Untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan pelayanan publik yang berkualitas dan semakin kompleks serta menghadapi pada persaingan global, maka dibutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) Aparatur Sipil Negeri (ASN) yang profesional. Idealnya, kebutuhan tersebut dilakukan secara komprehensif mulai dari perencanaan, pengadaan, penempatan, pengembangan pegawai, penilaian kinerja, promosi, pendidikan dan pelatihan, kompensasi,  renumerasi,  terminasi dan penerapan peraturan disiplin pegawai.

Perencanaan pegawai merupakan suatu kegiatan yang dilakukan organisasi untuk meningkatkan jumlah pegawai beserta persyaratan kualifikasi untuk kurun waktu tertentu agar mampu melaksanakan tugas dalam suatu organisasi secara baik, yang diamanat dalam pasal 56 Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang ASN bahwa Setiap Instansi Pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan  Pegawai Negeri Spil (PNS) berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja.

Selanjutnya Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil menyebutkan bahwa Formasi Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disebut dengan formasi adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Sejalan dengan transformasi peran SDM dari professional manjadi strategic menuntut adanya perencanaan SDM berbasis kompentensi agar kontribusi kinerja SDM terhadap organisasi menjadi jelas dan terukur. Mengingat program perencanaan SDM adalah program yang berkesinambungan maka dalam pelaksanaannya diperlukan proses pembelajaran yang berkelanjutan agar  dapat mendukung keberhasilan peningkatan kinerja organisasi.

Kompetensi merupakan salah satu unsur penentu upaya peningkatan kinerja organisasi dan penyediaan tenaga kerja yang memberikan perspektif yang lebih tajam dan spesifik terhadap pekerja dan pekerjaannya, karena kompetensi merujuk kepada karakteristik yang mendasari perilaku yang menggambarkan motif, karakteristik pribadi (ciri khas), konsep diri, nilai-nilai, pengetahuan atau keahlian yang dibawa seseorang yang berkinerja unggul (superior performer).

Strategi perencanaan kebutuhan SDM  ASN  yang berbasis kompetensi dapat dilakukan, antara lain :

1. Optimalisasi kebutuhan ASN melalui Sistem e-Formasi dalam menentukan kebutuhan pegawai, menentukan kelas jabatan dan sasaran kerja pegawai dengan mengetahui gambaran struktur organisasi, peta jabatan, jumlah pegawai yang ada, jumlah pegawai yang dibutuhkan dan jumlah kekurangan/kelebihan pegawai dalam upaya peningkatan kinerja SDM dan organisasi melalui kompetensi yang dapat menciptakan pegawai ASN dengan kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan pekerjaan;

2. Penyusunan kebutuhan ASN  melalui penataan Pegawai Negeri Sipil dengan pendataan kelembagaan dan kepegawaian berdasarkan Unit Organisasi, Jabatan Pimpinan Tinggi, Jabatan Administrasi dan Jabatan Fungsional sesuai dengan Analisis Beban Kerja (ABK) dan proyeksi Pegawai Negeri Sipil yang Batas Usia Pensiun (BUP) serta jenjang pendidikan PNS yang mengarahkan pada profesionalisme dengan mendasarkan pada kompetensi.

Optimalisasi kebutuhan ASN dan penyusunan kebutuhan ASN dilakukan dalam rangka menentukan formasi pegawai ASN di Pemerintah Daerah. Adapun indikator lain yang dijadikan pedoman dalam penentuan formasi pegawai ASN di Pemerintah Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung tahun 2015 terdiri lain :

1. Persediaan pegawai merupakan jumlah pegawai ASN yang dimiliki saat ini. Persediaan pegawai disebut juga Bezetting. Bezetting Pegawai ASN Provinsi Kepulauan Bangka Belitung keadaan 31 Desember 2014 berjumlah 3274 orang;

2. Rasio pegawai ASN Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Per Penduduk adalah 0,25% (Jumlah Pegawai ASN/100 Penduduk), penduduk Provinsi Kepulauan Bangka Belitung berdasarkan Kepulauan Bangka Belitung Dalam AngkaTahun 2013 berjumlah 1.298.168 jiwa;

3. Persentase belanja pegawai ASN Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) adalah 21,36%, belanja pegawai ASN dalam APBD Provinsi Kepulaun Bangka Belitung Tahun 2014 sebesar Rp374.982.499.328,48;

4. Persentase Batas UsiaPensiun (BUP) pegawai ASN Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Tahun 2014 adalah0,70%, pegawai ASN Provinsi Kepulauan Bangka Belitung BUP Tahun 2014 berjumlah 23 orang.

Sekalipun strategi perencanaan SDM ASN yang berbasis kompetensi sudah ada, namun pada kenyataannya implementasi pada pemerintah daerah harus sepenuhnya diterapkan. Hal ini dapat diaplikasikan melalui penerapan standar kompetensi, diantaranya: 1) Pengetahuan (Knowledge), yakni fakta dan angka dibalika spekteknis; 2) Ketrampilan (Skill), yaitu kemampuan untuk menunjukkan tugas pada tingkat kriteria  yang dapat diterima secara terus menerus dengan kegiatan yang paling sedikit; 3) Sikap (Attitude), yaitu kesan yang ditunjukkan kepada pelanggan dan orang lain bahwa yang bersangkutan mampu berada dalam lingkungan kerja.

Secara spesifik lebih lanjut dijelaskan bahwa Kualifikasi Pegawai ASN dapat ditinjau dari tiga unsur, yaitu: Pertama,  Pengetahuan, yang dimaksud bahwa setiap Pegawai ASN harus : a) Memiliki pengalaman yang sesuai dengan tugas dan fungsinya; b) Memiliki pengetahuan yang sesuai dengan tugas dan fungsinya; c) Memiliki wawasan yang luas; d) Beretika. Kedua, Keterampilan/Kemampuan teknis, yaitu ASN antara lain harus memahami tugas-tugas dibidangnya. Ketiga, Sifat-sifat personil yang baik/sikap, antara lain harus memiliki disiplin tinggi, jujur, menaruh minat, terbuka, obyektif, pandai berkomunikasi, selalu siap dan terlatih.

Kesimpulannya, perencanaan kebutuhan SDM ASN dilakukan melalui strategi berbasis kompetensi dengan komponenknowledge, skill dan attitude, sehingga membentuk SDM aparatur profesional, bertanggung jawab, adil, jujur dan kompeten dalam bidangnya. Dengan kata lain, ASN dalam menjalankan tugas tentunya harus berdasarkan pada profesionalisme dan kompetensi sesuai kualifikasi bidang ilmu yang dimilikinya dalam rangka mewujudkan system pemerintahan yang bersih dan berwibawa (good gavernance) serta mewujudkan pelayanan publik yang baik, efisien, efektif dan berkualitas.(men/ah/BKD BABEL). 07/02/2015

Requirements Planning Competency Based ASN

To meet the needs of the community and the quality of public services are increasingly complex and face the global competition, it is necessary to Human Resources (HR) Apparatus of Civil Affairs (ASN) professionals. Ideally, these needs to be comprehensive from planning, procurement, deployment, employee development, performance appraisal, promotion, education and training, compensation, remuneration, termination and application of rules for disciplining employees.

Planning employees is an activity undertaken organizations to increase the number of employees and their qualification requirements for a certain period of time to be able to carry out tasks within an organization as well, which in the mandate in article 56 of Law No. 5 of 2014 concerning ASN that each Government Agencies are required to formulate needs the number and type of positions Civil Servants (PNS) based on job analysis and workload analysis.

Furthermore, Government Regulation No. 54 Year 2003 on the Amendment to Government Regulation No. 97 of 2000 on the Civil Service Formation mention that the Civil Service Formation hereinafter referred to formation is the number and arrangement of the rank of the Civil Service is needed in an organizational unit of the State to afford duties principal within a certain period. In line with the transformation of the role of professional human resources strategic widened requires competency-based human resource planning in order to contribute to the organization's HR performance to be clear and measurable. Given the HR planning program is an ongoing program that required the implementation process of continuous learning in order to support the success of organizational performance improvement.

Competence is one decisive element efforts to improve the performance of the organization and provision of labor that gives perspective sharper and specific to the worker and his job, because competence refers to the characteristics of the underlying behaviors that describe the motives, personal characteristics (typical), self-concept, values -value, knowledge or expertise that brought a person who performs a superior (superior performer).

HR needs planning strategies competency-based ASN can be done, among others:

1. Optimization needs ASN via e-Formation System in determining the needs of employees, determining the positions and target class employee to know the description of the organizational structure, map position, existing number of employees, number of employees needed and the amount of shortage / surplus of employees in an effort to improve performance HR and organization through a competency can create ASN employees with skills appropriate to the needs and requirements of the job;

2. Preparation of ASN requirements through structuring Civil Servants with institutional data collection and staffing based on the Organizational Unit, High Leadership Position, Position Administration and Functional accordance with Workload Analysis (ABK) and projections Civil Servants Retirement Age Limit (BUP) and ladder PNS education that leads to professionalism, basing on competence.

Optimization needs ASN and ASN preparation needs be done in order to determine the formation of ASN employees in Local Government. As for the other indicators are used as guidelines in determining ASN employee formation in the Regional Government of Bangka Belitung Province in 2015 consisted others:

1. Inventory of employees is the number of employees ASN held today. Inventory clerks called Bezetting. Employees Bezetting ASN circumstances Bangka Belitung Province December 31, 2014 amounted to 3274 people;

2. The ratio of employees ASN Bangka Belitung Province Per population is 0.25% (Number of Employees ASN / 100 inhabitants), the population of Bangka Belitung Province based Bangka Belitung In figures Year 2013 amounted to 1,298,168 inhabitants;

3. The percentage of personnel expenses ASN Bangka Belitung Islands in the Regional Budget (APBD) is 21.36%, personnel expenditure in the budget ASN maritime province of Bangka Belitung 2014 amounted Rp374.982.499.328,48;

4. Percentage Limit Retirement age (BUP) ASN employees Bangka Belitung 2014 adalah0,70%, ASN employees Bangka Belitung Province BUP 2014 amounted to 23 people.

Even HR planning strategy based ASN existing competence, but in fact the implementation of the local government should be fully applied. It can be applied through the implementation of standards of competence, among others: 1) Knowledge (Knowledge), the facts and figures reversed spekteknis; 2) Skills (skill), the ability to demonstrate a task on the level of acceptable criteria continuously with the least activity; 3) Attitude (Attitude), that impression was shown to customers and others that are concerned able to be in a working environment.

Specifically further explained that the Qualification Employees ASN can be viewed from three elements, namely: First, Knowledge, which meant that each ASN Employees must: a) Have experience in accordance with the duties and functions; b) Having knowledge that in accordance with its duties and functions; c) Has extensive knowledge; d) Ethical. Secondly, skills / technical ability, the ASN among others, must understand the tasks in their field. Third, the properties were good personnel / attitude, among others, should have high discipline, honesty, interest, open, objective, good at communicating, always ready and trained. 

In conclusion, human resource planning needs ASN carried through with component knowledge competency-based strategy, skill and attitude, thus forming a human resource professional, responsible, fair, honest and competent in their fields. In other words, the ASN in the line of duty must be based on professionalism and competence appropriate qualification of its science system in order to realize good governance and authoritative (good gavernance) and to realize good public services, efficient, effective and quality.