Pada dasarnya pengadaan tenaga kerja merupakan fungsi operasional manajemen personalia, sedangkan analisis jabatan atau pekerjaan merupakan proses mempelajari dan mengumpulkan dari berbagai informasi yang berhubungan dengan pekerjaan atau jabatan.

1.   Pengadaan tenaga kerja

Pengadaan tenaga kerja dimaksudkan untuk mendapatkan jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja guna mencapai tujuan organisasi. Fungsi ini menyangkut penentuan kebutuhan tenaga kerja, rekruitmen, seleksi dan penempatannya. Penentuan kebutuhan tenaga kerja menyangkut jumlah dan mutu tenaga kerja. Sedangkan seleksi dan penempatan menyangkut masalah memilih dan menarik tenaga kerja seperti menyeleksi formulir lamaran, test psikologi dan wawancara.

2.   Analisis Jabatan dan Pekerjaan

Nilai pekerjaan, baik bagi individu maupun organisasi adalah sebagai berikut:

Bagi Individu : Mempengaruhi dan menentukan standart kehidupan, serta menggambarkan status sosial ekonomi, semakin besar penghasilan seseorang semakin terbuka peluang memenuhi kebutuhan secara berkualitas.

Bagi Organisasi : Wahana perwujudan eksistensi dan pencapaian tujuannya. Pekerjaan yang dilaksanakan secara produktif dan berkualitas yang mampu menghasilkan produk pelayanan yang berkualitas.

Pengertian analisis jabatan atau pekerjaan:

1. proses menghimpun informasi setiap jabatan atau pekerjaan yang berguna mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan.
2. Proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi yang berhubungan dengan pekerjaan secara operasional beserta tanggungjawabnya.
3. Kegiatan menghimpun dan menyusun informasi berkenaan dengan tugas, jenis pekerjaan dan tanggungjawab yang bersifat khusus.

Ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabatan atau pekerjaan:

1. Untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan persyaratan jabatan (job spesification).
2. Sebagai dasar untuk penilaian kerja, dan tanggungjawabnya.

3.   Deskripsi Jabatan atau Pekerjaan

Hasil nanalisis jabatan atau pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan mengimformasikan mengenai suatu jabatan atau pekerjaan yang dirumuskan dalam bentuk tertulis. Uraian tertulis tersebut berisi tentang tugas pokok dari suatu jabatan atau pekerjaan sebagai hasil analisis jabatan atau pekerjaan.

4.    Spesifikasi jabatan atau pekerjaan.

Spesifikasi jabatan adalah karateristik atau syarat-syarat pekerjaan yang harus dipenuhi untuk dapat melaksanakan suatu jabatan atau pekerjaan tersebut. Persyaratan pengetahuan, ketrampilan, kemampuan mental, kemampuan fisik, dan sifat kepribadian tertentu yang dipersyaratkan pada pekerja untuk dapat melaksanakan pekerjaan tertentu secara efektif dan efisien

 Implikasi Perencanaan SDM Terhadap Analisis Jabatan

1. Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut antara lain meliputi:

1. Jumlah karyawan yang ada
2. Berbagai kualifikasinya
3. Masa kerja masing-masing karyawan
4. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti
5. Bakat yang masih perlu dikembangkan
6. Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan Hasil inventarisasi tersebut sangat penting, bukan hanya dalam rangka pemanfaatan sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas sekarang, akan tetapi setidaknya berhubungan dengan empat kepentingan di masa depan, yaitu:

           1) Promosi karyawan tertentu untuk mengisi lowongan jabatan yang lebih tinggi jika karena berbagai sebab terjadi kekosongan.

           2) Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama.

           3) Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja yang berarti seseorang ditugaskan ke lokasi baru tetapi sifat tugas jabatanya tidak mengalami perubahan.

2 Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi serta penempatan sumber daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.

3. Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam menangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentingan perusahaan.

4. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.

5. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di luar negeri). Adanya informasi tersebut akan memudahkan manajemen melakukan perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Information) yang berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan yang serba cepat.

6. Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan perencanaan termasuk perencanaan sumber daya manusia adalah penelitian. Berdasarkan bahan yang diperoleh dan penelitian yang dilakukan untuk kepentingan perencanaan sumber daya manusia, akan timbul pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja dalam arti:

    a.Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja dilihat dan segi jumlah,  jenis, kualifikasi dan lokasinya.

    b.Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar belakang profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya. Pemahaman demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat disesuaikan dengan situasi pasaran kerja tersebut.

7. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam perusahaan. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun program kerja yang realistik.

8. Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber untuk mencari calon-calon sumber daya manusia yang potensial untuk diterima (recruiting) dalam perusahaan. Dengan adanya data perencanaan sumber daya manusia di samping mempermudah mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat pula digunakan untuk membantu perusahaan lain yang memerlukan sumber daya manusia.

9. Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan acuan, tetapi dapat pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya data yang lengkap tentang potensi sumber daya manusia akan lebih mempermudah dalam menyusun program yang lebih matang dan lebih dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui manfaat dari perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan sebagai sesuatu yang sangat penting, demi kelancaran dan tercapainya tujuan dari perusahaan.