Beberapa bulan belakangan, Pegawai Negeri Sipil di seluruh Indonesia disibukkan dengan pendataan Pegawai Negeri Sipil secara elektronik. Hal ini wajib dilakukan oleh seluruh Pegawai Negeri Sipil, mengingat telah dikeluarkannya Undang-Undang Aparatur Sipil Negara (ASN) Nomor 5 Tahun 2014, Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2015 tentang Pedoman Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil secara Elektronik Tahun 2015 dan Surat Edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor : K-26-30/V77-4/99 tanggal 27 Juli 2015 tentang Implementasi e-PUPNS Tahun 2015. e-PUPNS merupakan kegiatan pemutakhiran data PNS yang dilakukan secara online dan dilakukan sejak bulan Juli dan berakhir pada bulan Desember 2015. Adapun tujuan dari pelaksanaan PUPNS tahun 2015 ini adalah untuk memperoleh data yang akurat, terpercaya sebagai dasar kebutuhan dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian yang mendukung pengelolaan manajemen ASN yang rasional sebagai sumber daya Aparatur Sipil Negara. Dan juga untuk menumbuhkan kepedulian dan kepemilikan PNS terhadap data kepegawaiannya. Pelaksanaan e-PUPNS ini, dilakukan dalam beberapa tahap. Pertama, tahap Registrasi. Dalam tahap ini, setiap PNS melakukan registrasi. Apabila registrasi sukses dilakukan, PNS memberikan tanda bukti registrasi ke verifikator level 1 (Sub Bagian Kepegawaian SKPD). Selanjutnya, Tahap kedua, yaitu pengisian formulir e-PUPNS. Pada tahap ini, PNS memeriksa data yang sudah tersimpan di dalam aplikasi. Apabila ada data yang tidak sesuai, maka data tersebut diperbaiki, melengkapi data yang belum lengkap atau yang tidak tersedia di database BKN. Adapun Formulir yang akan diisi antara lain Data Utama PNS, Data Posisi, Data Riwayat, data untuk PNS Guru (hanya diisi oleh PNS Guru), Data untuk PNS Dokter ( hanya diisi oleh PNS Dokter) dan Data Stakeholder yang terdiri dari (Bapertarum, BPJS Kesehatan dan Kartu Pegawai Elektronik). Jika tahap pengisian formulir ini sudah selesai, PNS bisa mengirimkan data ke verifikator SKPD (verifikator Level 1). Data tersebut akan diverifikasi dan akan dikirimkan kembali ke verifikator level 2 (BKD), ke verifikator Level 3 (BKN Regional) dan terakhir data akan dikirimkan ke BKN Pusat. Pelaksanaan e-PUPNS ini pun diharapkan dapat selesai pada tanggal 31 Desember 2015. Ketika e-PUPNS ini mulai disosialisasikan di lingkungan pemerintahan, baik pemerintah pusat, kementerian maupun pemerintah daerah, tidak sedikit yang memberikan respon negatif, apalagi masing-masing PNS harus melakukan sendiri proses pengisian e-PUPNS. Sebagian beranggapan bahwa penginputan data ini merupakan tugas subbagian kepegawaian. Selain itu, permasalahan yang muncul adalah kesulitan PNS untuk mengakses ke aplikasi e-PUPNS. Hal ini mungkin terjadi mengingat jumlah PNS secara nasional berjumlah kurang lebih 4 juta orang. Sehingga, untuk mengakses aplikasi ini pun menemui kendala. Tidak hanya terjadi di beberapa provinsi, tetapi hampir di seluruh provinsi, tak terkecuali di Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Saat ini, jumlah PNS yang ada di Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung berjumlah 3.379 orang (sumber : Bidang Data dan Informasi Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah Prov. Kep. Bangka Belitung). Keluhan pun hampir setiap hari dilaporkan oleh pegawai yang akan melakukan tahapan e-PUPNS ini. Proses pengisian formulir pun sering terhenti sebelum pegawai menyelesaikan penginputan data, karena aplikasi sering logout dengan sendirinya. Ketika pegawai mencoba untuk login kembali, ternyata data yang telah diinput sebelumnya tidak tersimpan sama sekali. Sehingga harus diulang beberapa kali. Adapun beberapa masalah terkait dengan e-PUPNS ini antara lain : 1. Jaringan lambat, sulit mengakses aplikasi 2. Pegawai kurang peduli terhadap pentingnya data kepegawaian 3. Data di formulir e-PUPNS belum sepenuhnya terisi / tidak di update 4. Kesalahan memilih verifikator level 1 sehingga masuk ke verifikator SKPD lain 5. Data PNS masih ditempat lama 6. Beberapa menu/kolom bersifat autocomplete. 7. Masih ada pegawai yang masih awam dengan aplikasi internet. (Sumber : Bidang Data dan Informasi Kepegawaian BKD Prov. Kep. Bangka Belitung) Dengan berbagai permasalahan yang ditemui oleh PNS, maka BKN Pusat membagi jadwal login sesuai dengan wilayah regional masing-masing provinsi. Pemerintah Provinsi Bangka Belitung mendapatkan jadwal login pada hari Selasa, Jumat, dan Minggu bersama dengan Provinsi lain yang termasuk dalam wilayah Regional VII Palembang. Pembagian jadwal ini sedikit memberikan kelegaan kepada PNS untuk menginput data walaupun masih saja kesulitan mengakses aplikasi e-PUPNS ini. Kemudian, untuk mengontrol pelaksanaan e-PUPNS, Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung telah mengeluarkan Surat Edaran nomor 800/2899/BKD/2015 tanggal 29 September 2015 tentang tahapan e-PUPNS yaitu : 1. Pengisian formulir e-PUPNS dilaksanakan sampai tanggal 30 Oktober 2015 2. Verifikasi Level 1/SKPD dilaksanakan sampai tanggal 08 November 2015 3. Verifikasi Level 2/BKD dilaksanakan sampai tanggal 30 November 2015 4. Verifikasi Level 3/BKN Regional VII Palembang dilaksanakan pada 01 Desember 2015 5. BKN pusat melakukan verifikasi terakhir sampai dengan tanggal 31 Desember 2015. Dengan telah dikeluarkannya Surat Edaran tersebut, diharapkan agar setiap pegawai tidak lengah dalam melakukan tahapan e-PUPNS ini, agar semua dapat selesai dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Berdasarkan data dari BKD Prov. Kep. Bangka Belitung, sampai dengan tanggal 27 Oktober 2015 terdapat 3.360 pegawai yang sudah melakukan registrasi atau sekitar 99% dari total pegawai negeri sipil di lingkungan pemerintah provinsi kepulauan Bangka Belitung. Masih terdapat 19 pegawai yang belum melaksanakan registrasi. Diharapkan bagi pegawai yang belum melakukan registrasi agar segera melaksanakan tehapan e-PUPNS ini agar data mereka masih terdaftar dalam database pegawai negeri sipil di BKN. Dengan berbagai dinamika pelaksanaan e-PUPNS, kesulitan, kekesalan, kelegaan ketika sudah bisa melakukan registrasi dan pengisian formulir sampai dengan sukses mengirimkan data, Pemerintah Pusat telah berusaha untuk menciptakan suatu sistem yang terintegrasi di dalam pengelolaan sistem informasi kepegawaian. Hal ini tentunya akan memberikan kelancaran dan kemudahan dalam proses manajemen kepegawaian PNS seperti Kenaikan Pangkat, Gaji Berkala sampai proses pensiun PNS nantinya. Dan tak kalah penting juga, bahwa PNS memiliki kepedulian dalam kepemilikan data kepegawaian. Semoga dalam menyongsong pelaksanaan Undang-Undang ASN dan Reformasi Birokrasi di pemerintahan kita, Sistem Informasi Kepegawaian akan semakin akurat, terpercaya dan akan memudahkan proses manajemen kepegawaian PNS. Amiiiin….(wh/BKD Babel).

E-PUPNS IMPLEMENTATION IN THE PROVINCE OF BABEL

A few monthslater, the Civil ServicethroughoutIndonesiapreoccupiedwiththe Civil Servantsdataelectronically. Thismust be doneby allCivil Servants, since the issuance ofthe Lawof AdministrativeCivilState (ASN) No. 5 of2014,Regulation ofthe Head ofState Personnel BoardNumber 19Year2015on Guidelines forData CollectionAnniversaryof Civil ServantsinElectronicsin 2015andthe Circular Letterhead ofState Personnel BoardNumber: K-26-30 /V77-4/99datedJuly 27, 2015on the implementation ofe-PUPNS 2015.

E-PUPNS an activity PNS data updating is done online and since July and ended in December 2015. The purpose of the implementation of the 2015 PUPNS is to obtain accurate data, reliable as a basic requirement in developing the personnel information system that supports ASN management rational management of resources as the State Civil Apparatus. And also to raise awareness and ownership of the data PNS its personnel. Implementation of e-PUPNS, conducted in several stages. First, the stage of registration.In this stage, every civil registration. If the registration is successful, PNS provide proof of registration to the verifier level 1 (Sub Division Officer SKPD). Furthermore, the second phase, namely the completion of the form e-PUPNS. At this stage, PNS examine the data that is already stored in the app. If there is data that does not match, then the data is corrected, complete data were incomplete or were not available in the database BKN. As for the form to be filled include Primary Data PNS, Position Data, Data History, data for civil servants Teachers (filled by PNS Teacher), Data for PNS Doctor (only filled by PNS Doctor) and Data Stakeholders comprising (Bapertarum, BPJS Health and Electronic Employee Card).

If thestageof the application formis completed,PNScantransmit datatoSKPDverifiers(verifier Level1). The data will beverifiedandwill be sentbackto theverifierlevel 2(BKD), to theverifierLevel3(BKN Regional) and finaldata will besent toBKNCenter. Implementation ofe-PUPNS is alsoexpected to becompletedon December 31,2015.Whenthise-PUPNS socializedwithin the government, boththe central government, ministriesand local government, not a fewwhogivea negative response, let aloneeachshoulddoits owncivil servantse-PUPNS charging process. Mostassume thatitis the task ofdata entrypersonnelsubsections.

, the problems that emergedis the difficulty of civil servants for accessto e-PUPNS. This may be the casegiven the number of national civil servants amounted toapproximately 4 million people.Thus,to access the se application salsoobstacles. Notonlyoccurredin some provinces, butin almost all provinces, not least inBangka Belitung Islands. Currently, the numberof civil servantsinthe Government ofBangka Belitung Provinceamounted to3,379people(source: Field Data and Information Officer Regional Employment Agency Prov. Kep. Bangka Belitung). Almosteveryday of complaintreported by an employee who will perform thiss tage of e-PUPNS. Form filling process was frequentlyinterruptedbe for e completing data entry clerks, because applications of tenlogout by it self. Whenemployeestrytolog in again,it turns outthe datawhichhas beeninputtedpreviouslynot storedat all. So it must berepeated several times.

As forsome of the problemsassociatedwithe-PUPNS include:1. Thenetworkis slow, difficultaccess applications2.Employeesare lessconcerned about theimportance ofemployee data3. Datainthe formof e-PUPNS not fully charged/notupdated4.Errorschooseverifierlevel1so that theentrancetothe otherSKPDverifier5.DataPNSis stillin placelonger6.Some menus/fieldsareautocomplete. 7.Still, there are employees who are stillunfamiliar withthe internetapplication. (Source: SectorDataandInformation OfficerBKDProv.Kep. BangkaBelitung) With thevarious problemsencounteredbycivil servants, thenBKNdivideCenterloginscheduleaccording toregional areasof each province. GovernmentBangka Belitunggetloginscheduleon Tuesdays, Fridays and Sundaysalongwith other provincesareincluded in theVII.

The division ofthis schedulegiveslittlereliefto civil servantstoenter the dataalthoughstillhaving trouble accessingyour e-PUPNS thisapplication. Then, to controlthe implementation of thee-PUPNS, Bangka Belitung ProvinceGovernmenthasissued Circularnumber800/2899/BKD/2015dated September 29,2015one-PUPNS stages: 1. Filling in formse-PUPNS helduntilOctober 30, 20152.verification ofLevel1/SKPDhelduntilNovember 8 20153.verificationLevel2/BKDhelduntil30 November 20154.verificationLevel3/BKNRegionalVIIPalembangheld onDecember 1, 20155.BKNcenterverifies thelatterup toDecember 31,2015.withthe issuance oftheCircular Letter, it is expected that everyemployeewas notnegligentin conductinge-PUPNS thisstage, so thatallmay becompletedin accordance witha predetermined schedule.

Based on data from BKD Prov. Kep. Bangka Belitung, until the date of October 27, 2015 there were 3,360 employees are already registered, or about 99% of the total civil servants in the provincial government of the islands of the Pacific Islands. Still there are 19 employees who do not carry out the registration. Expected for employees who have to register in order to immediately implement e-PUPNS stage is that the data they are still listed in the database of civil servants on the BKN. With a dynamic range of e-PUPNS, trouble, annoyance, relief when it can do the registration and form filling to successfully transmit the data, the central government has been trying to create an integrated system in the management of personnel information system. This course will provide smooth and ease the process of civil service personnel management as of promotion, salary until the retirement of civil servants Periodic later. And not less important, too, that civil servants have a concern in the ownership of employee data. We wish to welcome the implementation of the Act ASN and Reforms in our government, Human Resources Information System will be more accurate, reliable, and will facilitate the process of civil service personnel management. Amiiiin .