“PNS kekurangan, PNS berlebihan”. Ungkapan tersebut sangat tepat untuk menggambarkan PNS saat ini, khususnya di Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Apa artinya? PNS di Provinsi Kepulauan Bangka Belitung saat ini, jumlahnya mencapai angka 3.379 Pegawai dan harus melayani 1.315.123 jiwa atau dengan rasio 0,26%,  di bawah rata-rata rasio PNS Indonesia dan PNS negara-negara  Asia. Namun, jumlah yang sedikit itu terlihat banyak, lantaran banyaknya kualifikasi PNS kurang memadai. Sebelum diberlakukan penundaan sementara penerimaan(moratorium) CPNS, hampir setiap instansi di Negara Kesatuan Republik Indonesia khususnya Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung mengadakan penerimaan CPNS. Akan tetapi, pengajuan formasi yang diajukan oleh Satuan Unit Kerja Daerah tidak disesuaikan dengan kebutuhan, melainkan hanya berdasarkan keinginan semata. Padahal, banyak jabatan struktural yang tidak diimbangi dengan jabatan fungsional tertentu dalam mejalankan tugas-tugas pemerintahan, karena yang ada saat ini, jabatan fungsional diisi dengan jabatan fungsional umum. Walaupun pada penerimaan CPNS tidak sedikit pula dibuka formasi untuk jabatan fungsional tertentu. Namun setelah itu calon pejabat fungsional diterima, mereka dilepas begitu saja. Cenderung ditempatkan dan mengerjakan pekerjaan fungsional umum ataupun yang tidak sesuai dengan jabatannya. Pegawai bekerja di bidang apa saja, karena tidak mempunyai keahlian khusus. Bahkan pada akhirnya, ada juga yang tidak mengerjakan apa-apa setiap harinya, karena tidak punya keahlian yang dibutuhkan di bidangnya. Maka, tidak heran bila ada ungkapan “PNS adalah pengangguran terselubung”. Memang, tidak semua PNS tidak berkeahlian, tapi masyarakat kadang cenderung menggeneralisasikan dari persoalan. Permasalahan ini biasa disebut Mismatch(kesenjangan) antara kompetensi PNS dengan syarat kompetensi jabatan.

Belum lagi permasalahan Under-employment, yaitu kinerja PNS yang belumproduktif dan belum adanya target atau kontrak kinerja berupa standar kinerja yang harus dilakukan PNS dalam melaksanakan tugasnya, sehingga pelayanan PNS terhadap masyarakat belum memuaskan. Persoalan lainnya adalah alokasi dan distribusi PNS yang tidak proporsional antara jumlah PNS dengan tugas dan fungsi organisasi yang harus dilaksanakan. Oleh karena itu, perlu dilakukan proses yang sistematis dan berkelanjutan untuk memperoleh kuantitas, kualitas, komposisi dan distribusi pegawai yang tepat sesuai dengan kebutuhan instansi, sehingga dapat mewujudkan visi dan misi instansi menjadi kinerja nyata atau biasa disebut dengan Penataan PNS.

Untuk mengatasi hal tersebut, Tahun 2015 Pemerintah memutuskan untuk menunda seleksi penerimaan CPNS yang tertuang dalam kebijakan Menteri PANRB Yuddy Chrisnandi nomor B/2163/M.PAN/06/2015 yang ditandatangani pada tanggal 30 Juni 2015. Kebijakan ini, dilakukan mengingat masih banyak kementerian/lembaga dan pemerintah daerah yang belum sempurna menyelesaikan kewajibannya dalam Penataan PNS yaitu dalam analisis jabatan (Anjab) dan analisis beban kerja (ABK) dengan benar, serta perencanaan kebutuhan pegawai dalam 5 tahun.

Proses penataan PNS tersebut dimulai dengan tahap analisis jabatan, dilanjutkan dengan penyusunan peta jabatan dimana kegiatannya adalah analisis kebutuhan pegawai dilanjutkan dengan penyusunan formasi bila didukung dengan kebijakan pemerintah. Dari penyusunan formasi tersebut akan dihasilkan data-data sebagai berikut:

Kebutuhan pegawai menurut jabatan

Kebutuhan pegawai menurut syarat jabatan dan kompetensi

Susunan PNS menurut jabatan, golongan ruang, jenis kelamin dan usia

Kebutuhan pegawai menurut kualifikasi pendidikan.

 

Penataan PNS dinyatakan tepat apabila sudah tercapai hal-hal berikut:

Jumlah Pegawai Sesuai Dengan Beban Kerja

Formasi Tersedia Karena Adanya Posisi Jabatan yang  Lowong

Beban Kerja Tidak Berubah, Komposisi Jumlah Pegawai Tidak Berubah

Kebutuhan Pegawai Dinyatakan Dalam  Jabatan   Syarat Jabatan, dan Kompetensi

Penyusunan Formasi disertai Dengan Peta Jabatan yang Menggambarkan Jumlah, Kualifikasi, dan Kompetensi

Analisis Kebutuhan Pegawai dilakukan secara logis dan teratur untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan, sehingga dapat diidentifikasi mampu tidaknya melaksanakan tugas secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkelangsungan. Tujuan dari analisis ini adalah setiap pegawai memiliki  pekerjaan, sehingga setiap pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang ditetapkan. Untuk menganalisis kebutuhan pegawai terlebih dahulu dilakukan analisis jabatan dan analisis beban kerja.

Analisis Jabatan

       Analisis jabatan merupakan proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu. Tujuannya untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan pengawasan. Fakta-fakta dianalisis seperti apa adanya bagaimana sesuatu pekerjaan dilakukan, bukan seperti seharusnya. Analisis jabatan dilakukan secara sistematis, teratur, dan terus menerus dan memerlukan pelatihan sebelum pelaksanaan analisis jabatan.

       Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan). Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan proses analisis jabatan.

       Pertama, proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Dengan analisis ini, maka nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas. Kedua, yang dianalisis adalah jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari bias kita menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini. Ketiga, kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur organisasi.

       Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun. Juga akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah seperti kecemburuan dan demotivasi.

Hasil utama analisis jabatan adalah:

Peta Jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.

Uraian jabatan yang terdiri dari:

Ihktisar jabatan

Uraian tugas

Hasil kerja

Tanggung jawab

Wewenang

Korelasi jabatan

Kondisi lingkungan kerja

Risiko bahaya

Syarat Jabatan, meliputi:

Pendidikan

Diklat

pengalaman kerja

pengetahuan kerja

keterampilan kerja

bakat kerja

temperamen kerja

minat kerja

 upaya fisik

kondisi fisik

Penyusunan Peta Jabatan

Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi. 

Dalam menyusun Peta Jabatan, dibutuhkan data-data sebagai berikut:

Struktur Organisasi

Daftar Susunan Jabatan (Struktural & Fungsional)

Bezetting Pegawai (Kekuatan Pegawai Saat Ini)\Kebutuhan Pegawai (Hasil dari Analisis Beban Kerja)

Tugas dan Fungsi Unit Organisasi

Analisis Beban Kerja

       Analisis Beban Kerja (ABK) adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi/pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan metode tertentu. Prosedur yang lazim dipergunakan untuk menentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah dengan menganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan dapat menunjukkan volume dari pada hasil dan jumlah pegawai dalam suatu bagian. Kemudian dapat dihitung hasil rata-rata tiap pegawai.

       Sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu disebut dengan beban kerja. Sedangkan analisis beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu dari masing-masing organisasi, misalnya berapa banyaknya pekerjaan pengetikan surat atau naskah lainnya yang harus dibuat oleh suatu satuan organisasi dalam jangka waktu tertentu.

       Teknik analisis beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio-rasio atau pedoman-pedoman penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pegawai. Analisis beban kerja mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun tipe-tipe pegawai yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Langkah pertamanya adalah mengidentifikasi seberapa banyak keluaran (output) yang hendak dicapai organisasi. Hal ini selanjutnya diterjemahkan ke dalam jumlah jam kerja pegawai pada setiap kategori pekerjaan yang akan diperlukan untuk mencapai tingkat keluaran (output) tersebut. Apabila keluaran (output) diperkirakan berubah, maka perubahan pekerjaan dapat diramalkan dengan mengkalkulasi berapa banyak jam kerja pegawai yang dibutuhkan.

Adapun kegunaan dari ABK adalah:

Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;

Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;

Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban kerja;

Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja Pegawai;

Program seleksi, rotasi, dan promosi  pegawai dari unit yang kelebihan pegawai  ke unit yang kekurangan pegawai;

Bahan penentuan kebutuhan diklat.

Sehingga ungkapan klasik The Right Man in The Right Place pada Pegawai Negeri Sipil dapat diwujudkan dengan diberlakukannya Penataan PNS yang difokuskan pada Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja pada semua unsur tatanan pemerintahan di Republik Indonesia.

 

 

PNS LESS OR MORE?

 

"PNS shortage, redundant civil servants". The phrase is very appropriate to describe the current civil servants, especially in Bangka Belitung. What does it mean? PNS in Bangka Belitung Province today, the number reached 3,379 Employees and should serve 1,315,123 people or with a ratio of 0.26%, below the average ratio of Indonesian civil servants and civil servants Asian countries. However, the small amount it looks much, because the number of civil servants qualification inadequate. Before the enforced delay while the reception (moratorium) employess, almost every agency in the Republic of Indonesia in particular the Government of Bangka Belitung Province held a reception employess. However, the submission of formation proposed by the Regional Working Unit Unit is not adapted to the needs, but only by desire alone. In fact, many structural positions that are not offset by certain functional positions in carry out the tasks of government, because the existing, functional positions filled with common functional position. Although the acceptance CPNS not a bit too open for the formation of certain functional positions. But after that candidate functional official welcome, they just released. Tend to be placed and do the work of common functional or not in accordance with the position. Employee working in any field, because it does not have any special skills. Even at the end, some are not doing anything each day, because they do not have the required expertise in the field. So, do not be surprised if there is an expression "civil servants are underemployed". Indeed, not all civil servants are not skilled, but sometimes people tend to generalize from the issue. This problem is commonly called mismatch (gap) between the competence of civil servants with job competency requirements.

Not to mentionthe problemsUnderemployment, namelythe performance ofcivil servants whohave not beenproductive, and the lack ofcontractualperformancetargetsorperformance standardsshouldbemadeof civil servants inperforming their duties, so that thecivilserviceto thepublichas not beensatisfactory.Another issue isthe allocationand distribution ofcivil servantsbetween thenumber of civil servantsdisproportionateto the dutiesandfunctions ofthe organizationthat must be implemented. Therefore, there should be a systematicandcontinuousprocessforobtainingthe quantity, quality, compositionand distribution ofthe right employeesin accordance withthe needs ofinstitutions, so as torealize the visionandmission ofthe agencyintoa realperformanceor commonly called theStructuringof civil servants.

To overcome this problem, in 2015 the government decided to postpone the selection CPNS acceptance set out in the policy of the Minister PANRB yuddyChrisnandi number B / 2163 / M.PAN / 06/2015, signed on 30 June 2015. This policy, carried out since there are many ministries / agencies and local governments are not perfect finish Setup obligations in civil servants are in the job analysis (Anjab) and workload analysis (ABK) correctly, as well as the planning needs of employees within 5 years.

The PNS setup process begins with the analysis phase position, followed by the preparation of a map of positions where its activity is the analysis of the needs of employees continued with the preparation of formation when supported by government policies. From the preparation of these formations will produce data as follows:

Needs of employees according to position

Needs of employees according to the terms of office and competence

PNS arrangement according to position, class space, gender and age

Needs of employees according to educational qualifications

Otherwise proper arrangement of civil servants have been achieved if the following things:

Number of Employees Fit Workload

Formation Available Due to existence Position Vacant Positions

Workload Unchanged, Number of Employees Composition Unchanged

 Employee needs Stated Position In Position Requirements and Competencies

Preparation of Formation with the Map Position Describing Number, Qualifications and Competencies

EmployeeNeeds Analysisdone ina logicaland orderlyto determine the numberandqualityof staff required, so it canbe identifiedwhether or notcapable ofperforming the taskfruitfully, effecfive, andsustainable. The purpose ofthis analysisis that everyemployeehas a job, so thateveryemployeeisapparentcontribution ofenergyto the achievement ofthe organization's missionorprogram to be established. To analyze theneeds of employeesfirst conductedjob analysisandworkload analysis.

PositionAnalysis

Job analysisis the processof data collectionpositionstobe analyzed, compiledandpresentedintopositioninformationby using aparticular method. The goal istoprovidepositioninformationas a foundation/basis forpersonnel managementprogram, institutional, management, andsupervision. Factsare analyzedas it ishow thingswork is done, notas it should be. Job analysisis donein a systematic, regularandcontinuous, and requires training before the implementation ofjob analysis.

Job analysisis doneproperly willproducejob descriptionswell too, andthencanbe used asraw material is goodforotherhuman resourcemanagement processes(job evaluation, recruitment and selection, performance management, competencypreparation, training). There area number ofimportant principles thatmust be followedin conductingjob analysisprocess.

, theanalysis is done tounderstand whatthe responsibilities of eachposition andthe contribution ofthese positionsto the achievement ofresultsorobjectives of the organization. Withthis analysis, it willposition descriptionwillbe theresponsibility ofthe list, not a list oftasks or activities. Second, theanalysisis an office, not theoffice holderswho are currentlyhappenedassume that title. Itis importanttoavoidbiasweanalyzepositionsbased on ability, performance, styleor methodof workofthe currentoffice holders. What we needis theanalysis ofthepositionof designstandardsbased onexisting organizationalstructureat this time. Third, thepositionsare analyzedandconditionswill be outlinedinthe position descriptionis the condition ofthe currentpositionbased on the factthat it has inthe draftstrategyand organizational structure.

These principles areimportant to understandbecause it is oftenthe caseinmany organizations,job descriptionsare madebased on the "taste" of each employer, orevensubmittedtobe madebythe incumbent. Thismakesthe lack ofstandardlimitsthe actualpositiondesired by the organization. Ifthis happens, it will be easyto predictthe emergence ofmany problemsconcerningoverlappingresponsibilities betweenpositions, or dual-concurrent responsibilitybecausethere aresomeresponsibilitiesthat were notcoveredinany position. Alsowillbe able totake placetheburden ofresponsibilitypositions thatare verylarge/wide, whileother positionslook verysmalland light, so there is nobalance ofscope of work, whichcanlead to many problemssuch asjealousyanddemotivation.

The mainresults ofjob analysisare:

MapPosition, namelythe composition ofthe nameandthe level ofStructural andFunctionalPositiondepicted inanorganizationalunitstructurefromthe lowest levelup tohigh.

Job description iscomposed of:

Highlightsposition

Job description

Work result

Responsible

Authority

Correlationposition

Working conditions

Hazards

Positionterms, include:

Education

Education and Training

Work experience

Working knowledge

Job skills

Workingtalent

Workingtemperament

Minat kerja

Physical effort

Physicalcondition

 

Compilation Map Position

Mappositionsisthe composition ofthe nameandthe level ofstructural and functional positionsdepicted inanorganizationalunitstructurefromthe lowest levelup tohigh.

In preparing themapposition, it takes the dataasfollows:

Organizational Structure.

The composition of theList ofPositions(Structural andFunctional).

BezettingEmployees(Strength of CurrentEmployees) \NeedsEmployees(Results ofAnalysisWorkload).

Duties andFunctionsOrganizationalUnit.

 

Workload Analysis

Workload Analysis (ABK) is a technique for determining the amount and type of work an organizational unit / office holders are carried out systematically by using certain methods. Common procedure used to determine how the amount of labor required is to analyze the experience. Records of the results of the work may indicate the volume of the results and the volume of the results and the number of employees in a section.Then calculated the average yield for each employee.

A number of job targets or target outcomes to be achieved within a certain time unit called workloads. While the analysis of the workload is the average frequency of each type of work within a certain period of each organization, such as how many jobs typing a letter or other text that should be made by an organizational unit within a certain period.

 Analytical techniques workload (workload analysis) require the use of ratios or guidelines staffing standards in an effort to identify the needs of employees. Workload analysis to identify either the number of employees as well as the types of employees needed to achieve the objectives of the organization. His first step is to identify how much output (output) to be achieved organization. It is then translated into the number of hours worked by employees in each category of work that will be needed to reach the level of output (output) is. If the output (output) is expected to change, then change jobs can be predicted by calculating how many hours of work of employees needed.

The usefulnessof thecreware:

Arrangement / improvement of organizational structure;

Materialimprovement ofsystems andprocedures;

The planning ofthe realneeds ofemployees asthe workload;

The performance assessmentmethodsTargetEmployee Work;

Programselection,mutation, andpromotion ofemployeesofunitsoverstaffedtounderstaffedunits;

Ingredientsdeterminingtraining needs.

Sothe classicTheRightMan intheRightPlaceatthe Civil Servicecan be realizedwiththe enactment ofcivil servantsarrangementfocused onJob AnalysisandWorkloadAnalysisonallelements ofsystem of governmentinthe Republic ofIndonesia.