BKPSDMD Babel, PANGKALPINANG - Penggabungan beberapa Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung juga berarti penggabungan penyimpanan arsip Perangkat Daerah. Hal ini membutuhkan suatu penanganan yang cermat dan tepat agar arsip yang ada di Perangkat Daerah dapat tetap terjaga dan dikelola dengan baik, mengingat arsip memiliki peran yang sangat penting bagi suatu lembaga.

Dalam rangka tersebut, Badan Kepegawaian dan Pengembangan SDM Daerah (BKPSDMD) Provinsi Kepulauan Bangka Belitung menerima kunjungan tim Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung di ruang tamu BKPSDMD, Senin (30/6/2025). 

Mewakili Plt. Kepala Badan, Kepala Subbagian Umum, BKPSDMD Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, Ade Sumarli mengatakan kearsipan harus dikelola dengan baik karena menjadi bagian dari eviden untuk berbagai keperluan ataupun kepentingan.

"Arsip memang sangat penting, misal saat kami mengusulkan akreditasi, kami harus menyediakan dokumen dari 5 (lima) tahun yang lalu. Ini salah satu contohnya," kata Ade saat menyambut kunjungan.

Pengelolaan arsip yang terjaga baik sangat dibutuhkan oleh BKPSDMD yang menyimpan arsip kepegawaian, terutama arsip lama atau yang belum tersedia secara digital.

"Bagi kami, catatan kepegawaian ini sangat penting. Walaupun sekarang serba digital tapi dokumen asli untuk sebagian perihal masih digunakan. Dengan pengelolaan kearsipan yang baik, jadi kita mudah mencarinya ketika diperlukan," tambahnya.

Tim Dinas Kearsipan dan Perpustakaan berjumlah 5 orang yang diketuai oleh Plt. Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, Doni Golput. Tim Dinas dan Perpustakaan akan dibantu oleh tim BKPSDMD, terdiri dari 8 (delapan) orang yang merupakan perwakilan dari setiap bidang dan Sekretariat.

Plt. Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, Doni Golput menjelaskan kunjungan ini dalam rangka menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai alat pertanggungjawaban dalam penyelenggaraan pemerintahan dan guna menunjang dinamika penyelenggaraan pemerintahan pada Perangkat Daerah, dalam hal ini Perangkat Daerah yang mengalami penggabungan.

"Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung sebagai Lembaga Kearsipan Daerah melaksanakan penyelamatan arsip pada BKPSDMD Provinsi Kepulauan Bangka Belitung terhadap arsip penggabungan Perangkat Daerah yang terdiri dari arsip vital, arsip terjaga dan arsip statis yang tercipta dari hasil kegiatan Perangkat Daerah sejak penetapan penggabungan," ucap Doni.

Diakui Doni banyak jejak sejarah Perangkat Daerah yang tidak terekam dikarenakan pengelolaan kearsipan yang tidak dilakukan dengan baik.

"Arsip ini sangat penting karena arsip inilah yang merekam jejak sejarah atau kegiatan yang telah terjadi. Hampir 25 (dua puluh lima) tahun usia Provinsi kita, kalau ditanya arsip yang 15 (lima belas) tahun yang lalu lah dak tau agik kemana arsip e, dakde agik rekam jejak e," lanjutnya.

Menurutnya, dibutuhkan rasa kepedulian untuk dapat mengelola kearsipan di Perangkat Daerah dengan baik.

"Bagi sebagian orang, kearsipan ini tidak penting. Padahal ini termasuk hal utama dalam sejarah perjalanan Pemerintah Provinsi Kepulauan bangka Belitung. Kita harus tahu berapa jumlah pertama pegawai di Pemerintah Provinsi ini, bagaimana tingkat kesejahteraan pada masa itu," imbuhnya.

Doni juga mengucapkan terima kasih kepada tim kearsipan BKPSDMD yang telah merespon dan menyediakan waktu untuk melaksanakan penyelamatan arsip BKPSDMD ini.

"Kami ucapkan terima kasih kepada Pak Ade dan tim yang nanti akan melakukan proses penyelamatan arsip ini hingga beberapa hari kedepan," ucapnya.

Kunjungan penyelamatan arsip ini merupakan langkah awal dalam penyelamatan arsip Perangkat Daerah yang digabung, yang memiliki beberapa tahapan yang harus dijalani, yakni mulai dari tahapan pendataan dan identifikasi arsip, penataan dan pendaftaran arsip, verifikasi/penilaian arsip dan penyerahan arsip statis.

Setelah melakukan semua tahapan, dilakukan penyerahan arsip statis yang telah diverifikasi, penyerahan arsip statis untuk Lembaga Negara dan Perangkat Daerah yang digabung atau dibubarkan sesuai tingkat kewenangan lembaga kearsipan, pelaksanaan serah terima arsip disertai dengan berita acara dan daftar arsip yang diserahkan sebagai arsip statis.