi.Upacara bendera  hanya dapat dilaksanakan   pada acara kenegaraan  atau acara resmi. Adapun jenis upacara bendera adalah hari ulang tahun  proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia, hari besar nasional, hari ulang tahun  lahirnya lembaga negara, hari ulang  tahun lahirnya instansi pemerintah dan hari ulang tahun lahirnya provinsi dan kabupaten/kota. Sedangkan upacara  bukan upacara  bendera dapat dilaksanakan  untuk acara kenegaraan atau acara resmi dan tata upacara  bukan upacara bendera dalam penyelenggaraan acara kenegaraan  dan acara resmi  meliputi  tata urutan upacara dan tata  pakaian upacara. Adapun contoh   upacara bukan upacara bendera antara lain adalah pelaksanaan pembukaan dan penutupan pendidikan dan pelatihan, pembukaan seminar, pelantikan pejabat, tanda tangan nota kesepahaman dengan instansi/negara lain.

4. Tata Penghormatan

Adapun yang termasuk ruang lingkup  tata penghormatan yaitu  tata cara pemberian penghormatan dan penyediaan perlengkapan   sarana dan prasarana yang  dibutuhkan  agar tercapainya  kelancaran upacara. Menurut pasal 1 ketentuan umum undang-undang Republik Indonesia nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan, bahwa  tata penghormatan  adalah  aturan untuk   melaksanakan  pemberian hormat bagi pejabat  negara, pejabat  pemerintahan, perwakilan  negara asing dan/atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat tertentu dalam  acara kenegaraan atau acara resmi. Perwujudan bentuk penghormatan dilakukan secara formal maupun sesuai dengan nilai-nilai sosial budaya yang berlaku setempat.

Pada acara  resmi, pejabat negara, pejabat pemerintah serta tokoh masyarakat tertentu mendapatkan  penghormatan berbentuk pemberian tata tempat, penghormatan bendera negara, penghormatan lagu  kebangsaan, penghormatan jenazah  bila meninggal dunia  dan pemberian bantuan  sarana dan prasarana yang dibutuhkan, berikut ini diuraikan sebagai berikut :

a. Penghormatan dengan bendera negara

-penyambutan  tamu negara

-apabila  pengibaran  bendera negara  sebagai tanda bergabung bersamaan dengan pengibaran  bendera negara dalam rangka peringatan  hari-hari besar nasional, dua  bendera  negara dikibarkan berdampingan, yang sebelah  kiri dipasang  setengah tiang  dan  yang sebelah kanan dipasang penuh.

-apabila  pejabat negara dan pejabat pemerintah  meninggal dunia, penghormatan diberikan dalam bentuk pengibaran bendera negara setengah tiang sebagai tanda berkabung.

-  pelaksanaan pengibaran bendera setengah tiang dilaksanakan :1. bendera negara dikibarkan dan  2.Setengah tiang dinaikkan hingga keujung tiang, dihentikan  sebentar dan diturunkan  tepat setengah tiang, dan dalam hal bendera  negara hendak diturunkan, dinaikkan terlebih dahulu hingga ujung tiang, dihentikan sebentar, kemudian diturunkan.

 

 

b. Penghormatan dengan lagu kebangsaan, lagu kebangsaan  wajib diperdengarkan  dan/atau dinyanyikan:

- untuk menghormati presiden dan wakil presiden

- untuk menghormati  bendera negara pada waktu pengibaran  atau penurunan bendera negara yan diadakan  dalam  upacara

- dalam acara resmi yang diselenggarakan oleh pemerintah

- dalam  acara pembukaan sidang  paripurna  majelis  permusyawaratan rakyat, dewan perwakilan rakyat daerah dan dewan   perwakilan daerah.

- untuk menghormati  kepala negara  atau kepala pemerintahan  negara atau kepala pemerintahan negara sahabat dalam kunjungan resmi.

- dalam acar ataupun kompetisi ilmu pengetahuan, teknologi dan seni internasional  yang diselenggarakan di Indonesia.

- dalam acara penyerahan  surat-surat kepercayaan duta besar LBBP/Kepala perwakilan negara asing kepada presiden republik indonesia.

c. Penghormatan  Jenazah

Penghormatan dalam bentuk  pengibaran bendera setengah tiang diberikan  kepada pejabat  setingkat presiden/menteri/kepala  LPNK/Duta besar aktif, yang meninggal dunia dalam melaksanakan tugas. Pengibaran  bendera negara setengah tiang  dilakukan selama dua hari berturut-turut dilakukan  di kantor   pusat maupun kantor  perwakilan, jika ada. Dalam hal  pejabat  yang meninggal dunia  tersebut berada di luar negeri maka pengibaran bendera negara setengah tiang dilaksanakan  sejak tanggal kedatangan jenazah di Indonesia.

Begitulah ruang lingkup keprotokolan (tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan) yang harus dipahami  oleh ASN pada khususnya bagi ASN ditugaskan sebagai protokol dan bagi ASN yang menghadiri acara. dalam kegiatan acara kenegaraan ataupun acara resmi. Berikut ini beberapa alasan  yang dapat dikemukan  adalah sebagai berikut :

5. Beberapa alasan pentingnya ASN Memahami pengetahuan tentang  Keprotokolan

Sebagaimana dikemukakan diatas bahwa salah satu fungsi ASN   adalah memberikan pelayanan  publik, Keprotokolah merupakan salah satu bentuk pelayanan publik yang ruang lingkup pelayanannya adalah  pengaturan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan. Untuk terlaksananya keberhasilan  kegiatan keprotokolan  tentunya ASN dan khususnya  yang ditugaskan sebagai protokol maka pentingnya ASN tersebut memahami pengetahuan  keprotokolan. Beberapa alasan yang dapat dikemukakakan mengapa pentingnya ASN memahami keprotokolan sebagaimana uraian dibawah ini :

a. Mampu Memahami Urutan tata tempat  Kedudukan Pejabat

          Dengan memahami keprotokolan dapat mengetahui urutan dan kedudukan pejabat dalam berbagai kegiatan acara resmi.  Pentingnya hal ini yaitu  dalam penempatan pejabat di acara misalnya acara  kenegaraan, penyusunan pidato, atau penentuan peran dalam sebuah acara. Jika  terjadi  Kesalahan dalam penempatan pejabat  atau urutan melaksanakan susunan sebuah acara maka dapat menimbulkan kesan negatif yang tidak diinginkan  bagi stakeholders maka berakibat fatal  yaitu suatu acara tidak akan berhasil baik.

b. Mempertahankan ketertiban  dalam suatu  Acara

          Tidak dapat dipungkiri lagi  bahwa salah satu tujuan utama keprotokolan adalah memastikan ketertiban  dalam pelaksanaan acara khususnya acara kenegaraan dan acara  resmi. ASN yang memahami ketentuan  keprotokolan  maka pastilah mampu  menyusun tata letak, urutan-urutan  acara, tata upacara dan tata  penghormatan dengan tepat sehingga acara berjalan  tertib, aman dan lancar . Hal ini mencakup penentuan posisi duduk (tata tempat) yang sesuai dengan kedudukan dan jabatan, urutan pembicara (tata upacara), dan cara memberikan penghormatan (tata penghormatan) kepada pejabat negara, tamu asing, atau tokoh penting yang ada pada saat acara berlangsung.

c. Menghindari pelanggaran dan kesalahan prosedural

Dalam acara  dan khususnya acara resmi, kesalahan seseorang dalam mengikuti peraturan keprotokolan dapat menimbulkan dampak hukum ataupun dapat  mengakibatkan permasalahan etika atau  tata krama. ASN yang memahami dan mengerti aturan keprotokolan maka mampu menghindari pelanggaran yang bisa terjadi akibat ketidaktahuan atau ketidakpatuhan terhadap aturan, seperti salah menempatkan pejabat atau tamu, kesalahan tata cara penghormatan, atau pelanggaran tata upacara kenegaraan dan lain sebagainya.

d. Meningkatkan profesionalisme ASN dalam menyelenggarakan acara resmi

Sesuai dengan tujuan reformasi birokrasi yaitu terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik dengan aparatur berintegritas tinggi, produktif, dan melayani secara prima dalam rangka meningkatkan kepercayaan publik. Setiap ASN dituntut untuk bekerja secara profesional. Pemahaman yang baik tentang keprotokolan adalah bagian dari kompetensi profesional ASN yaitu kompetensi teknis, terutama mereka yang bertugas dalam bidang administrasi, hubungan masyarakat (humas), atau penyelenggara  acara pemerintah. ASN yang memahami aturan  keprotokolan mampu  menunjukkan bahwa mereka kompeten dalam menjalankan tugas, baik dalam pengaturan acara formal maupun dalam berhubungan dengan pejabat tinggi dan tamu penting lainnya.

e. Menghormati tingkatan/khirarki dan kedudukan  para pejabat

Salah satu prinsip utama dalam keprotokolan adalah penghormatan terhadap khirarki/tingkatan dan kedudukan pejabat negara serta tamu undangan. ASN yang mengerti dan memahami aturan  keprotokolan dapat menempatkan pejabat sesuai dengan jabatan dan statusnya, baik dalam susunan tempat duduk, urutan sambutan, maupun cara penyambutan. Ini penting agar tidak ada pihak yang merasa tidak dihargai atau salah dalam penempatan diantara pejabat tersebut.

f. Ketaatan kepada  peraturan perundan-undangan

Undang-undang  Nomor 9 Tahun 2010 mengatur tentang  kewajiban ASN untuk mengikuti tata cara keprotokolan (tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan) yang berlaku. Ketaatan kepada peraturan perundang-undangan ini adalah bentuk disiplin ASN dalam menjalankan tugas-tugas pemerintahan. Ketidaktaatan kepada peraturan keprotokolan bisa berdampak pada sanksi administratif atau teguran bagi ASN yang bertanggung jawab atas penyelenggaraan suatu acara dalam hal ini acara resmi.

Itulah  beberapa alasan bahwa betapa pentingnya ASN untuk memahami pengetahuan tentang aturan keprotokolan. Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan  :

a. Pemahaman ASN tentang  keprotokolan sesuai UU Nomor 9 Tahun 2010 adalah aspek penting dalam menjaga keteraturan, kehormatan, dan kelancaran acara resmi pemerintah.

b. Pemahaman Aturan Keprotokolan membantu ASN untuk menjalankan tugasnya secara profesional,

c.  Melalui pemahaman yang mendalam tentang aturan keprotokolan, ASN dapat mendukung tata kelola pemerintahan yang baik.

 

DAFTAR PUSTAKA

Lembaga Administrasi Negara, Modul Kesiapsiagaan Bela Negara, 2021, Jakarta.

Muhammad, Safiuddin, Fungsi Keprotokolan, Pentingkah, 2022, Bagian Umum Kanwil DJKN Jawa Timur.

Rahmad, Firdaus, , S.Tr. IP, Buku Panduan Keprotokolan, Prokopim Padang Pariaman, 2024

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan

Undang-Undang Republik Indonesia  Nomor 20 tahun 2023 Tentang Aparatur Sipil Negara.

https://rri.co.id/daerah/904908/arti-dan-makna-upacara-bendera#:~:text=KBRN%2CSintang%3A%20Upacara%20bendera%20adalah,dan%20sebagai%20sarana%20pembentukan%20karakter. Yusrin Eldani

Penulis: 
Drs. Gunawan, MM - Widyaiswara Ahli Madya BKPSDMD
Sumber: 
BKPSDMD

Artikel

18/07/2017 | Abdul Sani, S.Pd.I - Widyaiswara Muda pada BKPSDMD Babel
433,966 kali dilihat
20/11/2017 | Syanti Gultom, A.Md - Dinas Koperasi, UKM
406,156 kali dilihat
07/11/2018 | Jimmy Arief Saud Parsaoran, S.T. - Prakom Pertama BKPSDMD
233,263 kali dilihat
31/08/2018 | Jimmy Arief Saud Parsaoran, S.T. - Prakom Pertama BKPSDMD
204,412 kali dilihat
07/12/2017 | Herru Hardiyansah, S.Kom. - Prakom Muda BKPSDMD
140,937 kali dilihat