Manajemen Perencanaan SDM

Untuk mewujudkan tujuan dan menegakkan eksistensi sebuah organisasi memerlukan perencanaan sumber daya manusia yang efektif. Suatu organisasi, menurut Riva‘i (2004:35)―tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baik segi kuantitatif, kualitatif, strategi dan operasionalnya, maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukannya dimasa yang akan datang. Oleh karena itu, diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan, fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan.

Organisasi publik maupun bisnis saat ini dihadapkan pada suatu perubahan kondisilingkungan yang semakin cepat. Keselarasan antara perencanaan sumber daya manusia(SDM) dapat membangun kinerja organisasi yang mampu beradaptasi dengan perubahan tadi. Untuk merancang dan mengembangkan perencanaan sumber daya manusia yang efektif bukanlah pekerjaan yang mudah, dia membutuhkan suatu pemikiran, pertimbangan jangka pendek maupun jangka panjang. Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan dimasa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia.

Pengertian Manajemen dan Perencanaan SDM

Manajemen (management) merupakan proses pendayagunaan bahan baku dan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Proses ini melibatkan organisasi, arahan, koordinasi, dan evaluasi orang-orang guna mencapai tujuan tersebut. Esensi manajemen adalah aktiviatas bekerja melalui orang lain untuk meraih berbagai hasil. Melalui manajemen dilakukan proses pengintegrasian berbagai sumber daya dan tugas untuk mencapai berbagai tujuan organisasi. Pengertian manajemen sumber daya manusia terdiri atas dua kalimat, yaitu manajemen dan sumber daya manusia. Manajemen adalah: “the arts of getting things done trough the effort other people”. Manajemen adalah seni dalam mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain untuk mencapai tujuan bersama.

Sedangkan perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. Dimana secara lebih sempit perencanaan sumber daya manusia berarti mengestimasi secara sistematik permintaan (kebutuhan) dan suplai tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang (Handoko (1997:53).

Konsep dasar perencanaan adalah rasionalitas, ialah cara berpikir ilmiah dalam menyelesaikan problem dengan cara sistematis dan menyediakan berbagai alternative solusi guna memperoleh tujuan yang diinginkan. Perencanaan berkaitan dengan pengambilan keputusan (decision maker), sedangkan kualitas hasil pengambilan keputusan berkorelasi dengan pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience), informasi berupa data yang dikumpulkan oleh pengambil keputusan (ekskutor). (Rustiadi dkk, 2009).

Dengan demikian, perencanaan sumberdaya manusia merupakan suatu proses menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan sumberdaya manusia baik kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu.

Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia

Fungsi manajemen menurut George R. Terry ada 4 (empat) yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (penggerakan), dan Controlling (pengawasan). Khusus mengenai fungsi perencanaan, yang dalam kamus Bahasa Indonesia disinonimkan dengan kata program, tindakan atau kegiatan yang akan dilaksanakan. Sedangkan perencanaan bermakna tindakan merencanakan. Oleh karena itu, dalam perencanaan ada yang merencanakan (disebut perencana atau Planner) dan ada pula yang direncanakan (to be planning).

Herujito (2001:89) mengemukakan empat langkah dalam proses perencanaan, sebagai berikut:

1. Menetapkan tujuan

    Perencanaan pertama-tama harus menetapkan apa yang dibutuhkan atau yang diinginkan oleh suatu organisasi sehingga sumber daya organisasi tidak terpancar dan dapat digunakan secara efektif dan efisien.

2. Mendefisikan situasi saat ini Informasi keadaan organisasi saat ini tentang barapa jauhkah jarak organisasi dari sasarannya, sumber daya yang dimliki, data keuangan dan statisticharus dirumuskan sehingga langkah selanjutnya dapat dilakukan dengan lancer.

3. Menentukan faktor penghambat dan pendukung Dengan menganalisis faktor-faktor eksternal dan internal organisasi dapat diketehui faktor-faktor yang membantu pencapaian tujuan dan yang menimbulkan masalah. Pengetahuan tentang faktor-faktor ini membantu perencanaan dalam meramalkan situasi dimasa yang akan datang.

4. Mengembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan Langkah ini menyebabkan bebagai alternatif arah tindakan untuk mencapai sasaran, mengevaluasi alternatif-alternatif yang ada dan memilih yang paling sesuai atau mengutungkan diantara alternatif tersebut.

Manajemen memegang peranan penting dalam perusahaan atau organisasi. Maju tidaknya suatu perusahaan atau organisasi tergantung kepada manajemen yang ditetapkan pada perusahaan atau organisasi tersebut. Fungsi-fungsi manajemen pada perusahaan adalah segala sesuatu yang harus dijalankan guna mencapai maksud dan tujuan perusahaan.

Fungsi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Adalah perencanaan strategis untuk mendapatkan dan memelihara kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan bagi organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan SDM memiliki hubungan terintegrasi dengan manajemen SDM. Mengunakan informasi berbagai aktifitas SDM. Sehingga Perencanaan SDM dipandang bukan hanya sekedar fungsi personalia namun sebagai suatu proses manajemen.

Komponen Utma dalam perencanaan sumber daya manusia adalah penentuan tipe sumber daya manusia yang dibutuhkan suatu organisasi atau perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Perencanaan SDM merupakan kegiatan mengidentifikasi jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan di masa depan. Untuk menyusun rencana tenaga kerja, seorang manajer SDM akan memproyeksikan penawaran dan permintaan terhadap SDM. Perencanaan lalu menentukan perbedaan antara permintaan dengan suplai, yakni terdapat kekurangan atau kelebebihan.

Perencanaan sumber daya manusia akan dapat dilakukan dengan baik dan benar jika perencanaannya mengetahui apa dan bagaimana sumber daya manusia itu Hasibuan (2007:244). Sumber daya manusia (man power) merupakan kemampuan yang dimiliki setiap manusia. Tegasnya kemampuan setiap manusia ditentukan oleh daya piker dan daya fisiknya. SDM menjadi unsur pertama dalam setiap aktivitas yang dilakukan. Peralatan yang handal/canggih tanpa peran aktif SDM tidak berarti apa-apa. Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan. Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.