Memperhatikan pasal 2 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 37 Tahun 2011 tanggal 28 September 2011 tentang Pedoman Penataan Pegawai Negeri Sipil (PNS) bahwa Setiap Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat dan Daerah wajib melakukan penataan PNS yang tepat, baik secara kuantitas, kualitas, komposisi dan distribusinya, sehingga dapat mewujudkan visi dan misi organisasi menjadi kinerja nyata.

Penataan PNS merupakan proses yang sistematis dan berkelanjutan untuk memperoleh kuantitas, kualitas, komposisi dan distribusi pegawai yang tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi melalui persiapan yang komprehensif berdasarkan suatu rancangan dan konsep yang telah ditentukan mengacu pada Sistem Manajemen Kepegawaian.

Pelaksanaan penataan PNS dilakukan dengan cara menghitung kebutuhan pegawai berdasarkan analisis kesenjangan antara profil PNS dengan syarat jabatan dan menentukan kategori jumlah pegawai melalui perbandingan antara hasil perhitungan kebutuhan pegawai setiap jabatan dengan jumlah pegawai yang ada.

Kategori jumlah pegawai berupa kurang (K), sesuai (S), danlebih (L) dengan penjelasan sebagai berikut :

1.    Kategori jumlah pegawai kurang apabila jumlah PNS yang ada lebih kecil (sedikit) dari hasil penghitungan kebutuhan pegawai dengan toleransi atau kelonggaran 2,5%.

2.    Kategori jumlah pegawai sesuai apabila jumlah PNS yang ada mendekati hasil penghitungan kebutuhan pegawai dengan toleransi atau kelonggaran antara (-2,5%) sampai dengan 2,5%.

3.    Kategori jumlah pegawai lebih apabila jumlah PNS yang ada lebih besar (banyak) dari hasil penghitungan dengan toleransi atau kelonggaran 2,5%.

Berkaitan dengan hal di atas, dalam rangka mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan daerah, maka Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung yang tercermin dalam Visi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung 2012-2017 yaitu “Terwujudnya Aparatur Pemerintah Daerah yang Profesional, Berkualitas dan Sejahtera Melalui Penataan Sistem Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi” melakukan penghitungan kebutuhan PNS yang digunakan sebagai dasar untuk penataan PNS guna mewujudkan kesesuaian anatara organisasi dengan jumlah PNS yang dibutuhkan secara tepat.

Berdasarkan Surat Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN) Nomor K.26-30/V256-5/99 Tanggal 11 Desember 2014, bahwa Pemerintah Daerah diwajibkan menyusun perencanaan kebutuhan dan penataan Pegawai Negeri Sipil Tahun Anggaran 2015. Untuk merealisasikan Surat BKN itu, Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung telah melaksanakan Bimbingan Teknis Penyusunan Formasi CPNS Tahun 2015 berbasis e-bezetting Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.           

Perlu dipahami, E-bezetting merupakan system aplikasi yang terintegrasi dan berbasis teknologi informasi dalam penyusunan kebutuhan Pegawai Negeri Sipil Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Tahun 2015, sehingga menghasilkan data kepegawaian yang disusun berdasarkan nama jabatan (Struktural, Jabatan Fungsional Tertentu, dan Jabatan Fungsional Umum), analisis beban kerja (ABK) dan menghasilkan kebutuhan pegawai sesuai dengan jumlah dan kualitas pegawai secara efektif dan efesien. Penyusunan kebutuhan pegawai melalui e-bezetting dilakukan secara online, sehingga kekurangan dan kelebihan pegawai dapat terpetakan secara akurat, sistematis dan akuntabel.

Harus diketauhui pula bawah penyusunan kebutuhan dan penataan PNS Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Tahun Anggaran 2015 dilakukan dengan tahapan sebagai berikut :

1.  Menentukan nama jabatan struktural, jabatan fungsioanal tertentu dan jabatan fungsional umum di Setiap Unit Organisasi atau Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).

2.    Menentukan data kelembagaan jabatan pimpinan tinggi dan jabatan administrasi.

3.  Menghitung jumlah Pegawai Negeri Sipil secara riil berdasarkan jabatan pimpinan tinggi, jabatan administrasi, jabatan fungsional tertentu dan jabatan fungsional umum.

4.    Menghitung standar kebutuhan pegawai berdasarkan hasil analisi beban kerja SKPD dan menentukan jumlah PNS yang berhenti, meninggal dan batas usia pensiun (BUP).

5.    Merekapitulasi jabatan fungsional tertentu yang tersedia di Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.

6.    Melakukan proyeksi Pegawai Negeri Sipil yang memasuki batas usia pensiun (BUP) 5 tahun kedepan (2015 s.d 2019).

7.    Merekapitulasi jenjang pendidikan Pegawai Negeri Sipil Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.

8. Menghitung kebutuhan Pegawai Negeri Sipil di Unit Organisasi atau SKPD untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan berdasarkan analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai dalam menunjang pembangunan daerah yang tertuang dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJMD).

Di dalam Pasal 56 Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2015 tentang Aparatur Sipil Negara, mengamanatkan bahwa setiap Instansi Pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja. Untuk itu, setiap Unit Organisasi atau Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) diharapkan dapat melakukan penyusunan kebutuhan dan penataan PNS secara komprehensif dan berkesinambungan dengan tahapan perencanaan yang sistematis.(men/ah/BKD Babel). 19/03/2015

Preparation of Employees Through E-Bezetting

Noting Article 2 of Regulation Head of State Personnel Board No. 37 of 2011 on 28 September 2011 on Guidelines for Structuring of Civil Servants (PNS) that every officer of Trustees Personnel Center and Regions shall make arrangements PNS right, both in terms of quantity, quality, composition and distribution, so as to realize the vision and mission of the organization into a real performance.

Structuring PNS is a systematic and ongoing process to obtain the quantity, quality, composition and distribution of the right employees in accordance with the needs of the organization through a comprehensive preparation based on a design and a concept that has been determined referring to the Human Resources Management System.

Implementation of the civil settlement is done by calculating the needs of employees based on analysis of the gap between the profile of civil servants with the terms of office and specify the category number of employees through the comparison between the results of calculation of required staff each office with a number of existing employees.

Category number of employees in the form of less (K), the appropriate (S), And more (L) with the following explanation:

1. Category headcount less if the number of civil servants there are smaller (slightly) from the calculation of the needs of employees with tolerance or leniency 2.5%.

2. Category headcount appropriate when the existing number of civil servants closer to the results of the calculation needs of employees with tolerances or clearances between (-2.5%) to 2.5%.

3. Category headcount more if the number of civil servants there are bigger (much) from the calculation results with the tolerance or leniency 2.5%.

Related to the above, in order to support the smooth implementation of the task of governance and local development, the Government of Bangka Belitung Province which is reflected in Vision Regional Employment Agency Bangka Belitung Islands 2012-2017, namely "Establishment of Regional Government Agencies Professional, Quality and Prosperity Through Structuring Human Resources Management System Based on Information Technology "calculating the needs of the civil servants who are used as a basis for structuring civil servants in order to realize the organization between conformity with the required number of civil servants properly.

Based on the letter head of the State Personnel Agency (BKN) Number K.26-30 / V256-5 / 99 Date December 11, 2014, that the Local Governments are required planning and structuring needs of the Civil Service Fiscal Year 2015. To realize the BKN letter, the Provincial Government Bangka Belitung has undertaken preparation of Technical Guidance CPNS Formation Year 2015 based e-Bezetting Regional Employment Agency Bangka Belitung Islands.

It should be understood, E-Bezetting is a system application that is integrated and based on information technology in the preparation needs of the Civil Service Government of Bangka Belitung 2015, thus generating employment data compiled by job title (Structural, Functional Specific and Functional General) , workload analysis (ABK) and produces the needs of employees in accordance with the number and quality of employees effectively and efficiently. Preparation of the needs of employees via e-Bezetting done online, so that the advantages and disadvantages of an employee can be mapped accurately, systematically and accountable.

Is known must also under preparation and structuring of civil servants needs Bangka Belitung Province Government for Fiscal Year 2015 is done in stages as follows:

1. Determine the name of structural positions, positions of certain fully functional and general functional positions in each Unit or Organizational Unit (SKPD).

2. Determine Data institutional high leadership positions and administrative positions.

3. Count the number of Civil Servants in real terms by high leadership positions, administrative positions, certain functional positions and common functional positions.

4. Calculate the standard needs of employees based on workload analysis on education and determine the number of civil servants who quit, died, and the retirement age (BUP).

5. recapitulate certain functional positions available on the Government of Bangka Belitung Province.

6. projections Civil Servants who entered the retirement age (BUP) the next 5 years (2015 till 2019).

7. recapitulate education Civil Servants Government of Bangka Belitung Province.

8. Calculate the needs of Civil Servants in the Organizational Unit, or SKPD to know the advantages and disadvantages based on the analysis of the workload and the needs of employees in supporting regional development set out in the Medium Term Development Plan (RPJMD).

In Article 56 of Law No. 5 of 2015 on the Civil State Apparatus, mandates that every Government Agencies are required to formulate the needs of the number and type of office PNS based Job Analysis and Workload Analysis. To that end, each Unit or Organizational Unit (SKPD) is expected to carry out the preparation and structuring of civil servants needs comprehensively and sustainably with systematic planning stages.