Peran Mentor Terhadap Proyek Perubahan Peserta Diklat Kepemimpinan TK. IV

ABSTRAK

Proyek perubahan adalah salah satu output peserta diklat berisi konsep perubahan/inovasi dari peserta diklat yang akan diimplementasikan setelah peserta kembali ke instansinya masing-masing sesuai dengan Mailstone jangka engah dan jangka panjang yang telah ditetapkan.

Mentor adalah orang yang ditunjuk  dari Instansinya melalui surat Keputusan untuk mendampingi peserta diklat dalam proses    merancang proyek perubahan secara bersama-sama  hingga selesai. Peran mentor adalah bertindak sebagai pelaku perubahan, suri tauladan,penasehat, pemberi dukungan, perintis dan pelindung.Ketidahpahaman akan tugas sebagai mentor menyebabkan tidak optimalnya gagasan ide serta proses merancang proyek perubahan dan implementasi dari  rancangan proyek perubahan tersebut.

penulis terinspirasi  mengemukakan tulisan ini hasil  dari pengamatan di suatu daerah menemukan adanya  ketidakpahaman tugas  mentor terhadap proyek perubahan  yang akan dan  telah dibuat peserta /mentee dan pada saat seminar proyek perubahan   tidak hadirnya mentor  dengan alasan yang tidak jelas.

Permasalahan terjadi tidak hanya pada Coaching, tapi juga terjadi pada Mentoring dan Konseling. Terutama permasalahan kesalahan persepsi peran dan fungsi  coaching ,mentoring dan konseling yang tidak berjalan sebagaimana mestinya, dimana harapan ditumpukan pada widyaiswara selaku coaching, tumpang tindih peran dan fungsi mentoring, coaching dan konseling, bahkan adakala tidak terlaksana sama sekali .

Kata kunci: Pembimbing, penasehat, pendukung,pelindung

I. Pendahuluan

Berdasarkan pengalaman/ observasi penulis terinspirasi untuk mengemukakan tulisan ini karena masih adanya pemahaman yang keliru tentang peranan mentor  dalam proses  Proyek Perubahan peserta diklat  dalam hal ini  diklat PIM IV, penulis menemukan adanya  ketidakpahaman mentor terhadap proses proyek perubahan  yang  dibuat peserta /mentee dan  pada saat seminar proyek perubahan, tidak hadirnya mentor pada saat seminar dengan alasan yang tidak jelas.

Permasalahan terjadi tidak hanya pada Coaching, tapi juga terjadi pada Mentoring dan Konseling terutama permasalahan terhadap  persepsi peran dan fungsi mentoring dan konseling yang tidak berjalan sebagaimana mestinya, dimana harapan ditumpukan pada widyaiswara selaku coaching, tumpang tindih peran dan fungsi mentoring, coaching dan konseling, bahkan adakala tidak terlaksana sama sekali , dikemukakan olehAchmad faisal, s.psi dalam Peran dan fungsi mentoring, konseling, coaching  pada diklat kepemimpinan.

Proyek perubahan adalah salah satu output peserta diklat PIM IV, merupakan perwujudan ide/gagasan, konsep   perubahan/produk pembelajaran  individual  yang menjadi salah satu indikator hasil pencapaian hasil diklat

Proyek perubahan  tersebut harus direalisasikan setelah peserta diklat kembali keInstansinya masing-masing sesuai mailstone yang telah ditetapkan. Hal ini sesuai Surat Edaran Lembaga Administrasi Negara Nomor : 108/K.1/HKM.02.03 tanggal 7 Agustus 2017 tentang Penyataan Komitmen Mengimplementasikan Proyek Perubahan Pasca Diklat.

Proyek perubahan adalah kumpulan ide/gagasan yang harus dikawal/ diimplemnetasikan sehingga menjadi inovasi.Dalam era global yang dinamis pemerintah Indonesia dituntut untuk mampu mengembangkan diri dan meningkatkan daya saing. Pemerintah Indonesia harus mempersiapkan segala sesuatunya agar dapat berkompetisi dengan negara–negara lain, salah satu faktor penting dalam peningkatan daya saing adalah kualitas pengembangan kompetensi pejabat instansi pemerintah melalui pendidikan dan pelatihan Kepemimpinan (Diklatpim). 

Kompetensi yang akan dibangun pada Diklatpim Tingkat IV adalah kompetensi kepemimpinan operasional  yaitu kemampuan membuat perencanaan kegiatan instansi dan memimpin keberhasilan implementasi pelaksanaan kegiatan tersebut, yang diindikasikan dengan kemampuan:

1.Membangun karakter dan sikap perilaku integritas sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kemampuan untuk menjunjung tinggi etika publik, taat pada  nilai-nilai, norma, moralitas dan tanggung jawab dalam memimpin unit instansinya;

2.Membuat perencanaan pelaksanaan kegiatan instansi;

3.Melakukan kolaborasi secara internal dan eksternal dalam mengelola tugas-tugas;

4.Melakukan inovasi sesuai bidang tugasnya guna mewujudkan pelaksanaan kegiatan yang lebih efektif dan efisien;

5.Mengoptimalkan seluruh potensi sumberdaya internal dan eksternal organisasi dalam implementasi kegiatan instansinya.

Kurikulum Diklat Kepemimpinan Tingkat IV memuat kegiatan yang dapat dibagi menjadi 5 (lima) tahapan yaitu:

A.Tahap I (On campus);

Pada tahap ini merupakan tahapan pembelajaran konsepsi Diklat Pola baru, yaitu membahas tentang pendalaman dan penghayatan Penguasaan Diri (Self Mastery), Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi (Diagnostic Reading) dan Pengenalan Proyek Perubahan.

Pembelajaran tahap I (satu) diarahkan pada pendalaman penguasaan diri dan bagaimana mengaplikasikannya pada penyusunan gagasan proyek perubahan yang merupakan inovasi atau terobosan perencanaan kegiatan organisasi guna menjawab tantangan dan masalah organisasi yang sedang dihadapi.

B.Tahap II, Taking ownership (Breakthrough I).

Tahap ini mengarahkan peserta untuk membangun organizational learning atau kesadaran dan pembelajaran bersama akan pentingnya membuat terobosan kegiatan organisasi yang bermasalah. Peserta diarahkan untuk mengkomunikasikan permasalahan dan tantangan organisasi tersebut kepada stakeholder dan atasan/mentornya untuk mendapatkan persetujuan atas inovasinya melalui Gagasan Proyek Perubahan. Pada tahap ini, peserta juga diminta mengumpulkan data yang relevan dengan area dan perencanaan kegiatan untuk memasuki tahap pembelajaran selanjutnya.

C.Tahap III, Merancang Proyek Perubahan dan Membangun Tim.

Pada Tahap ini pembelajaran membekali peserta dengan pengetahuan membuat rancangan proyek perubahan yang komprehensif berdasarkan gagasan terobosan inovasi yang telah disetujui oleh mentor atau atasan langsungnya. Disamping itu peserta juga dibekali dengan kemampuan mengidentifikasi stakeholder yang terkait, dibekali dengan berbagai teknik membangun tim yang efektif untuk mewujudkan perubahan tersebut.

Tahap ini diakhiri dengan penyajian Rancangan Proyek Perubahan pada seminar I untuk mengkomunikasikan proyeknya dihadapan stakeholder strategis yang mencakup narasumber, mentor dan coach guna mendapat masukan dan dukungan. Selanjutnya hasil seminar I, dijadikan sebagai dasar dalam pelaksanaan/implementasi kepemimpinan saat laboratorium kepemimpinan di tempat organisasinya.

D.Tahap IV, Laboratorium Kepemimpinan (Breakthrough II);

Tahap ini mengarahkan peserta untuk menerapkan dan menguji kapasitas kepemimpinannya terutama kapasitas kepemimpinan operasional dalam melaksanakan proyek perubahan. Pada tahap ini, peserta kembali ketempat kerjanya selama kurang lebih 2 (dua) bulan untuk memimpin implementasi Proyek Perubahan yang telah dibuatnya. Pada masa akhir Breakthrough II ini, peserta diwajibkan membuat laporan hasil pelaksanaan proyek perubahan sebagai dasar untuk membuat bahan presentasi seminar Laboratorium Kepemimpinan.

E.Tahap V, Evaluasi;

Tahap pembelajaran ini merupakan tahap berbagi pengetahunan dan pengalaman dalam memimpin implementasi Proyek Perubahan Organisasi. Merancang Proyek Perubahan merupakan rangkaian kegiatan pembelajaran yang ingin membentuk peserta menjadi pemimpin yang transformatip sebagai agen perubahan diinstansinya. Pemimpin yang transformatip yang dimaksud adalah pemimpin yang visioner yang mempunyai kemampuan membuat terobosan inovasi pada organisasinya serta mampu memimpin penerapkan terobosan inovasi tersebut guna meningkatkan kinerja organisasi.

Untuk memperoleh hasil yang maksimal dan berkualitas, dalam  proses merancang Proyek Perubahan didampingi  seorang  mentor yang  ditugaskan dari instansi peserta/pengutus untuk mendampingi peserta serta memberikan dukungan dan bantuan selama peserta melaksanakan proyek perubahan.

II. Tinjauan Pustaka

Bagaimana  peran  mentor  dalam diklat PIM IV ?

Mentor adalah :

Peserta diklat diarahkan untuk mengkomunikasikan permasalahan dan tantangan organisasi tersebut kepada stakeholder dan atasan/mentornya untuk mendapatkan persetujuan atas inovasinya melalui Gagasan Proyek Perubahan. Pada tahap ini, peserta juga diminta mengumpulkan data yang relevan dengan area dan perencanaan kegiatan untuk memasuki tahap pembelajaran selanjutnya yaitu membuat kesepakatan area perubahan/lembar komitmen

Peranan mentor, coach, dan peserta selama masa breakthrough II. Mentor ikut bertanggung jawab kelancaran pelaksanaan dan keberhasilan proyek perubahan sampai selesai. Oleh sebab itu mentor harus memberi dukungan, membimbing dan membantu mengatasi masalah kepada peserta selama masa pelaksanaan termasuk masa breakthrough II. Kalau diperlukan mentor dapat berkomunikasi dengan coach selama melaksanakan bimbingan.

Peran mentor dalam proses  organisasi adalah :

Marilyn Atkinson pendidri Erikson Coaching International menjelaskan bahwa perlu memahami perbedaan  coaching dan mentoring, Mentor adalah seorang ahli yang memberikan hal-hak bijak dan membimbing berdasarkan pengalaman sendiri, mentor dapat menasehati, melakukan konseling sedangkan  coaching-proses coaching  tidak termasuk menasehati atau konseling dan berfokus pada kemampuan individu atau kelompok dalam menetapkan dan mencapai tujuan mereka sendiri.

Selaras dengan  pernyataan tersebut.The Chartered Institute Of Personal and Development (CIPD) dalam mengelaborasi  perbedaan antara coaching dan mentoring sebagai berikut :

Perbedaan  Coaching dan Mentoring

Mentoring

Coaching

1.Hubungan yang berkelanjutan yang dapat bertahan untuk jangka waktu yang panjang

Hubungan umumnya memiliki jangka waktu

2..Bisa lebih informal dan pertemuan dapat berlangsung sewaktu-waktu sesuai kebutuhan atau pada saat mentee membutuhkan beberapa saran, bimbingan atau dukungan

Umumnya lebih terstruktur dan pertemuan dijadwalkan secara teratur

3.Lebih jangka panjang dan mengambil pandangan yang lebih luas dari seseorang

Lebih jangka pendek (kadang-kadang  waktu dibatasi) dan terfokus pada daerah pengembangan /isu-isu spesifik

4.Mentor biasanya lebih berpengalaman dan berklualitas dari Mentee.seringkali orang senior dalam organisasi yang dapat menyampaikan pengetahuan, pengalaman dan membuka pintu untuk dapat menjangkau diluar peluang

Coaching umumnya dilakukan tidak atas dasar bahwa coach perlu memiliki pengalaman langsung yang berhubungan dengan pekerjaan formal klien , kecuali coaching yang spesifik  dan ketrampilan yang berfokus.

5.Fokus pada karir dan pengembangan pribadi

Fokus umumnya pada pengembangan/ masalah ditempat kerja

6.Agenda diatur oleh Mentee,  dan mentor memberikan dukungan dan bimbingan untuk mempersiapkan mereka untuk peran dimasa depan.

Agenda difokuskan pada pencapaian, tujuan langsung tertentu

7.Mentoring lebih berhubungan dengan pengembangan profesional Mentee

Coaching lebih berhungan dengan pengembangan/masalah tertentu

Mentoring adalah kompetensi yang diperlukan adalah menyimak, mengelola perbedaan, menetapkan tujuan dan membangun hubungan.Peran mentor dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu peran primer bertindak seperti/sebagai pelaku perubahan, suri tauladan, pendengar dan penanya  yang baik sedangkan peran sekunder adalah pemberi bantuan, penasehat, pemberi dukungan,perintis dan pelindung.

Adapun tanggung jawab mentor adalah mengarahkan secara langsung, memberikan umpan balik, baik yang bersipat korektif maupun yang mendukung proyek perubahan tersebut,

III. Kesimpulan

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa apabila mentor memahami peranya maka proses penyusunan Proyek Perubahan hingga  seminar Proyek Perubahan akan berjalan berlajan sebagaimansa masetinya, Mentor/atasan langsung  sangat berperan   terhadap terlaksananya proses  Proyek Perubahan Peserta diklat PIM IV  serta mengawal Implementasinya setelah peserta kembali ke Instansi masing-masing sesuai dengan Mailsetone jangka menengah dan panjang  yang telah ditetapkan sehingga menjadi sebuah inovasi.

Referensi :

Winardi, S.E. 2005. “Manajemen perubahan (Management of Change)

Perka LAN  No.20 tahun 2015 tentang Pedoman Penyelenggarakan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV

Modul diklat Coaching dan Mentoring,2016 LAN, Bandung

Surat Edaran Lembaga Administrasi Negara  Nomor :108/K.1/HKM.02.03  tanggal 7 Agustus 2017 tentang Penyataan Komitmen Mengimplementasikan Proyek Perubahan Pasca Diklat.

http://www.Brefiggroup.co.uk/coaching-coaching- and mentoring,

http://bandiklat.babelprov.go.id/2016/12/22/peran-dan-fungsi-mentoring-k... Peran dan fungsi mentoring, konseling, coaching  pada diklat kepemimpinan,oleh achmad faisal, s.psi) diakses tanggal 4 Desember 2017

https://www.kanreg12bkn.id/home/peran-strategis-mentor-dan-coach-dalam-pelaksanaan-diklat-pola-baru/3/,diakses tgl 4 Desember 2017

 

The Role of Mentors on Participant Change Projects in Leadership Training Level IV

ABSTRACT

The change project is one of the training participants' outputs containing the concept of change / innovation that will be implemented in their respective institutions in accordance with the established medium and long term Mailstone.

The mentor is the person appointed from his institution through a decree to assist the trainees in the process of designing the project changes together until it is completed. The role of the mentor is acting as the agent of change, role model, advisor, support provider, pioneer and protector. Understanding of the task as a mentor causes not optimal idea ideas and the process of designing project changes and implementation of the project design changes.

Inspired authors suggested this paper the results of observations in an area found that there was a lack of understanding of the mentor's assignment to the change project that the participant / mentee had made and at the time of the seminar, the change in the mentor was not present for unclear reasons.

Problems occur not only in Coaching, but also in Mentoring and Counseling. Especially the problem of misperception of the role and function of coaching, mentoring and counseling that did not work properly, Harapan was built on widyaiswara as coaching, overlapping roles and functions of mentoring, coaching and counseling, even when it was not implemented at all.

Keywords: Supervisor, advisor, supporter, protector

I. Introduction

Based on experience / observation, the author was inspired to present this article because there is still a false understanding of the role of the mentor in the preparation of the Change Project by leadership training participants Level IV. the absence of a mentor at the seminar for unclear reasons.

Problems occur not only in Coaching, but also in Mentoring and Counseling, especially problems with perceptions of the role and function of mentoring and counseling that are not working properly, where expectations are accumulated at the lecturer as coaching, overlapping roles and functions of mentoring, coaching and counseling, even sometimes not done at all, stated by Achmad Faisal, S.Psi in the role and function of mentoring, counseling, coaching on leadership training.

Project changes are one of the outputs of the trainees, which are the embodiment of ideas, the concept of change or individual learning products which are one of the indicators of the achievement of training results

The change project must be realized after the trainees return to their respective institutions according to the specified mailstone. This is in accordance with Circular of the State Administration Institute Number: 108 / K.1 / HKM.02.03 dated August 7, 2017 concerning Statement of Commitment to Implement Post-Training Change Projects.

The change project is a collection of ideas / ideas that must be escorted / implemented so that they become innovations. In the dynamic global era, the Indonesian government is required to be able to develop themselves and improve competitiveness. The Indonesian government must prepare everything in order to compete with other countries, one of the important factors in increasing competitiveness is the quality of competency development of government agency officials through leadership education and training.

Competencies to be built on Leadership Training Level IV are operational leadership competencies, namely the ability to plan agency activities and lead the successful implementation of these activities, which is indicated by the ability to:

  1. Building the character and attitude of integrity behavior in accordance with the laws and regulations and the ability to uphold public ethics, adhere to the values, norms, morality and responsibility in leading the institutional unit;
  2. Make plans for implementing agency activities;
  3. Collaborate internally and externally in managing tasks;
  4. Making innovations according to their field of duty in order to realize more effective and efficient activities;
  5. Optimizing all potential internal and external resources of the organization in implementing its institutional activities.

The Leadership Training Level IV curriculum contains activities that can be divided into 5 (five) stages namely:

A. Stage I (On campus);

At this stage is the learning stage of the new Pattern Training concept, which is to discuss the deepening and appreciation of Self Mastery, Diagnosis of Organizational Change Needs and Introduction to Change Projects.

Stage I learning (one) is directed at deepening self-mastery and how to apply it to the preparation of change project ideas which are innovations or breakthrough planning of organizational activities to answer the challenges and problems of the organization at hand.

B. Stage II, Taking ownership (Breakthrough I).

This stage directs participants to build organizational learning or awareness and shared learning on the importance of making breakthrough organizational problems. Participants are directed to communicate the problems and challenges of the organization to stakeholders and their superiors / mentors to get approval for their innovations through the Project Change Ideas. At this stage, participants are also asked to collect data that is relevant to the area and planning activities to enter the next learning phase.

C. Stage III, Designing Change Projects and Building Teams.

At this stage learning provides participants with knowledge to design comprehensive change projects based on innovative breakthrough ideas that have been approved by the mentor or his immediate supervisor. In addition, participants were also equipped with the ability to identify related stakeholders, provided with various effective team building techniques to realize these changes.

This stage ends with the presentation of the Amendment Project Design at the seminar I to communicate the project to strategic stakeholders including resource persons, mentors and coaches for input and support. Furthermore, the results of the seminar I were used as the basis for implementing / implementing leadership when the leadership laboratory was in place of the organization.

D. Stage IV, Laboratory of Leadership (Breakthrough II);

This stage directs participants to apply and test their leadership capacity, especially operational leadership capacity in implementing change projects. At this stage, participants return to their work place for approximately 2 (two) months to lead the implementation of the Change Project they have made. At the end of Breakthrough II, participants were required to make a report on the results of the change project as a basis for making seminar presentation material at the Leadership Laboratory.

E. Stage V, Evaluation

Tahap pembelajaran ini merupakan tahap berbagi pengetahunan dan Experience in leading the implementation of the Organizational Change Project. Designing a Change Project is a series of learning activities that want to form participants as transformative leaders as agents of change in their institutions. The transformative leader in question is a visionary leader who has the ability to make breakthrough innovations in his organization and is able to lead the implementation of these innovative breakthroughs to improve organizational performance.

To obtain maximum and quality results, in the process of designing a Change Project accompanied by a mentor assigned from the participant agency / sender to assist the participants and provide support and assistance as long as participants implement the change project.

II. Tinjauan Pustaka

What is the role of a mentor in Leadership Training Level IV?

Mentors are:

The training participants are directed to communicate the problems and challenges of the organization to stakeholders and their supervisors / mentors to get approval for their innovations through the Project Change Ideas. At this stage, participants are asked to collect data that is relevant to the area and planning activities to enter the next stage of learning, namely making an agreement on the area of ​​change / commitment sheet

The role of mentors, coaches and participants during the breakthrough II. Mentors are also responsible for the smooth implementation and success of the change project to completion. Therefore the mentor must provide support, guide and help overcome problems to participants during the implementation period including the breakthrough II. If needed, the mentor can communicate with the coach while carrying out the guidance.

The role of the mentor in organizational processes is:

According to Marilyn Atkinson, founder of Erikson Coaching International explained that it is necessary to understand the differences in coaching and mentoring, Mentors are experts who provide wise and guiding rights based on their own experience, mentors can advise, counseling while coaching-coaching process does not include advising or counseling and focusing on the ability of individuals or groups to set and achieve their own goals.

In line with the statement. The Chartered Institute of Personal and Development (CIPD) elaborates on the differences between coaching and mentoring as follows:

Differences in Coaching and Mentoring

Mentoring

Coaching

  1. Sustainable relationships that can last for a long period of time

Relationships generally have a period of time

  1. It can be more informal and meetings can take place at any time as needed or when the mentee needs some advice, guidance or support

Generally more structured and meetings are scheduled regularly

  1. More long-term and take a broader view of someone

More short term (sometimes time constrained) and focused on development areas / specific issues

  1. Mentors are usually more experienced and qualified than Mentees. Often senior people in organizations can convey knowledge, experience and open the door to reach beyond opportunities

Coaching is generally done not on the basis that the coach needs to have direct experience related to the client's formal work, except specific coaching and focusing skills.

  1. Focus on career and personal development

The focus is generally on development / workplace problems

  1. The agenda is arranged by the Mentee, and the mentor provides support and guidance to prepare them for future roles

The agenda is focused on achieving, certain direct goals

  1. Mentoring is more related to Mentee professional development

Coaching is more related to certain development / problems

     

Mentoring is competence. What is needed is listening, managing differences, setting goals and building relationships. The role of the mentor is divided into 2 (two) parts, namely the primary role acts as / as the perpetrator of change, good example, listener and questioner while the secondary role is the aid provider, advisor, supporter, pioneer and protector.

The mentor's responsibility is to direct, provide feedback, both corrective and supporting the change project,

III. Conclusion

From the description above, it can be concluded that if the mentor understands its role, the Change Project preparation process until the Change Project seminar will proceed as a dance, the Mentor / direct supervisor plays a major role in the implementation of the Project Leadership IV Participant training process and oversees its implementation after the participants return to their respective Institutions each in accordance with the established medium and long term Mailsetone so that it becomes an innovation.

Penulis: 
Saudahwati, SE., MM. - WI Madya BKPSDMD
Sumber: 
BKPSDMD