Perencanaan Strategi Sistem Informasi

Ada tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi kerja  dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola  informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan  informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan  keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis (Ward and Peppard, 2002).

Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat  penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992). Permasalahan di dalam penerapan SI/TI pada suatu organisasi dapat dikatakan sebagai paradoks produktivitas (Roach, 1994). Dimana didalam penerapan SI/TI sudah diimplementasikan secara baik, namun dari sisi lain seperti halnya keamanan, sumber daya  manusia, transparansi, dan lain-lain bersifat  sebaliknya

  1. Apakah proyek TI selalu berhasil?
  2. Berapa banyak yang berhasil?
  3. Apa yang akan terjadi?

Tidak ada perencanaan strategis SI/TIyang baik

Perencanaan strategi sistem ini akan memberikan gambaran bagaimana cara pendekatan untuk melakukan perencanaan sistem informasi teknologi informasi secara strategis dalam perusahaan. Perencanaan strategis sangat penting dilihat dari berbagai aspek, antara lain:

  1. Strategi Bisnis,
  2. Perkembangan Teknis Global,
  3. Kebutuhan Aplikasi dan Infrastruktur,
  4. Sumber Daya Manusia, Keuangan  dan lain-lain.

Semua elemen-elemen diatas perlu dijadikan satu sehingga rencana akhir (TI Plan) merupakan suatu rencana yang menyeluruh dan didukung perusahaan secara utuh. Dalam mencapai rencana strategis yang lengkap dan efisien, seorang perencana perlu mengetahui pendekatan-pendekatan metodologis (proven method). Perencanaan strategis (strategic plan) harus bisa memberikan jalur migrasi (migration path) yang bisa mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada, mengeksploitasi kekuatan dan memunculkan kebutuhan-kebutuhan baru

Sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi.

  1. Memperbaiki efisiensi kerja  dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola  informasi.
  2. Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan.
  3. Memperbaiki daya saing atau meningkatkan  keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis

Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992).

Permasalahan Penerapan IS/IT

  1. Paradoks Produktifitas
  2. Investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi

Mengapa Paradoks Produktifitas Terjadi

1. Analisis dan representasi data tidak menunjukkan terjadinya peningkatan produktivitas

Input pemakaian TI dalam perusahaan bersifat sistemik yaitu menyebar keseluruh proses ini dan aktivitas penunjang yang ada, sehingga sulit menentukan proporsi nilai investasi.

2. Tingginya Alokasi IT

Kurang adil jika investasi dalam TI hanya dibebankan pada sebuah proses atau sub sistem, sementara kontribusi manfaat yang ada di dirasakan diberbagai proses yang lain diperusahaan

3. Ada kerugian yang muncul di area kerja lainnya

Penggunaan sebuah aplikasi di satu departemen / divisi berhasil meningkatkan produktivitas karyawan yang ada di dalamnya Karena produktivitas meningkat, perusahaan dapat mengurangi jumlah karyawan pada departemen divisi terkait dan memindahkan ke divisi lain

Permasalahan lain dalam penerapan SI/TI adalah investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi (Ward and Peppard, 2002). Pimpinan perusahaan sering dihadapkan pada kenyataan bahwa belanja modal (capital expenditure) untuk SI/TI tidak membuahkan hasil hingga nilai tertentu sesuai dengan besarnya investasi yang telah dilakukan. Perusahaan menggunakan SI/TI untuk pengelolaan akuntansi dan keuangan, operasional pemasaran, layanan pelanggan, koordinasi antar kantor cabang, perencanaan produksi, pengendalian persediaan, mengurangi lead time, melancarkan distribusi dan lain sebagainya. Namun tidak jelas apakah penggunaan SI/TI semacam ini sudah secara nyata menghasilkan output yang lebih banyak (Robert Solow dalam McCarty, 2001).

STRATEGI SI DAN STRATEGI TI

Bila kita mengharapkan agar penerapan TI optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Earl membedakan antara strategi SI dan TI (Earl, 1997).

  • Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa ?”.
  • Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”.

Sebagai contoh suatu organisasi menerapkan Executive Information System pada bidang pemasaran hal ini mempengaruhi aliran informasi vertikal dalam perusahaan.

Pihak manajemen atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap manajemen menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan divisi yang berbeda. Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan strategi bisnis terlihat pada gambar dibawah ini

PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI

Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).

Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama : Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant & Hsu, 1995).

Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).

Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama : Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant & Hsu, 1995).

Pendekatan metodologi versi Ward and Peppard ini dimulai dari kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis.

Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari:

  1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi.
  2. Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing perusahaan.
  3. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.
  4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok.

Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari:

  1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi.
  2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI.
  3. Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.

Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada metodologi ini, mencakup analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value Chain, metode Critical Succes Factors, metode Balanced Scorecard, dan McFarlan’s Strategic Grid.

Tujuan utama perencanaan strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer

Untuk perencanaan strategi informasi  dapat dilihat dari dua sisi yaitu:

  1. Data, arah tinjauan strategisnya adalah terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh enterprise.
  2. Aktivitas, arah tinjauan strategisnya adalah dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja enterprise.,

Perencanaan Strategis Sistem Informasi (Strategic Information System Planning/SISP) digunakan untuk mendukung strategi bisnis organisasi agar mampu mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih cepat. Kemampuan tersebut terkait langsung dengan bagaimana organisasi memilih strategi, aplikasi dan kebijakan organisasi yang tepat dengan berfokus pada Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI).

Perencanaan Strategis SI/TI yang tepat, akan membantu organisasi dalam mengembangkan kompetensi intinya untuk mampu bersaing dengan kompetitor-kompetitor lain.

Manfaat Proses Perencanaan

Yang umum dicapai dalam proses perencanaan adalah:

  1. Penyelarasan SI/TI dengan bisnis
  2. Competitive advantage melalui SI/TI, dengan mengeksploitasi oportuniti dan melawan ancaman dari faktor eksternal dengan menggunakan kekuatan organisasi
  3. membangun pondasi yang rasional dan fleksibel untuk ke depannya
  4. membaiknya anggaran dan penggunaan sumber daya dan kemampuan untuk mengembangkan kasus cost/ benefit untuk jangka panjang atau pembangunan infrastruktur.

Sasaran Information Strategic Planning

Sasaran Keseluruhan Information Strategic Planning (ISP) menurut Roger dalam Rekayasa Perangkat Lunak:

1. Menentukan sasaran dan tujuan bisnis strategis.

2. Mengisolasi faktor sukses kritis yang memungkinkan bisnis mencapai tujuan dan sasaran tersebut. Critical Success Factors (CSF) dapat dihubungkan dengan sasaran/tujuan individual. Misal  bentuk CSF (Critical Success Factors)   pada  SI Rumah Sakit : 

  1. Motivasi   dan pelatihan   pekerja atau pegawai
  2. Mesin-mesin komputer dengan reabilitas tinggi,
  3. Rencana pelayanan untuk menyakinkan pasien agar yakin untuk berobat.
  4. Mempertimbangkan kemungkinan pengembangan sebagai pengaruh dari peningkatan kebutuhan bisnis

3. Menganalisis pengaruh teknologi dan otomasi terhadap tujuan dan sasaran. Dengan menekankan pada pertanyaan :

a. Seberapa kritiskah teknologi digunakan untuk mencapai sasaran bisnis?

b. Bagaimanakah teknologi dapat mengubah cara bisnis dilakukan ?

c. Bagaimana bisnis harus menyesuaikan atau memperluas sasaran atau tujuan untuk mengakomodasi teknologi ?

4. Menganalisis informasi yang ada untuk menentukan perannya dalam pencapaian sasaran dan tujuan

Faktor Keberhasilan Information Strategic Planning

Faktor yang bisa dianggap penting untuk kesuksesannya:

  1. Menggunakan orang yang terbaik dari bisnis, fungsi SI dan penasihat eksternal -mereka memberikan pengetahuan tak ternilai mengenai industri dan bisnis, hubungannya dengan SI/TI.
  2. Mendapatkan antusiasme, komitmen dan keterlibatan manjamen tingkat atas
  3. Mendapatkan pemahaman mendalam atas bisnis internal dan eksternal dan lingkungan SI/TI
  4. Menetapkan tujuan yang konsisten dengan pengalman dan kedewasaan
  5. Meyakinkan bahwa bisnis meyakini rekomendasinya sendiri
Penulis: 
Herru Hardiyansah, S.Kom. - Prakom Muda BKPSDMD
Sumber: 
BKPSDMD

Artikel

04/07/2017 | Herru Hardiyansah, S.Kom - Prakom Muda pada BKPSDMD
18/12/2017 | Wawan Setiawan, S.Si - Pranata Komputer Muda BKPSDMD
18/07/2017 | Abdul Sani, S.Pd.I - Widyaiswara Muda pada BKPSDMD Babel
20/12/2016 | Fitri Novera Damarwati, SH - Kasubbid Disiplin & Kedudukan H