Sistem Basis Data Kediklatan

PENDAHULUAN

Sebagai Organisasi Perangkat Daerah yang bertugas untuk melaksanakan Pendidikan dan pelatihan di Provinsi Kepulauan Bangka Belitung baik dilaksanakan dengan menggunakan pola kontribusi maupun pola fasilitasi, dalam setiap tahapan kegiatannya selalu berpedoman kepada data yang akurat dan terukur validitasnya. Hal ini berarti bahwa tanpa data yang akurat dan valid tersebut sangatlah sulit untuk melaksanakan Pendidikan dan pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan dan tepat sasaran. Salah satu cara atau teknik yang dapat digunakan untuk pengelolaan data tersebut adalah dengan membangun sistem basis data yang baik lingkup pendidikan dan pelatihanan pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten dan pemerintah.

Kalau melihat dari intensitas kediklatan yang dilaksanakan, maka begitu banyak data-data yang sebenarnya perlu untuk disimpan dalam gudang data (data warehouse) sehingga bisa dijadikan sebagai basis data untuk membangun pendidikan dan pelatihan lebih baik dimasa yang akan datang. Data pendidikan dan pelatihan seperti pada Bidang Pimpinan (pendidikan dan pelatihankepemimpinan pola baru berikut dengan proyek perubahan peserta pendidikan dan pelatihan kepemimpinan baik tingkat III dan tingkat IV dan juga pendidikan dan pelatihanprajabatan pola baru berikut laporan aktualisasi), Bidang Fungsional dengan kediklatan fungsional dan Bidang Teknis berikut dengan pendidikan dan pelatihan teknis serta kebutuhan-kebutuhan pendidikan dan pelatihan yang dikenal dengan Analisis Kebutuhan Pendidikan dan pelatihan (Training Need Assesment) perlu disimpan dalam Data Warehouse dimaksud. Ini belum termasuk data monitoring, statistik Pendidikan dan pelatihan, kompetensi widyaiswara, data umum dan kepegawaian yang juga sangat diperlukan untuk diarsip dan dikelola dalam database kediklatan.

 

PERMASALAHAN

Terlihat bahwa lemahnya data-data pendukung kediklatan dan sering ditemukan pejabat yang menangani kediklatan kurang mempunyai kompetensi tentang restrukturisasi data kediklatan dalam arti ketika diminta data kediklatannya terlihat seperti tidak siap. Kelemahan lain yang dijumpai adalah kurang memahami sepenuhnya akan pentingnya data sebagai dasar untuk pengolahan menjadi informasi kediklatan yang berguna untuk pengambilan keputusan.

Kelemahan tersebut tidak semata-mata akibat kurangnya sumber daya manusia aparatur yang menangani pengelolaan data dan informasi di OPD terkait, tetapi juga karena infrastruktur teknologi informasi yang mendukung pengelolaan data dan informasi kediklatan di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung kurang mendukung dalam bentuk ketidaktersediaannya server untuk mengolah data dan penyimpanan. Dengan intensitas kediklatan yang begitu tinggi sudah saatnya pula mewujudkan server dimaksud sehingga data lebih terjamin keamanannya (security), akurat (accurate) dan valid (validitas).

Infrastruktur jaringan komputer (network) sudah tersedia dan boleh dikatakan sudah cukup mendukung pengelolaan data dan informasi sehingga pendistribusian data bisa lebih cepat.Tetapi pengelolaan data dan informasi tadi tidak semata-mata dilihat dari faktor kecepatannya saja, tetapi juga lebih kepada faktor-faktor seperti diatas.Untuk itulah perlunya suatu kebijakan yang khusus untuk memastikan pengelolaan data dan informasi berjalan baik di lingkungan Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung sebagai instansi pembina kediklatan.

 

LANDASAN TEORITIS

PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK DATA KEDIKLATAN

Keberadaan teknologi informasi bagi dunia pendidikan berarti tersedianya saluran atau sarana yang dapat dipakai untuk menyampaikan program pembelajaran baik secara searah maupun secara interaktif.Pemanfaatan teknologi informasi ini penting mengingat kondisi geografis Indonesia secara umum berada pada daerah pegunungan yang terpencar ke dalam banyak pulau-pulau.Dengan adanya teknologi informasi memungkinkan diselenggarakannya pendidikan jarak jauh, sehingga memungkinkan terjadinya pemerataan pendidikan di seluruh wilayah bumi Indonesia, baik yang sudah dapat dijangkau transportasi darat maupun yang belum dapat dijangkau dengan transportasi darat.Dengan demikian pemanfaatan teknologi informasi dalam pendidikan mempunyai arti penting terutama dalam rangka pemerataan pendidikan dan peningkatan kualitas serta efektifitas penyelenggaraan pendidikan di Indonesia.

Untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam proses pendidikan, ada beberapa langkah pengembangan yang dapat dilakukan antara lainmerancang dan membuat aplikasi database, yang menyimpan dan mengolah data dan informasi serta merancang dan membuat aplikasi pembelajaran berbasis portal, web, multimedia interaktif, yang terdiri atas aplikasi tutorial dan learning tool, sehingga memudahkan managemen pemanfaatan TI dalam proses penyelenggaraan pendidikan.

Dari demikian banyak manfaat teknologi informasi tersebut maka kajian teoritis yang difokuskan pada penulisan ini adalan membangun data (database).Dalam aktivitas sehari-hari dari suatu organisasi pemerintahan terlihat bahwa organisasi tersebut berkembang dan mencapai visi dan misinya dengan baik tergantung kepada data.Data kediklatan suatu organisasi pemerintah dalam hal ini Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung bergerak dalam bidang pengelolaan sumber daya. Seluruh fakta sehari-hari ini harus dicatat sedemikian rupa sehingga organisasi dapat melakukan aktivitas manajemen sehari-hari, seperti :

  1. Merencanakan pengalokasian sumber daya-sumber daya yang terbataskuantitasnya untuk pencapaian visi dan misi usaha;
  2. Mengontrol utilisasi pemakaian sumber daya-sumber daya tersebut agarterjamin tingkat efisiensi dan efektivitas yang diharapkan;
  3. Melihat kinerja dan pertumbuhan organisasi dilihat dari berbagaiperspektif seperti keuangan, pertumbuhan, pelanggan,  monitoring dan lain-lain;
  4. Mengambil keputusan strategis berdasarkan kondisi tertentu; dan lainsebagainya.

Agar aktivitas-aktivitas tersebut dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif, maka organisasi perlu untuk merekam fakta tersebut ke dalam format data tertentu baik secaramanual maupun otomatis (dimasukkan oleh data entry ke dalam sistem komputer).Datamentah yang terkumpul di dalam sebuah gudang data ini (data warehouse) selanjutnyaharus diolah agar menjadi informasi yang dibutuhkan baik oleh manajemen maupun stafkaryawan. Berbagai jenis pengolahan yang biasa dilakukan terhadap data mentah ini adalah sebagai berikut :

  1. Pengkategorian data berdasarkan klasifikasi tertentu;
  2. Penghitungan data kuantitatif berdasarkan formula-formula;
  3. Pemetaan data kualitatif ke dalam data kuantitatif;
  4. Penyaringan data (filterisasi) berdasarkan satu atau beberapa kriteria;
  5. dan lain sebagainya.

Hasil olahan dari data inilah yang selanjutnya didefinisikan sebagai informasi, yangpada prinsipnya memiliki nilai lebih dibandingkan dengan data mentah.

Sistem basis data adalah merupakan suatu kumpulan data-data yang berhubungan secara logisdan deskripsi dari data-data tersebut serta dirancang untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi.Artinya basis data merupakan penyimpanan data yang tunggal dan besar yang dapat digunakan secara simultan oleh banyak bagian departemen dan pemakai (user).Di dalam basis data semua item diintegrasikan dengan jumlah duplikasi data yang minimum.Basis data tidak lagi dimiliki oleh suatu departemen, melainkan resource perusahaan yang dapat dishare.Basis data tidak hanya mengandung data operasional organisasi, tetapi juga deskripsi dari data tersebut. Untuk itu, sebuah basis data juga mendefinisikan integrasi record dari basis data itu sendiri (selfdescribing of integrated record). Deskripsi dari data dikenal sebagai sistem catalog (data dictionary-meta data). Deskripsi ini menciptakan kebebasan dari program aplikasi (program data independence).

Database atau basis data adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam komputer dan dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak (program aplikasi/software) untuk menghasilkan informasi. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur, dan juga batasan-batasan data yang akan disimpan. Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam sistem informasi dimana basis data merupakan gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut. Basis data menjadi penting karena dapat menghindari duplikasi data, hubungan antar data yang tidak jelas, organisasi data, dan juga update yang rumit.

Proses memasukkan dan mengambil data ke dan dari media penyimpanan data memerlukan perangkat lunak yang disebut dengan sistem manajemen basis data (database management system | DBMS). DBMS merupakan sistem perangkat lunak yang memungkinkan user untuk memelihara, mengontrol, dan mengakses data secara praktis dan efisien. Dengan kata lain semua akses ke basis data akan ditangani oleh DBMS. Ada beberapa fungsi yang harus ditangani DBMS yaitu mengolah pendefinisian data, dapat menangani permintaan pemakai untuk mengakses data, memeriksa sekuriti dan integriti data yang didefinisikan oleh DBA (Database Administrator), menangani kegagalan dalam pengaksesan data yang disebabkan oleh kerusakan sistem maupun disk, dan menangani unjuk kerja semua fungsi secara efisien.Tujuan utama dari DBMS adalah untuk memberikan tinjauan abstrak data kepada user (pengguna).Jadi sistem menyembunyikan informasi tentang bagaimana data disimpan, dipelihara, dan tetap dapat diambil (akses) secara efisien.Pertimbangan efisien di sini adalah bagaimana merancang struktur data yang kompleks tetapi masih tetap bisa digunakan oleh pengguna awam tanpa mengetahui kompleksitas strukturnya.

KONTRUKSI SISTEM BASIS DATA KEDIKLATAN

Berdasarkan uraian dari pendahuluan dan kajian teoritis diatas, terlihat bahwa untuk membangun sinergitas data kediklatanBadan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitungmemerlukan komitmen untuk bersama-sama membangun basis data. Basis data yang dimaksud memerlukan infrastruktur seperti yang diuraikan dibawah ini :

Jaringan komputer dan internet sudah berjalan stabil di lingkungan Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Infrastruktur jaringan ini sudah memadai untuk kebutuhan pengiriman data secara online melalui website. Untuk intranet, dapat dilakukan sinergitas antara bidang-bidang yang menangani pendidikan dan pelatihan dengan cara melalui media intranet mengirimkan data ke server Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.

Komputer Server (Komputer Induk)

Saat ini tidak tersedia server yang dimaksud.Untuk membangun basis data membutuhkan server yang digunakan untuk mengolah, menyimpan dan mendistribusikan data kediklatan dimaksud ke stakeholder. Untuk itu, dibutuhkan kebijakan untuk pengadaan server pada tahun yang akan datang.

Aplikasi Database

Untuk membangun basis data kediklatan dimaksud perlu untuk membuat aplikasi database terintegrasi dengan dukungan dari jaringan komputer

Security

Basis data (database) dimaksud perlu dilengkapi dengan keamanan data (security) untuk memastikan bahwa data tersebut terlindungi baik dari virus, whorm, trojan dan jenis hacker lainnya.

Administrator (Admin)

Untuk operator database ini tidak harus PNS yang mempunyai dasar keilmuan komputer, tetapi bisa PNS yang mempunyai kemampuan dasar komputer kemudian di latih (training) untuk administratornya.

Setelah penyediaan infrastruktur diatas, maka tindak lanjutnya adalah mengumpulkan data kediklatan olehBadan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Data dimaksud harus selalu di updatesecara berkelanjutan. Dan berdasarkan basis data tersebutlah kegiatan pendidikan dan pelatihan dapat dilaksanakan secara lebih berkualitas.Semua ini hanya dapat terlaksana apabila ada komitmen yang kuat dari segenap stakeholder Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung sebagai instansi pembina kediklatan. Disamping itu, dengan adanya basis data kediklatan ini maka akan meningkatkan aspek kualitas sehingga Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dapat dijadikan Best Practice bagi Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah dari Provinsi lain dalam hal mengelola data kediklatan terintegrasi.

Penulis: 
Herru Hardiyansah, S.Kom - Prakom Muda pada BKPSDMD
Sumber: 
BKPSDMD