Penggunaan Teknologi Informasi Dalam Mendukung Kinerja ASN Di Masa Pandemi COVID-19

Corona Virus Disease 2019 (Covid 19) hampir melanda seluruh negara di berbagai belahan dunia. Virus ini pertama kali ditemukan di Negara China, tepatnya di Kota Wuhan Provinsi Hubei tahun 2019. 11 Februari 2020 lalu, WHO mengumumkan virus baru tersebut sebagai Covid-19 dan menetapkannya sebagai pandemi karena seluruh warga dunia berpotensi terinfeksi. Dengan ditetapkannya status pandemi tersebut, WHO juga mengkonfirmasi bahwa COVID-19 merupakan darurat internasional. Artinya, setiap rumah sakit dan klinik di seluruh dunia disarankan untuk dapat mempersiapkan diri menangani pasien penyakit tersebut meskipun belum ada pasien yang terdeteksi.

Melansir  Worldometers,  sampai dengan 12 Agustus 2020 terdapat peningkatan jumlah kasus positif Covid-19tertinggi di 10 negara di dunia yaitu sebagai berikut:

Negara Indonesia pun tak lepas dari penularan Covid-19. Kasus positif COVID-19 diIndonesiapertama kali dideteksi pada 2 Maret 2020, ketika dua orang yang berdomisili di Depok terkonfirmasi tertular dari seorang warga negara Jepang.  9 April 2020, pandemi sudah menyebar ke 34 provinsi. Beberapa provinsi dengan kondisi paling terpapar di antaranya adalah Provinsi DKI JakartaJawa Timur dan Sulawesi Selatan. Kondisi penularan Covid-19 di Indonesia pun terus meningkat dan hinggapada tanggal 15 Maret 2020, Presiden Joko Widodo menetapkan Covid-19 sebagai bencana nasional.

Dengan ditetapkannya Covid-19 sebagai bencana nasional, maka Pemerintah mengambil langkah-langkah pencegahan dan pemutusan mata rantai penularan Covid-19 antara lain dengan menerapkan Protokol Kesehatan seperti menjaga jarak (physical distancing), menggunakan masker, rajin mencuci tangan dan pembatasan aktivitas di luar rumah. Bahkan beberapa provinsi dengan jumlah  positif Covid-19 yang tinggi seperti Provinsi DKI Jakarta, Jawa Timur dan Jawa Barat, mengambil langkah preventif dengan mengajukan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) kepada Kementerian Kesehatan.

Pandemi Covid-19 tentu saja memberikan dampak yang besar di segala sektor baik sektor swasta maupun pemerintah. Berbagai aktivitas yang biasa dilakukan diluar rumah dibatasi. Bahkan sistem kerja Pegawai pun harus dilakukan dirumah yang dikenal dengan istilah Work From Home (WFH).Di sektor pemerintahan, Kementerian PAN RB selaku lembaga yang mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang pendayagunaan aparatur negara dan RB untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara segera menindaklanjuti dengan mengeluarkan Surat Edaran Nomor 19 Tahun 2020 tentang Penyesuaian Sistem Kerja Aparatur Sipil Negara dalam upaya pencegahan penyebaran Covid-19 di lingkungan Instansi Pemerintah. Hal ini dilakukan untuk mencegah dan meminimalisir penyebaran, serta mengurangi resiko Covid-19, untuk memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing Instansi Pemerintah dapat berjalan efektif untuk mencapai kinerja masing-masing unit organisasi pada instansi pemerintah serta memastikan pelaksanaan pelayanan publik di instansi Pemerintah dapat tetap berjalan efektif.

Sebagai tindak lanjut edaran dari Kementerian PAN RB, Provinsi Kepulauan Bangka Belitung mengeluarkan Surat Edaran Sekretaris Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Nomor 800/1102/VII tanggal 20 Maret 2020 tentang Pengaturan Jadwal Sistem Masuk Kerja bagi ASN Pejabat Tinggi Pratama/Administrator/Pengawas/Pelaksana dan PHL terhadap Penyelenggaraan Pemerintahaan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung Dalam Upaya Pencegahan Penyebaran Corona Virus Disease 2019 (Covid 19). Kemudian disusul dengan surat Badan Kepegawaian dan Pengembangan SDM Daerah Kepulauan BangkaBelitung Nomor800/825/BKPSDMD tanggal 26 Maret 2020 tentang Pemberitahuan tindak lanjut dari Edaran Sekretaris Daerah tersebut. Dalam surat pemberitahuan tersebut, bahwa setiap Perangkat Daerah mengatur jadwal dan menyesuaikan sistem masuk kerja dengan menugaskan 1 (satu) orang pejabat Administrator, 1 (satu) orang pejabat Pengawas dan 4 (empat) orang pelaksana atau disesuaikan dengan ruang lingkup jenis pelayanan, serta beban kerja masing-masing Perangkat Daerah (maksimal 30% dari jumlah pegawai di lingkungan Perangkat Daerah masing-masing, 70% bekerja di rumah dan dilakukan bergilir dalam setiap minggunya). Perubahan pola dan kondisi kerja, sarana dan prasarana kerja yang semula di kantor berubah menjadi pola bekerja dari rumah dan mengharuskan semua bentuk tugas dan tanggung jawab dijalankan secara profesional. Dengan pola bekerja dari rumah (Work From Home),  sangat dibutuhkan teknologi informasi yang memadai. Sehingga pelaksanaan tugas dan fungsi dapat terus berjalan. Salah satu teknologi yang mulai digunakan pada saat pandemi Covid 19 ini adalah menggunakan Video Conference. Video Conference adalah teknologi yang memungkinkan pengguna yang berada pada lokasi yang berbeda untuk mengadakan pertemuan tatap muka tanpa harus pindah ke satu lokasi bersama. Teknologi ini sangat nyaman serta praktis bagi para penggunanya. Video Conference memungkinkan untuk komunikasi 2 (dua) arah, menghemat waktu dan biaya serta aman bagi Pegawai Aparatur Sipil Negara dan dapat diikuti oleh ratusan peserta. Jenis Video Conference yang dapat digunakan oleh Pegawai Aparatur Sipil Negara bisa melalui Zoom Cloud, Google Meet, Skype, Web Seminar (Webinar) dan masih banyak lagi. Tentu saja untuk menggunakan informasi teknologi ini harus didukung  infrastruktur yang dibutuhkan seperti laptop dan internet. Pegawai yang mendapatkan shift bekerja dari rumah bisa melaksanakan koordinasi baik dengan atasannya maupun dengan instansi terkait menggunakan teknologi ini.Kepala Perangkat Daerah wajib melakukan pengawasan terhadap bawahannya, agar tugas dan fungsi tetap dijalankan sesuai dengan tanggung jawab masing-masing.

Memasuki awal Juni 2020, Sekretaris Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung mengeluarkan Surat Edaran Nomor 800/157/BKPSDMD/2020 tanggal 28 Mei 2020 tentang Pelaksanaan Kinerja Aparatur Sipil Negara di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Surat Edaran ini mempedomani Surat Edaran Kementerian PAN RB Nomor 58/2020 tentang Sistem Kerja Pegawai Aparatur Sipil Negara Dalam Tatanan Normal Baru. Pola baru ini dilaksanakan untuk menjaga keberlangsungan pelaksanaan tugas dan fungsi dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan publik serta mendukung produktivitas kerja, namun tetap memperhatikan kesehatan dan keselamatan pegawai ASN. Pegawai Aparatur Sipil Negara di lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung mulai aktif kembali bekerja di kantor mulai 2 Juni 2020 dengan memperhatikan protokol kesehatan yaitu rajin mencuci tangan, menjaga jarak dan setiap Pegawai Aparatur Sipil Negara harus menggunakan masker. Penerapan presensi menggunakan Finger Print mulai diberlakukan kembali dan Pegawai harus membuat Target Kinerja Bulanan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing dengan menggunakan Aplikasi E-Kinerja.

Dengan pemberlakuan masuk kerja Normal Baru ini dan tetap memprioritaskan keselamatan Pegawai Aparatur Sipil Negara, penggunaan tekonologi informasi  semakin meningkat dibandingkan pada saat pola bekerja dari rumah (Work From Home) mulai diterapkan. Kegiatan-kegiatan, Rapat atau pertemuan koordinasi dengan Pimpinan dan melibatkan berbagai sektor sertabanyak orang dengan tatap muka secara langsung diganti dengan penggunaan teknologi informasi melalui Video Conference.

Zoom meeting merupakan salah satu aplikasi yang sering digunakan untuk rapat/pertemuan koordinasi di antara Perangkat Daerah yang ada di Provinsi Kepulauan Bangka Belitung maupun koordinasi dengan Kementerian/Lembaga yang ada di pusat.

Selain Zoom Cloud Meeting, aplikasi yang sering digunakan oleh Pegawai Aparatur Sipil Negara di masa Normal Baru saat ini adalah Webinar. Webinar adalah suatu seminar, presentasi, pengajaran ataupun workshop yang dilakukan secara online, dapat diibaratkan pertemuan (meeting) tatap muka secara online yang disampaikan melalui media Internet yang dapat dihadiri oleh banyak orang yang berada di lokasi berbeda-beda. Kita hanya perlu siap (standbye) pada waktu yang telah ditetapkan dengan tetap terkoneksi dengan internet. Sebelumnya kita harus melakukan registrasi webinar yang akan diikuti dan harus mencatat link webinar. Link ini akan digunakan sebagai pintu masuk pada saat webinar berlangsung. Biasanya calon peserta akan mendapatkan email konfirmasi.Peserta juga bisa mendapatkan sertifikat yang dapat dicetak dengan mengunduh dari link webinar.Dengan mengikuti Webinar yang dilaksanakan oleh berbagai penyelenggara, Pegawai Aparatur Sipil Negara dapat mengupdate informasi dan menambah pengetahuan yang sesuai dengan tugas dan fungsinya tanpa terhalang oleh situasi pandemi Covid 19. Hal ini pun turut mendukung kebutuhan Pegawai Aparatur Sipil Negara akan pengembangan kompetensi sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 pasal 203 ayat 4.

Sebagai instansi yang memiliki tugas dan fungsi sebagai pengembangan SDM Pegawai Aparatur Sipil Negara khususnya di Provinsi  Kepulauan Bangka Belitung, Badan Kepegawaian dan Pengembangan SDM Daerah Kepulauan Bangka Belitungmemanfaatkan teknologi informasi dalam pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan I.  Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan I dilaksanakan dengan metode Distance Learning menggunakan Aplikasi Zoom Meeting. Kegiatan ini dibuka secara resmi oleh Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan SDM Daerah Kepulauan Bangka Belitung, Drs. H. Sahirman,M.Si tanggal 4 Agustus 2020. Beliau berharap agar pelaksanaan pelatihan kepemimpinan secara daring ini tidak mengurangi esensi dan tujuan pelatihan ini. Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan I diikuti oleh 40 (empat puluh) peserta sebanyak 797 Jam Pelajaran dan akan berlangsung sampai tanggal 22 November 2020.

Selain pelaksanaan Diklat secara daring, berbagai pelayanan Kepegawaian pun mulai dilakukan secara daring, seperti penerbitan Surat Izin Belajar, Pengajuan usulan Kartu Isteri (Karis) dan Kartu Suami (Karsu) dan pembuatan ID Card Pegawai.

Ternyata, penggunaan teknologi informasi di masa pandemi Covid 19 ini sangat membantu dan mendukung kinerja Pegawai ASN. Keselamatan Pegawai Aparatur Sipil Negara pun tetap diprioritaskan. Menjadi harapan kita semua semoga pandemi Covid 19 ini segera berakhir dan penyelenggaraan pemerintahan serta perekonomian dapat stabil seperti sediakala. Amin...

Referensi :

1.      (www.allianz.co.id).

2.      Tribun Palu.com

3.      Kompas.com

4.      Indonesia.go.id

Penulis: 
Wuri Handayani, S.Psi - Analis Kepegawaian Madya BKPSDMD
Sumber: 
BKPSDMD