Seiring berjalannya waktu, hasil dan mutu laporan yang disampaikan oleh aparat pengawasan dituntut agar benar-benar dapat menjadi pedoman dalam mengambil keputusan oleh pimpinan suatu organisasi, khususnyadalam birokrasi pemerintahan. Namun, sebelum mengawali pemeriksaan, seorang auditor minimal harus mempunyai pandangan apakah tujuan dari pemeriksaan itu sendiri. Penulis mencoba berbagi sedikit, dan secara garis besarnya saja apa itu dasar-dasar pemeriksaan.

Siapa yang tidak tahu dengan kata Pengawasan. Pengawasan di sini yang dimaksud penulis, merupakan salah satu fungsi dari Manajemen, yang diperlukan untuk memastikan apakah pelaksanaan fungsi atau kegiatan telah sesuai dengan rencana  yang ditetapkan sebelumnya. Bila ada penyimpangan dari yang telah direncanakan, maka diambil langkah-langkah perbaikan sebagaimana mestinya.

Pada suatu organisasi yang masih kecil seperti pada perusahaan atau kantor pemerintahan yang kecil,pengawasan masih dapat dilaksanakan oleh pimpinannya sendiri. Sebaliknya, apabila suatu organisasi cukup besar, kegiatan pengawasan tidak dapat dilakukan secara langsung oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan. Dalam hal ini, perlu dibentuk suatu bagian organisasi yang berfungsi untuk membantu pimpinan dalam melakukan pengawasan.

Pada kantor pemerintah yang besar sepertia pada Pemerintahan Daerah, pengawasan dilakukan oleh badan/unit yang mempunyai tugas dan fungsi melakukan pengawasan melalui pemeriksaan, pengujian, pengusutan dan penilaian yang sekarang kita kenal dengan Inspektorat.

Perlu diketahui bahwa pengawasan dapat dibedakan beberapa jenis antara lain :

a.      Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan/atasan langsung baik di tingkat pusat maupun di tingkat daerah yang sering disingkat dengan Waskat.

b.      Pengawasan yang dilakukan secara fungsional oleh aparat pengawasan (Auditor/P2UPD) yang dikenal dengan API.

Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan/atasan langsung antara lain dilakukan :

a.      Melalui penggarisan struktur organisasi yang jelas dengan pembagian tugas dan fungsi beserta uraiannya yang jelas pula.

b.      Melalui perincian kebijaksanaan pelaksanaan yang dituangkan secara tertulis yang dapat menjadi pengangan dalam pelaksanaan oleh bawahan yang menerima pelimpahan wewenang dari atasan.

c.       Melalui laporan sebagai alat untuk mendapat informasi yang diperlukan bagi pengambil keputusan serta penyusunan pertanggungjawaban, baik pelaksanaan tugas maupun keuangannya.

d.      Yang terpenting adalah selalu mengadakan pembinaan rutin secara terus menerus agar aparat yang melaksanakan mampu melaksanakan dengan baik dan benar.

Bila dilihat dari letak dimana kedudukan organisasi berada, pengawasan dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu Pengawasan Intern dan Pengawasan Ekstern.

Sebagi contoh :

-    Pengawasan Intern (APIP) adalah instansi Pemerintah yang dibentuk dengan tugas melaksanakan pengawasan intern di lingkungan pemerintah pusat dan /atau pemerintah daerah, yang terdiri dari Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), Inspektorat  Jenderal/Inspektorat/unit Pengawasan intern pada kementerian negara, Inspektorat Utama, Inspektorat Lembaga Pemerintah Non Kementerian, Inspektorat/unit Pengawasan Intern pada Kesekretariatan Lembaga Tinggi Negara dan Lembaga Negara, Inspektorat Provinsi/Kota/Kabupaten dan unit pengawasan intern pada badan hukum pemerintah lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

-    Pengawasan Ektern adalah Badan Pemeriksaan Keuangan (BPK) dan Komisi Pemberantas Korupsi (KPK).

Dari uraian di atas bahwa pengawasan dapat dilakukan dengan cara pemeriksaan, penilaian dan pengusutan. Dalam melakukan penilain dan pengusutan memerlukan teknik-teknik pemeriksaan. Akan tetapi, untuk pengusutan menggunakan teknik-teknik yang mendalam dan tidak dilakukan uji petik, melainkan secara menyeluruh. Namun dalam melakukan pengusutan ruang lingkup pemeriksaan dibatasi hanya terhadap masalahnya saja. Sedangkan dalam melakukan evaluasi tidak dilakukan secara mendalam, hanya dilakukan pengumpulan data kemudian dilakukan evaluasi apakah sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Mengingat pengawasan ini umumnya dilakukan melalui pemeriksaan, maka sebelum melakukan pemeriksaan Auditor harus memahami dulu Dasar-dasar Pemeriksaan (Audit).

Apakah itu Pemeriksaan (Audit)

Guna menjelaskan pengertian pemeriksaan,  penulis mengutip pendapat dari para ahli antara lain :

Menurut Eric.L Kohler mengungkapkan :

“Pemeriksaan adalah Inspeksi yang dilakukan oleh Pihak ketiga atas catatan akuntansi termasuk analisis, pengujian, konfirmasi dan pembuktian lainnya”.

Sedangkan R.K Mautz mengemukakan :

“Pemeriksaan adalah verifikasi data akuntansi untuk menentukan ketelitian dn dapat diandalkannnya (dipercayainya) laporan keuangan yang disajikan oleh manajemen”.

Alvin A, Arenx dan James K. Loebbeke berpendapat :

“Pemeriksaan adalah suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti yang terintegrasi yang dilakukan yang dilakukan oleh ora ng independen dan kompeten yang menyangkut informasi yang dapat dihitung dari satu satuan ekonomi tertentu dengan tujuan untuk menentukan dan melaporkan tingkat hubungan informasi yang dapat dihitung dengan kriteria yang telah ditetapkan”

Maka dari ketiga tersebut dapat disimpulkan bahwa pemeriksaan adalah membandingkan apa yang ada (kenyataan yang dijumpai) dengan apa yang seharusnya (kriteria). Berarti dalam melakukan pemeriksaan Auditor melihat apakah pelaksanaan kegiatan sudah sesuai dengan pedoman peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Atau dengan kata lain Audit adalah proses indentifikasi masalah, anailisa dan evaluasi yang dilakukan secara independen, objektif dan profesional berdasarkan standar audit, untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektifitas dan efisiensi serta keandalan informasi pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah.

Jenis-Jenis Pemeriksaan (Audit)

Hal yang sangat penting dalam pemeriksaan yaitu jenis-jenis Pemeriksaan yang akan dilakukan, adapun jenis-jenis pemeriksaan meliputi :

a.                              Pemeriksaan Keuangan

b.                              Pemeriksaan Operasional/kinerja

c.                               Pemeriksaan dengan tujuan tertentu.

d.                              Audit Insvestigatif

 

Untuk melaksanakan pemeriksaan yang akan dilaksanakan seorang auditor setidaknya bisa memahami jenis apa  yang akan dilakukan dalam dalam pemeriksaan, seperti :

a.      Pemeriksaan yang berhubungan dengan keuangan :  Laporan keuangan seperti Kas, Neraca, dan CaLK

b.      Pemeriksaan operasional mencakup pemeriksaan keekonomisan dan keefisienan serta pemeriksaan program.

-      Pemeriksaan keekonomisan dan keefisienan termasuk menentukan :

1.      Apakah suatu unit kerja memperoleh, melindungi dan menggunakan  sumber dayanya secara ekonomis dan efisien.

2.      Penyebab praktek-praktek inefisien dan iekonomis,

3.      Apakah unit kerja telah mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.

-      Pemeriksaan program termasuk menentukan :

1.      Hasil dan manfaat yang ditentukan oleh badan yang berwenang telah tercapai

2.      Efektivitas organisasi, program, kegiatan dan fungsi

3.      Apakah unit kerja telah mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pembuktian dan Kecermatan Pemeriksaan

Dari bukti-bukti yang akan dikumpukan oleh seorang Auditor tak terlepas untuk mendukung kesimpulan yang dibuatnya, secara tidak langsung auditor dalam mengumpulkan bukti berarti telah menjalan teknik-teknik pemeriksaan.

Pembuktian meliputi semua pengaruh pada pikiran pemeriksa yang menyebabkan adanya pertimbangan pemeriksa mengenai kebeneran data yang diserahkan untuk diperiksa. Pada dasar pemeriksa mencari buktikonklusif dan persuasive yang diperlukan dengan memadai dan kompeten serta relevan untuk menunjang pengambilan kesimpulan hasil pemeriksaaan.

Bukti-bukti pemeriksaan terdiri dari :

a)      Bukti review atas struktur pengendalian intern

b)      Semua pembukuan obyek yang diperiksa yaitu Laporan Keuangan, laporan Asset dan cacatan lainnya.

c)      Bukti kesaksian berupa informasi yang diperoleh dari pihak luar yang indepen baik yang diperoleh secara tertulis maupun lisan, dan konfirmasi yang didapatkan.

d)      Bukti fisik

e)      Pernyataan tertulis yang dibuat oleh Auditan seperti Berita Acara Pemeriksaan

f)       Bukti analisitis berupa perhitungan, perbandingan dan bukti-bukti lain yang mendukung.

Dikatakan bukti itu cukup adalah bukti yang dikumpulkan harus lengkap sesuai dengan yang diperlukan dan bukti tersebut harus kompeten (kuat, sah dan dapat diandalkan serta relevan). Bukti yang sah adalah yang memenuhi ketentuan perundang-undangan. Dan kecukupan bukti tergantung dari pertimbangan profesional pemeriksa dengan  memperhatikan :

1)      sifat masalah yang diperiksa

2)      materialitas kemungkinan penyimpangan dan kekeliruan  dan perbuatan melawan hukum oleh Auditan

3)      tingkat resiko tergantung dari kelayakan pengendalian manajemen.

4)      Jenis dan kompetensi bukti yang tersedia.

Memahami Tujuan dan Ruang Lingkup (Scope) Pemeriksaan

Arti penting dan sifat pemeriksaan yang komprehensif mengharuskan pejabat yang bertanggung jawab terhadap pemeriksaan  untuk memberikan cakupan pemeriksaan yang cukup guna memenuhi pengguan laporan.

Pemeriksaan dapat merupakan gabungan dari pemeriksaan keuangan dan pemeriksaan operasional atau dapat hanya mempunyai tujuan yang terbatas pada beberapa aspek dari jenis pemeriksaan. Biasanya untuk Inspektorat Provinsi menggunakan istilah Pemeriksaan Reguler yaitu pemeriksaan rutin yang dilaksanakan setiap Tahun Anggaran yaitu gabungan antara jenis pemeriksan keuangan operasional/kinerja dan pemeriskaan kusus atau kasus.

Dari makna di atas sudah jelas bahwa tujuan dari pemeriksaan adalah pernyataan mengenai maksud dari pemeriksaan sendangkan ruang lingkup pemeriksaan itu sendiri adalah menunjukan kedalaman dan cakupan pemeriksaan hal ini, biasanya tergambar atau tercermin dalam Program Kerja Pemeriksaan (PKP).

Maka munculah pertanyaan seperti : apakah seluruh kegiatan akan diperiksa? Periode mana yang akan dicakup ? apakah dilakukan pada setiap wilayah atau lokasi tertentu saja? Berapa besar kinerja yang diharapkan? Tingkat validasi data yang diperoleh untuk mendokomentasikan persoalan yang ada? Dan yang terakhir temuan dan elemen laporan yang mana harus dikembangkan?

Dalam era globalisasi dan semakin modern ini, peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) semakin lama semakin strategis dan bergerak mengikuti kebutuhan zaman. APIP diharapkan menjadi agen perubahan yang dapat menciptakan nilai tambah pada produk atau layanan intansi pemerintah.

APIP sebagai pengawas intern pemerintah merupakan salah satu unsur manajemaen pemerintah yang penting dalam rangka mewujudkan kepemerintahan yang baik (good gobermance) yang mengarah pada pemerintahan/birokrasi yang bersih (clean governance). Namun hal ini akan tecapai bila didukung dengan Auditor yang profesional dan kompeten dengan hasil audit intern yang berkualitas.(ek/BKD Babel).

Understanding the Basics of Audit

Over time, yield and quality of reports submitted by the supervisory authorities are required in order to really be able to serve as guidelines in the decision by the leadership of an organization, khususnyadalam government bureaucracy. However, before beginning the examination, an auditor must have a minimum of view of whether the purpose of the examination itself. The authors try to share a little bit, and in outline just what the basics of inspection.

Who does not know the word Supervision. Oversight here is the author, is one of the functions of management, necessary to ascertain whether the execution of the functions or activities in accordance with the predetermined plan. If there is a deviation from the planned, then take remedial measures as appropriate.

At a young organization like the company or a small government office, surveillance can still be executed by their own leaders. Conversely, if a large enough organization, monitoring activities can not be done directly by the leadership of the organization concerned. In this case, it is necessary to set up a part of an organization that works to assist management in monitoring.

At a large government office sepertia on Regional Government, supervision is done by the agency / unit which has the duty and function of oversight through inspection, testing, investigation and assessment we now know with the Inspectorate.

Keep in mind that supervision can be distinguished several types, among others:

a. Supervision is done by the leader / supervisor directly either at central level or at regional level are often abbreviated with Waskat.

b. Supervision conducted functional by supervisory authorities (Auditor / P2UPD), known as API.

Supervision is done by the leader / supervisor immediately among others:

a. Through hatching clear organizational structure with the division of tasks and functions along with a clear description as well.

b. Through the implementation of the policy details are set forth in writing that can be pengangan in the implementation by subordinates who received the delegation of authority from superiors.

c. Through the report as a tool to obtain the information necessary for decision makers as well as the preparation of accountability, good execution of tasks and finances.

d. The important thing is always to hold regular coaching continuously so that officers are able to carry out execute properly.

When viewed from the location where the position of the organization is located, supervision can be divided into two (2) that the Internal Audit and External Supervision.

For instance:

- Internal Control (APIP) is the government agency that was formed with the task of carrying out internal supervision within the central government and / or local government, which consists of the Financial Supervisory Agency (BPKP), Inspectorate General / Inspectorate / unit Supervision intern at the state ministries, Main Inspectorate, Inspectorate of the Ministry of Non-Government Institutions, Inspectorate / Internal Control unit at the Secretariat of State Agency and the State Agency, the Inspectorate Province / City / District and internal oversight units in other government legal entities in accordance with statutory regulations.

- Supervision ektern is the Supreme Audit Agency (BPK) and the Corruption Eradication Commission (KPK).

From the above description that the monitoring can be done by means of examination, evaluation and investigation. In conducting the assessment and investigation techniques require examination. However, for the investigation using techniques that do not test the depth and quotation, but thoroughly. But in doing investigation scope of the examination shall be restricted to the problem alone. While the evaluation was not conducted in depth, only data collection and then evaluated whether it is in accordance with applicable regulations.

Given this supervision is generally done through inspection, before inspection auditor must first understand the basics Examination (Audit).

Whether it Examination (Audit)

In order to explain the meaning of the examination, the author cites the opinion of experts, among others:

According Eric.L Kohler revealed:

"Inspection is the inspection carried out by a third party on the accounting records, including analysis, testing, confirmation and other evidence".

While R.K Mautz suggests:

"Inspection is the verification of accounting data to determine the accuracy of dn can diandalkannnya (believes) the financial statements presented by management".

Alvin A, Arenx and James K. Loebbeke argues:

"Inspection is a process of collecting and evaluating evidence integrated conducted conducted by ora ng independent and competent regarding the information that can be calculated from one economic unit specified for the purpose of determining and reporting the level of relationship information that can be calculated with the established criteria"

Thus it can be concluded that the three checks are comparing what is (the reality encountered) with what it should be (criteria). Auditor means in examinations to see if the activities are in accordance with the guidelines of the legislation in force.

Or in other words, the Audit is the process of identifying the problem, anailisa and evaluations conducted in an independent, objective and professional standards based audit, to assess the truth, accuracy, credibility, effectiveness and efficiency, and reliability of information about the tasks and functions of government agencies.

Type of Inspection (Auditing)

It is very important in the examination are the kinds of checks to be carried out, as for the types of inspection include:

a. Audit

b. Operational inspection / performance

c. Examination with a specific purpose.

d. Audit Insvestigatif

To carry out the examination to be carried out by an auditor at least be able to understand the type of what will be done in the investigation, such as:

a. Examination related to finance: The financial statements such as Treasury, Balance Sheet, and CaLK

b. Operational audit covers the economics and efficiency of examination and inspection program.

- Examination of economy and efficiency include determining:

1. Is a work unit acquiring, protecting and using its resources economically and efficiently.

2. The cause of inefficient practices and iekonomis,

3. Is the unit complies with the legislation in force.

- Examination of the program include determining:

1. The results and benefits are determined by the competent authority has been reached

2. The effectiveness of the organization, programs, activities and functions

3. Is the unit complies with the legislation in force.

Examination of evidence and Accuracy

From the evidence that will be dikumpukan by an auditor can not be separated to support the conclusions made, indirectly auditor in gathering evidence means has been running the techniques of examination.

Proof covers all influence the examiner thought that led to the consideration of the examiner about kebeneran data submitted for examination. On the basis of the examiner looking buktikonklusif and persuasive required with adequate and competent as well as to support the conclusions relevant examination results.

Evidence examination consists of:

a) Evidence of a review of the internal control structure

b) All books are checked objects that Financial Statements, Asset reports and other remarks.

c) Evidence of the testimony in the form of information obtained from outside parties of independence either obtained in writing or orally, and confirmation is obtained.

d) Physical evidence

e) A written statement made by such Audited Minutes of Examination

f) Evidence analisitis form of calculation, comparison and other evidence supporting.

It is said that sufficient evidence is evidence that is collected should be complete in accordance with the necessary and the evidence should be competent (strong, valid and reliable and relevant). Is valid evidence that meets the statutory provisions. And the sufficiency of the evidence depends on the examiner's professional judgment with respect to:

1) the nature of the problems examined

2) the materiality of possible deviations and errors and tort by Audited

3) the level of risk depends on the feasibility of management control.

4) type and the competence of the evidence available.

Understanding the Purpose and Scope (Scope) Examination

The significance and nature requires a comprehensive examination of officials responsible for the investigation to provide sufficient audit coverage to meet the User reports.

Checks can be a combination of financial and operational inspection inspection or may only have a limited objective on some aspects of this type of examination. Usually use the term to the Provincial Inspectorate Regular checks are carried out routine checks every budget year, namely a combination of types of financial examination of operational / performance and pemeriskaan kusus or case.

From the meaning of the above it is clear that the purpose of the examination is a statement of the purpose of the examination sendangkan scope of the examination itself is to show the depth and scope of this examination, usually reflected or reflected in the Work Programme Examination (PKP).

Then comes the question as to whether all the activities will be checked? Where the period to be covered? whether carried on any particular region or location? How large is the expected performance? Level validation of the data obtained for mendokomentasikan the existing problems? And the latter findings and elements of the report which should be developed?

In the modern era of globalization and increasingly, the role of Government Internal Supervisory Apparatus (APIP) increasingly strategic and move to follow the needs of the times. APIP is expected to be an agent of change that can create added value to the product or service government agencies.

APIP as internal watchdog of government is one element of the government manajemaen important in order to realize good governance (good gobermance) that leads to government / bureaucracy were clean (clean governance). However this will tecapai when supported by a professional and competent auditor with the results of internal quality audits.