Teknologi Komunikasi dan Informasi Akan Meningkatkan Efisiensi, Efektifitas, Transparansi dan Akuntabilitas Penyelenggaraan Kearsipan

Pangkalpinang -Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat pesat,perkembangan sudah menyentuh pada semua lini dan aspek kehidupan. Segala sesuatu sudah berubah menjadi era digital atau komputerisasi. Begitu pula dengan perkembangan teknologi yang sudah merambah pada pengelolaan dokumen. Pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang dahulu menggunakan cara cara manual sekarang diganti dengan penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara komputerisasi. Cara pengarsipan yang manual dengan membutuhkan banyak tempat diganti dengan penyimpanan arsip secara elektronik berupa data komputer. Tetapi tidak semua dokumen bisa disimpan hanya dengan komputer atau softcopynya saja. Banyak dokumen dokumen penting yang harus dalam bentuk hard copy atau dengan harus berbentuk cetak. Hal ini mengakibatkan perlunya sebuah pengelolaan dokumen tersebut agar aman dan dapat dengan mudah dicari ketika dibutuhkan.

Dokumen dokumen yang bersifat resmi dan penting memerlukan pengelolaan dan perawatan yang efektif dan efisien. Penyimpanan di media elektronik bisa saja dapat dengan mudah dicuri oleh orang lain degan semakin majunya teknologi. Dokumen berupa arsip yang mempunyai kekuatan hukum dan penting seperti surat kepemilikan barang atau surat perjanjian dan juga surat resmi antar lembaga tentu saja harus disimpan dalam bentuk asli.

Berdasarkan hal tersebut diperlukan sebuah manajemen yang baik untuk merawat dan mengelola dokumen-dokumen atau arsip tersebut. Sebelum mempelajari bagaimana mengelola menyimpan dan merawat arsip yang dimiliki diperlukan sebuah dasar pengetahuan dan keahlian dalam memanage kearsipan. Untuk itu konsep dasar mengenai manajemen kearsipan perlu dipahami agar dasar-dasar mengenai bagaimana dan apa  yang dimaksud dengan kearsipan berikut cara mengelola mulai dari arsip tersebut diperoleh, dirawat sampai dimusnahkan dapat dimengerti dan dilaksanakan dengan baik dan benar.

Pentingnya manajemen kearsipan di organisasi,  oleh karenanya, arsip harus ditata dengan baik sesuai dengan kaidahnya. Sehingga dibutuhkan pelatihan bagi organisasi untuk me-manage kearsipannya. Salah satu me-manage kearsipan moderen organisasi adalah dengan basis internet. Hal itulah yang membuat Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah (BKPSDMD) Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Pemprov. Kep. Babel) menyelenggarakan Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Kearsipan Tahun 2018selama (6 hari), mulai tanggal11 sampai dengan tanggal 18 April 2018 bertempat di Kantor BKPSDMDPemprov. Kep. Babel, dengan diikuti sebanyak 40 orang Aparatur Sipil Negara (ASN) yang berasal dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dilingkungan Pemprov. Kep. Babel.

Di katakan Kepala BKPSDMDPemprov. Kep. BabelDrs. H. Sahirman, M.Si, melalui Kepala Bidang Pengembangan BKPSDMD Pemprov. Kep. Babel M. Iqbalsyah, SE bahwa kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam penyelenggaraan kearsipan. Selain itu juga pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan.”kata Iqbal

Selanjutnya, tambah Iqbal, sebagai salah satu akibat perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini, mengakibatkan banyak tercipta arsip elektronik di lingkungan lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah, dan dalam pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik diperlukan kesamaan pemahaman, kesatuan tindak dan keterpaduan langkah dari seluruh lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan, sehingga memerlukan pengaturan khusus berupa kebijakan umum pengelolaan arsip elektronik.” tambahnya

“Organisasi dan arsip ibarat dua sisi mata uang yang tak bisa lepas. Jika ada organisasi, maka akan ada arsip. Sebaliknya, setiap arsip, pasti diciptakan oleh organisasi. Oleh karenanya keberadaan arsip di organisasi harus dikelola dengan baik. Faktanya, orang menyimpan arsip asal menyimpan. Sehingga muncul rumus “semakin mudah menyimpan arsip, maka semakin susah pula dalam pencariannya”. Sebaliknya, semakin susah menyimpan arsip, maka semakin mudah pula dalam pencariannya.” tutup Iqbal   (wv/ah/ bkpsdmd babel/2018)

Sumber: 
BKPSDMD
Penulis: 
Wedius Virkiyan, S.Sos - Pramas Pertama BKPSDMD
Bidang Informasi: 
BKPSDMD