Penguasaan teknologi informasi di zaman ini sudah menjadi keharusan. Teknologi informasi menjadi alat (tools) dalam berkomunikasi dan menambah pengetahuan di zaman globalisasi dan era informasi ini. Lebih khusus lagi bagi institusi, termasuk juga kebutuhan memperlancar pekerjaan administrasi pelayanan di pemerintahan. Pelayanan publik yang diberikan oleh instansi pemerintah (Pusat, Pemerintah Provinsi, Kabupaten, Kota, dan Kecamatan) kepada masyarakat merupakan perwujudan fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat. Pada per otonomi daerah, fungsi pelayanan publik menjadi salah satu fokus perhatian dalam peningkatan kinerja instansi pemerintah daerah. Peningkatan kinerja dapat dilakukan melalui sarana yang digunakan, salah satunya dengan memanfaatkan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).

Pelayanan publik pada dasarnya menyangkut aspek kehidupan yang sangat luas, mulai pelayanan dalam bentuk pengaturan atau pun pelayanan-pelayanan lain dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat dalam bidang pendidikan, kesehatan, utilitas dan lainnya. Pemerintah Pusat mengeluarkan sejumlah kebijakan untuk meningkatkan kinerja instansi pemerintah dan kualitas pelayanan publik, antara lain kebijakan tentang Penyusunan Sistem dan Prosedur Kegiatan, Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (Inpres No. 7 Tahun 1999) dan Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah (SK Menpan No. KEP/25/M. PAN/2/2004).

Definisi Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahas Latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya pemberian jasa atau bantuan yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration” artinya pemberian “to serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.

Beberapa para ahli memberikan pengertian tentang administrasi antara lain:

a. Herbert A. Simon

Administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan-kegiatan kelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

b. Leonard B. White

Administrasi adalah suatu proses umum yang ada pada setiap usaha kelompok-kelompok, baik pemerintaha maupun swasta, baik sipil maupun militer, baik dalam ukuran besar maupun kecil.

c. Prajudi Atmosudirjo

Administrasi merupakan suatu fenomena sosial, yaitu perwujudan tertentu dalam masyarakat modern. Eksistensi administrasi ini berkaitan dengan organisasi. Jadi, barang siapa hendak mengetahui adanya administrasi dalam masyarakat ia harus mencari terlebih dahulu suatu organisasi yang masih hidup, maka di situ terdapat admininistrasi.

Administrasi sebagai salah satu cabang ilmu pengetahuan sosial berada dalam pemikiran yang senantiasa dihadapkan pada bantahan dan wajib memberikan penjelasan tentang nilai kebenaran, sesuai dengan prinsip-prinsip umum empiris. Fokus utama dari ilmu administrasi adalah persoalan tentang manusia, terutama yang berkaitan dengan pengaturan dan keteraturan dalam wangka peningkatan kebahagiaan dan kesejahteraan manusia itu sendiri.

Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu;

a. Administrasi dalam arti sempit

Menurut Soewarno Handayaningrat, administrasi dalam arti sempit berasal dari kata “administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (1988:2). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi tersebut jika dibutuhkan kembali.

b. Administrasi dalam arti luas

Menurut The Liang Gie, administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu (1980:9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya sebagai segala sesuatu yang mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Teknologi Informasi Pemerintahan

• Teknologi informasi (TI) adalah suatu alat yang digunakan untuk menerima, menyimpan dan mengirimkan informasi melalui media teknologi informasi dan komunikasi.
• Teknologi administrasi pemerintahan adalah suatu alat yang digunakan dalam seluruh proses kegiatan suatu pemerintahan untuk menerima, menyimpan dan mengirimkan informasi melalui media teknologi informasi dan komunikasi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.

Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Dalam Bidang Administrasi Pemerintahan

Sumber daya manusia merupakan faktor yang sangat sentral dalam organisasi. Apapun bentuk dan tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi untuk kepentingan manusia. Begitu pula dalam pelaksanaan misinya maka dikelola dan diurus oleh manusia. Dengan demikian manusia merupakan faktor yang sangat strategis dalam semua kegiatan organisasi. agar dapat mengatur dan mengurus sumber daya manusia berdasarkan visi organisasi sehingga tujuan organisasi tercapai maka dibutuhkan ilmu manajemen yang sering disebut dengan manajemen sumber daya manusia atau pengelolaan kepegawaian.

Pengelolaan kepegawaian merupakan aktifitas pengelolaan pegawai mulai dari penyusunan kebutuhan, rekruitmen, pengendalian dan pengembangan, perlindungan sampai pemberhentian. Di lingkup organisasi pemerintahan pengelolaan kepegawaian telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Negeri Sipil.

Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi, pemerintah telah mengembangkan konsep pemerintahan digital, yakni penyelenggaraan pemerintahan berbasis elektronik atau yang dikenal dengan elektronik government (e-gov), istilah ini diberikan kepada suatu pemerintahan yang mengadopsi teknologi yang berbasis internet yang dapat melengkapi dan meningkatkan program dan pelayanannya.

Adapun fungsinya adalah untuk meningkatkan mutu layanan publik, dengan melalui pemanfaatan teknologi informasi dan juga komunikasi dalam proses penyelenggaraan pemerintah daerah supaya dapat terbentuk kepemerintahan yang bersih, transparan dan juga agar dapat menjawab tuntutan perubahan secara efektif.

Tujuan aplikasi e-gov dalam administrasi pemerintahan adalah:

1. Meningkatkan efisiensi dan cost-effectiveness dari kepemerintahan
2. Memberikan berbagai jasa pelayanan kepada masyarakat secara lebih baik
3. Memberikan akses informasi kepada public secara luas
4. Menjadikan penyelenggaraan pemerintahaan lebih bertanggungjawab dan transparan kepada masyarakat

Sejak dicanangkan pada tahun 2003 melalui Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 Tentang Strategi Nasional Pengembangan e-gov, instansi pemerintah baik kementerian/lembaga maupun pemerintah daerah berlomba-lomba dalam pemanfaatan teknologi informasi dalam proses penyelenggaran pemerintah maupun pelayanan publik. Transformasi dilakukan agar memberikan kemudahan masyarakat dalam mengakses internet. Regulasi atau aturan dibuat untuk menjamin keterbukaan informasi dan menjamin keamanan transaksi elektronik.

Berbagai aplikasi dibuat untuk mengotomatisasi proses sampai dengan output yang dihasilkan dapat diakses dengan lebih mudah. Contoh penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) secara online, kini proses rekruitmen menjadi lebih terbuka dan transparan. Pelaksanaan tes CPNS melalui Computer Assisted Test (CAT) dapat dipantau secara real time dan hasilnya dapat diketahui saat itu juga. Aplikasi e-informasi digunakan untuk menghitung kebutuhan dan sebaran PNS. Kinerja seorang PNS dapat menjadi lebih jelas, terukur dan terpantai melalui aplikasi e-kinerja. Selain itu juga, dengan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK), Sistem Informasi Arsip Digital (SIMADIG), dan sebagainya menjadikan proses pengelolaan kepegawaian menjadi lebih efektif dan efisien. Data dan informasi kepegawaian yang cepat, akurat dan uptodate dapat menjadi bahan pertimbangan atau rujukan dalam pembuatan kebijakan di bidang kepegawaian. Kini pengelolaan kepegawaian tidak terbatas ruang dan waktu, instansi pemerintah pusat telah terkoneksi dengan semua pemerintah daerah bahkan sampai ke Organisasi Perangkat Daerah (OPD).

Aplikasi teknologi informasi dan komunikasi dalam administrasi pemerintahan tidak lepas dari tugas pokok dan fungsi pemerintahan itu sendiri sebagai pangkal tolaknya di satu sisi dan dari perangkat teknologi tersebut sebagai tulang punggung dari e-gov pada sisi lain. Ada 2 tugas  pokok pemerintah yang perlu ditunjang yakni mengelola kebijakan dan mengelola layanan. Berbagi bentuk kebijakan, pengaturan, pembinaan, pengendalian serta pengawasan dan pertanggungjawaban dalam beragam jenis dan bidang kehidupan berbangsa atau untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi bangsa memerlukan data dan informasi yang lengkap, akurat dan tepat waktu. Kegunaan dan peran teknologi informasi dan komunikasi adalah mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut agar terselenggara secara efektif, tepat, nyaman, aman dan efisien.

Revitalisasi Manajemen Pemerintahan

1. Pengelola Kebijakan

Dalam dunia pemerintahan, inovasi dengan memanfaatkan teknologi informasi merupakan kesempatan untuk mencapai peningkatan kinerja dan pencapaian tujuan dengan lebih baik. Secara keseluruhan, hal ini memerlukan terobosan konseptual dalam pemerintahan melalui pengembangan e-gov sebagai model pembaharuan yang berfokus pada revitaslisasi manajemen pemerintahan.

Ada 6 pokok masalah yang dapat dijadikan titik tolak akurasi pengambilan keputusan pemerintahan, antara lain :

1. Akurasi; apakah dalam e-gov akurasi pengambilan keputusan dapat tercapai?
2. Kecepatan; apakah dengan e-gov kecepatan pengambilan keputusan dapat dilakukan
3. Antar daerah; apakah dalam e-gov komunikasi pengambilan keputusan dapat segera diambil kesepakatan. Jaringan antar daerah dapat dilakukan dengan akurat, cepat, murah dan mudah?
4. Antara pusat dan daerah; bagaimana bentuk hubungan pusat dan daerah dalam e-gov?
5. Nasional; bagaimana koordinasi antar instansi pemerintah pusat dalam e-gov?
6. Internasional; bagaimana hubungan pemerintah dengan dunia Internasional dalam konteks e-gov?

Akurasi, kecepatan, kemudahan dan lain-lain dapat dilakukan dengan penerapan e-gov tergantung pada ketersediaan data dan informasi serta jaringan komunikasi data atau sara serta kualitas SDMnya.

2. Pelayanan Publik

Dalam konsep e-gov, paradigma pelayanan harus dirubah total. Face to face, satu atap, formular, loket, antrian, bising, tidak nyaman, tanda tangan dan kegiatan pelayanan sebagaimana biasa kita lihat atau alami harus segera ditinggalkan. Sebagai gantinya adalah komputer.

3. Penggunaan Teknologi

Hal-hal yang harus diperhatikan adalah:

1. Infrastruktur jariangan, adalah yang mampu diakses oleh seluruh komponen masyarakat dan seluruh pelosok daerah serta harga layanan yang terjangkau
2. Perbaikan dan perluasan infrastruktur telekomunikasi
3. Peningkatan pemahaman terhadap computer
4. Meningkatnya penyebaran warnet

4. Pelayanan dan Transaksi

Transaksi dalam pelayanan ini adalah pemberian layanan dan penerimaan hak atas layanan yang dilakukan secara elektronik. Dalam perspektif e-gov, layanan dikategorikan menjadi 3 tingkatan:

1. Display, yaitu pemberian informasi statis melaui web atau portal atau sekedar database sederhana di kantor sehingga tamu dapat melihat apa yang dipajang.
2. Interaktif, yaitu layanan informasi dimana user dapat berinteraksi dengan informasi yang dipajang.
3. Transaksi, melibatkan pihak ketiga. Misalnya bank dalam hal user harus membayar.

5. Partisipasi dan Komunikasi Masyarakat

Untuk membentuk adanya dukungan msyarakat, beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:

1. Mengundang kalangan pakar dan akademisi dalam rangka mendapat dukungan akademik
2. Mendorong perguruan tinggi setempat untuk mengintegrasikan back-end system mereka dengan internet dalam rangka menciptaka suatu remote education
3. Memberikan insentif kepada masyarakat setempat yang bertransaksi untuk kepentingan bisnis, pembayaran dan pengurusan dokumen di instansi pemerintah setempat
4. Mensosialisasikan aplikasi e-gov dalam pelayanan pemerintahan melalui berbagai media
5. Memberikan insentif bagi pelaku bisnis lokal yang mengintegrasikan usahanya melalui internet
6. Menggalakkan inisatif masyarakat untuk membangun akses telekomunikasi melalui pemberian kemudahan usaha dan penurunan pajak usaha informasi

6. Komunikasi Pemerintah dengan Pemerintah

Hubungan antar unit pemerintah dalam pembuatan laporan rutin dan pertukaran informasi perlu diperhatikan.

7. Isu Kebijakan

Isu-isu kritis dalam rangka keberhasilan e-gov seperti aturan hukum penempatan privasi masyarakat yang menjamin keamanan dari pengguna informasi serta penentuan besar biaya dari setiap transaksi yang didasarkan analisis kekuatan masyarakat.

Peran Teknologi Informasi dan Komunikasi Di Pemerintahan

Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam pelayan publik dapat meningkatkan produktivitas kerja pegawai dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Peran teknologi informasi dalam pelayanan publik diyakini mampu meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan kemudahan yang tinggi. Teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi masyarakat. Penggunaan teknologi informasi ini kemudian menghasilkan hubungan bentu baru seperti : G2C (government to citizen), G2B (government to business),dan G2G (government to government).

Manfaat e-gov yang dapat dirasakan antara lain :

1. Pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat. Informasi dapat disediakan 24 jam sehari, 7 hari dalam seminggu tanpa harus menunggu dibukanya kantor. Informasi dapat dicari dari kantor, rumah, tanpa harus secara fisik dating ke kantor pemerintahan.
2. Peningkatan hubungan antara pemerintah, pelaku bisnis dan masyarakat umum. Adanya keterbukaan (transparansi), maka diharapkan hubungan antara berbagai pihak menjadi lebih baik. Keterbukaan ini menghilangkan saling curiga dan kekesalan dari semua pihak.
3. Pemberdayaan masyarakat melalui informasi yang mudah diperoleh. Dengan adanya teknologi informasi yang mencukupi, masyarakat akan belajar untuk dapat menentukan pilihannya. Sebagai contoh, data-data tentang sekolah, seperti jumlah kelas, daya tamping murid, passing grade, dan sebagainya, dapat ditampilkan secara online dan digunakan oleh orangtua untuk memilih sekolah yang sesuai untuk anak.
4. Pelaksanaan pemerintahan yang lebih efisien. Sebagai contoh, koordinasi pemerintahaan dapat dilakukan melalui e-mail atau bahkan video conference. Bagi Indonesia yang luas areanya sangat besar, hal ini sangat membantu. Tanya jawab, koordinasi, diskusi antara pimpinan daerah dapat dilakukan tanpa semuanya harus berada pada lokasi fisik yang sama. Tidak lagi semua harus terbang ke Jakarta untuk pertemuan yang hanya berlangsung satu atau dua jam saja.

Tuntutan masyarakat akan pemerintahan yang baik sudah sangat mendesak untuk dilaksanakan oleh aparaturnya. Salah satu solusi yang diperlukan adalah keterpaduan sistem penyelenggaraan pemerintah melalui jaringan sistem informasi online antar instansi pemerintah baik pusat dan daerah untuk mengakses seluruh data informasi, terutama berkaitan dengan pelayanan publik.

Oleh karena itu, pegawai negeri sipil “masa kini” dituntut untuk “melek” teknologi, harus ada perubahan pola pikir, dari manual ke otomastis dan mengurangi penggunaan kertas atau paperless. Ketika dihadapkan pada aplikasi, mau tidak mau, suka tidak suka, PNS harus siap menggunakannya dalam melaksanakan ketugasannya serta dalam memberikan pelayanan kepda masyarakat. Namun, tentunya perubahan ini juga harus didukung dengan komitmen bersama untuk mewujudkannya baik dari penyediaan sarana dan anggaran maupun peningkatan kompetensi sumber data aparatur PNS

.Belum lama ini, pada tanggal 30 Maret 2017 oleh Presiden Joko Widodo telah ditetapkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang mengatur tentang Manajemen PNS secara komprehensif, termasuk di dalamnya tentang pengembangan kompetensi PNS. Untuk memenuhi standar kompetensi tersebut, pelatihan teknis memiliki peranan penting untuk mengembangkan kapasitas SDM PNS itu sendiri dan untuk implementasi e-gov baik pada pemerintah maupun daerah otonom yang disertai dengan meningkatnya e-literacy masyarakat.

Dalam Inpres 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government dijelaskan bahwa pengembangan SDM untuk mendukung e-gov dapat dilaksanakan dalam bentuk penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan. Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) bagi aparat pelaksana yang menangani kegiatan bidang informasi dan komunikasi dan aparat yang bertugas dalam memberikan pelayanan publik, maupun pimpinan/lembaga serta fasilitasi pendidikan dan pelatihan bagi calon pendidik dan pelatih maupun tenaga potensial di bidang TIK yang diharapkan dapat mentransfer pengetahuan/ketrampilan yang dimiliki kepada masyarakat dan lingkungan.

Berdasarkan paparan diatas maka dapat disimpulkan, bahwa penggunaan TIK di dalam administrasi pemerintahan dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat dan pegawai sehingga kebijakan – kebijakan pemerintah daerah dapat terealisasi. Untuk itu diharapkan peran pejabat pemerintah dan pihak yang berwenang  dalam pengoptimalisasi SDM di bidang teknologi informasi melalui penyediaan infrastruktur yang mudah terjangkau dan berkualitas baik juga ditunjang dengan pendidikan dan pelatihan Teknologi Informasi dan Komunikasi.