Pengelolaan Arsip Secara Elektronik

1. Pendahuluan

Perkembangan dan kemajuan di bidang teknologi elektronik begitu pesat pada dekade ini, ia telah mampu memberikan pengaruh yang cukup besar pada perubahan perilaku manusia. Kemajuan teknologi di bidang informasi khususnya menjanjikan kemudahan dan kecepatan dalam melalukan akses kepentingannya. Kini telah muncul kecenderungan setiap orang akan semakin lekat dengan barang-barang elektronik, seperti handphone dan komputer. Kedua jenis barang ini melalui sistem digital mampu mengadopsi beberapa fungsi barang yang lain, seperti telepon, surat, camera, recording, cetak, radio, alat musik, dan sebagainya. Dengan menggunakan alat-alat ini membuat orang menjadi tidak terbatas untuk menembus ruang dunia yang luas dan menjadikannya tidak terisolasi dengan dunia. Maka perubahan itu pun telah membawa dampak pada ketergantungan dan menjadi bagian dari kebutuhan hidup.

Proses perkembangan teknologi sendiri akan terus melaju seakan takkan mampu dikejar, ia akan terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikian besar sehingga produk-produk out of date takkan sinkron dengan produk terbaru, karena setiap produk baru dipastikan memiliki spesifikasi yang lain.

Dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini seakan hanya berkutat dengan kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat, kini tak juga ketinggalan memanfaatkan teknologi ini sebagai alat untuk mengakses lebih jauh dan luas. Arsip-arsip kuno dan memiliki informasi yang bernilai guna sejarah atau yang lain serta mengandung keunikan yang sangat menarik dapat disajikan dan diakses melalui media elektronik tersebut. Dengan memungkinkannya pengaksesan yang lebih luas diharapkan arsip sebagai bahan bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah ini mampu memberikan arti dan manfaat yang lebih besar bagi kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya bisa dilihat dan dibaca di ruang baca lembaga pengelola arsip, kini dapat dimanfaatkan secara online dari jarak jauh.

Menurut asalnya arsip berasal dari bahasa yunani “archivum” yang artinya tempat untuk  menyimpan. Sementara itu tempat penyimpanan dokumen masa pemerintahan berada di Balai Kota (archeon). Dengan demikian, arsip yang mengadopsi istilah “archief” dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa Yunani “achivum”. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan  sebagainya.

Ada beberapa pembatasan pengertian tentang arsip :

  1. The Liang Gie dalam Sularso Mulyono dkk. Bahwa Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai keguanaan agar  setiap  kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
  2. File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif (Hadi Abubakar, 1996:10)
  3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupannya bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2).
  4. Arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi (Kamus Besar Bahasa Indonesia).
  5. Arsip adalah segala kertas naskah buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, 1991:18).
  6. Filling (Kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas dengan sedemikian rupa dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat (Sularso Mulyono dkk, 1985:3).

Dengan   uraian   konsep   arsip   dan   batasannya  tersebut,  dapat ditarik sebuah gambaran bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya. Sehingga, tidak sekedar penyimpanan kumpulan warkat sebagai bahan pegingat (arsip), tetapi perlu    pengaturan cara  prosedur  penyimpanan  (kearsipan). Hal itu  dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini :

  1. Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak   boleh diletakkan   demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca arsip bagaimanapun kecilnya tetap bersifat rahasia.
  2. Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan, tetapi harus diatur dimana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
  3. Penemuan Kembali (finding), ini  berarti arsip  harus   dapat   ditemukan kembali   apabila  diperlukan sebagai   bahan   informasi  dengan mudah  dan cepat.

Proses alih media arsip menjadi data elektronik pun telah mulai dilakukan lembaga-lembaga kearsipan di berbagai daerah. Dengan menggunakan alat scanner dan komputer dapat dilakukan migrasi arsip menjadi data elektronik yang dapat diolah sesuai kebutuhan. Data arsip elektronik yang disimpan sebagai master dengan ukuran tertentu dijadikan sebagai bahan dasar kemudian dikonversi ke dalam jenis file tertentu dan dikompresi sesuai dengan keperluan, misalnya untuk bahan dalam program layanan arsip, pembuatan bahan presentasi, pameran, dan sebagainya. Tanpa maksud menafikan alih media ke dalam mikrofilm, maka alih media ke data elektronik setidaknya memberikan beberapa keuntungan yang tidak dimiliki oleh mikrofilm.

Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari alih media ke data elektronik antara lain adalah alat mudah didapatkan, penyelesaian pekerjaan lebih cepat, akses layanan lebih mudah dan lebih cepat, pemeliharaan data lebih murah dan lebih mudah. Setidaknya dapat dimaklumi bahwa anggaran operasional untuk pengelolaan arsip pada umumnya di berbagai daerah tidaklah menunjukkan data yang signifikan dengan kebutuhan yang sebenarnya, sehingga untuk pengolahan arsip pun belum bisa maksimal apalagi untuk penyimpanan, pemeliharaan, perawatan serta pelestarian arsip. Belum lagi ditambah masalah sumberdaya manusia yang kurang memadai maka pengelolaan arsip tidak optimal. Dengan ditunjangnya pengelolaan arsip menggunakan teknologi digital ini membuat kearsipan tidak jauh tertinggal.

Khasanah arsip dalam bentuk digital/elektronik dapat diakses lebih luas sehingga fungsinya mampu menggantikan fisik arsip. Dengan demikian akan mengurangi mobilitas fisik arsip yang berdampak pada pengurangan tingkat kerusakan serta menghindarkan dari kehilangan. Dengan tersedianya data arsip elektronik pada unit layanan khususnya dapat mengurangi mobilitas keluar-masuknya arsip dari depo penyimpanan.

Di jaman yang serba IT ini pengelolaan arsip sudah selayaknya memanfaatkan teknologi yang canggih tersebut. Disamping berfungsi sebagai pengembangan sistem pengelolaan juga bermanfaat sebagai perlindungan arsip, karena pemeliharaan dan perawatan fisik arsip tetap memiliki arti yang sangat penting sebagai bukti otentik harus dipertahankan keberadaannya.

Arsip elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

2. Pengolahan Arsip Secara Manual

Arsip-arsip yang memiliki nilai guna permanen atau statis dan tersebar pada lembaga pemilik atau pencipta baik lembaga-lembaga pemerintah, swasta, maupun perorangan pada prinsipnya harus diselamatkan dan dilestarikan sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban di masa mendatang. Sayangnya kebiasaan yang terjadi di masyarakat kita umumnya kurang memperhatikan penyimpanan dan perawatan arsip yang dimiliki. Sehingga sering dijumpai kasus hilangnya arsip maupun arsip rusak yang tidak diperlakukan dengan baik dalam penyimpanan dan pemeliharaannya. Oleh karena itulah lembaga pemerintah mempunyai kewajiban menyelamatkan arsip untuk kepentingan di masa yang akan datang.

Lembaga kearsipan, baik yang berada di pusat maupun daerah mempunyai kewajiban untuk menyelamatkan arsip yang bernilaiguna permanen. Akan tetapi pada kenyataannya tidak semua lembaga kearsipan mampu melaksanakan tugas ini, lebih-lebih lembaga kearsipan daerah. Permasalahannya cukup banyak yang menjadi alasan sehingga tugas penyelamatan tidak dapat dilaksanakan, misalnya menyangkut sumberdaya baik manusia maupun dana. Kelembagaan yang tidak mendukung pelaksanaan tugas itu, dan sebagainya.

Arsip statis yang masuk ke lembaga kearsipan dapat melalui kegiatan penyerahan arsip maupun kegiatan penyelamatan atau akuisisi arsip. Dengan kata lain lembaga kearsipan dapat menerima secara pasif maupun secara aktif melakukan kegiatan penyelamatan atau akuisisi ke lembaga-lembaga pemilik dan/atau pencipta arsip. Setelah arsip terkumpul di lembaga kearsipan baru dilakukan kegiatan pengolahan arsip. Kegiatan pengolahan arsip harus dilakukan karena tanpa melalui pengolahan maka tidak ada kegiatan layanan arsip. Dengan kata lain arsip yang dapat dilayankan hanyalah arsip-arsip yang telah dilakukan pengolahan.

Seberapapun canggihnya sistem pengelolaan arsip, hal itu tetap akan dimulai dari pengolahan secara manual. Kegiatan pengolahan ini dimulai dari pemilahan arsip untuk memisahkan antara arsip dan non arsip, mendeskripsi, manuver kartu deskripsi, manuver berkas, membungkus arsip dan menyimpan, serta membuat daftar arsip/inventaris sebagai sarana pencarian dan penemuan kembali arsip.

Setelah arsip terolah dan menjadi bahan informasi yang siap disajikan atau dilayankan maka sistem pengelolaan dengan teknologi yang canggih baru dapat dilakukan sebagai back up maupun sebagai penunjang dalam pelayanan atau bahkan menjadi sistem baru yang menggantikan sistem pelayanan manual itu sendiri. Tetapi hal itu dapat dilakukan apabila segala perangkatnya telah tersedia, baik menyangkut software termasuk regulasi tentang pedoman layanan maupun hardwarenya serta ahli dan sumberdaya manusia yang mampu mengelola.

3. Proses Alih Media Arsip

Arsip yang telah dilakukan pengolahan dan siap dilayankan dapat dilakukan proses alih media. Alih media arsip sendiri merupakan kegiatan migrasi atau memindahkan arsip ke dalam format yang lain, misalnya dari media kertas ke data elektronik, kaset ke elektronik/digital, dan sebagainya. Kegiatan mengalihmediakan arsip harus tetap mengacu pada sistem manual yang berlaku sehingga ketika diakses baik dari jalur manual maupun lewat jaringan dapat bertemu pada titik yang sama yaitu menemukan arsip yang diinginkan.

Arsip-arsip yang bermediakan kertas, seperti arsip tekstual dan foto dapat dilakukan pengalihmediaannya dengan scanning, pengolahan data scanning, listing atau pembuatan daftar arsip dilakukan scanning, entry data ke dalam daftar arsip, dan editing daftar. Setelah itu dilakukan pengkopian arsip ke dalam media simpan bisa berupa CD, DVD, atau eksternal hardisc serta penggandaan daftar arsip yang dialihmedia sebagai sarana jalan masuk untuk pencarian arsip digital. Pengalihmediaan arsip ke dalam data elektronik ini merupakan master data, oleh karena itu memiliki karakter ukuran yang sangat besar. Demikian juga arsip yang berbentuk audio dan audio visual yang tersimpan dalam kaset atau roll film harus dipindahkan dan dikonversikan ke dalam data suara dan audio visual jenis elektronik/digital.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.  Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.

Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.  Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

Manfaat Arsip Elektronik:

  1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
  2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
  3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun  nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
  4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat dilayar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
  5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).
  6. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.
  7. Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.
  8. Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronik, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
  9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir atau pun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

Arsip elektronik diciptakan melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana proses ini membutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut:

a. Tahapan pengumpulan bahan

Arsip yang dipilih untuk dilayankan adalah dengan mempertimbangkan kegunaan arsip dimana arsip yang sering dicari oleh pengguna adalah yang menjadi prioritas pertama, kemudian adalah arsip yang sudah rapuh atau segera rusak, untuk menjaga, merawat, maupun untuk pertimbangan perlindungan maka arsip-arsip yang sudah rapuh didahulukan untuk dilayankan sehingga disamping sebagi fungsi pelayanan juga untuk fungsi perlindungan. Pertimbangan selanjutnya adalah dari sisi informasi, semakin penting informasi yang terkandung di dalam arsip maka arsip tersebut menjadi prioritas untuk segera dilayankan.

b. Tahapan Pemindaian

Tahapan pemindaian dimana arsip konvensional jenis tekstual dan jenis foto dilakukan pemindaian dengan alat pemindai yaitu scanner. Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu format image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi untuk perlindungan arsip.

c. Tahapan Manipulasi

Tahapan dimana arsip elektronik disesuaikan sehingga nantinya dapat digunakan pada aplikasi dengan baik. Karena file hasil digitalisasi adalah sangat besar dan berformat TIFF maka pada tahapan ini diubah formatnya ke dalam bentuk pdf dan ukuran resolusi diperkecil sampai dengan 25% dari aslinya.

d. Tahapan Entry Data

Setelah arsip elektronik dilakukan proses manipulasi dan siap untuk digunakan maka selanjutnya adalah melakukan entry data dimana data deskripsi arsip disesuaikan dengan arsip elektronik sehingga pengguna dapat melakukan pencarian dari aplikasi ini dengan menggunakan kata kunci sesuai dengan deskripsi arsip dan dpat langsung melihat arsip elektronik hasil penemuan kembali tersebut. Dengan layanan yang langsung dapat menggunakan arsip.

e. Tahapan Editing dan Koreksi

Tahapan terakhir diman pada tahapan ini disamping dilakukan koreksi terhadap pengetikan deskripsi arsip juga dilakukan koreksi apakah data deskripsi arsip yang dientry sudah sesuai dengan arsip elektronikanya. Jika pengetikan maupun kesesuaian data belum benar maka segera dilakukan editing yang diharapkan dari proses koreksi dan editing ini tidak ada kesalahan teknis dalam hal pengetikan dan kesesuaian data.

4. Akses Arsip Digital

Di jalur internet, kelihatan sudah ada beberapa daerah yang membuka web site untuk kegiatan kearsipan sebagai jalur akses. Di bidang ini belum ada ketentuan yang mengharuskan setiap daerah membuka web site, sehingga tidak semua daerah memiliki web site kearsipan. Lebih-lebih sistem ini hanya sebagai penunjang kegiatan kearsipan dan semua itu tergantung kemampuan daerah yang bersangkutan serta apresiasinya terhadap kearsipan. Yang lebih ironis lagi adalah yang telah membuka web site tetapi pengelolaan fisik arsip belum dilaksanakan dengan baik sehingga untuk pengisian data base tidak dapat dilakukan.

Sekalipun aturan yang mewajibkan daerah untuk membuka web site belum ada, tetapi akibat perkembangan teknologi dan perubahan perilaku manusia maka kecenderungan di masa mendatang akan menarik setiap daerah mau tidak mau harus mengikuti kemajuan teknologi. Untuk itulah harus muncul kesadaran pada masing-masing daerah untuk melaksanakan pengelolaan fisik arsipnya dengan sebaik-baiknya mulai dari sekarang.

Bagi daerah yang telah siap dengan jalur akses di internet maka arsip-arsip dapat diketahui dan dikenali dari seluruh penjuru. Bahkan ada yang dapat melakukan transaksi melalui jalur ini. Dari sisi negatif, pembukaan jalur akses di internet juga dapat menjadi ancaman terhadap terjadinya kejahatan (cyber crime) seperti pencurian, atau perusakan dokumen. Oleh karena itu web site harus dilengkapi dengan pengaman dan proteksi.

Keuntungan dan Kelemahan Arsip elektronik adalah:

a. Keuntungan

  1. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
  2. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
  3. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik.
  4. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
  5. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
  6. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

b. Kelemahannya

  1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
    memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;
  2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;
  3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.

5. Penutup

Alih media arsip dapat dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah sebagai upaya perlindungan arsip dan menunjang pengelolaan arsip daerah. Pemanfaatan teknologi untuk mendukung pengelolaan arsip hukumnya adalah wajib, sehingga memerlukan perhatian tersendiri, baik dalam penganggaran, penyiapan perangkat keras maupun lunak, serta penyiapan sumberdaya manusia yang mumpuni.

Penulis: 
Herru Hardiyansah, S.Kom - Prakom Muda pada BKPSDMD
Sumber: 
BKPSDMD

Artikel

04/07/2017 | Herru Hardiyansah, S.Kom - Prakom Muda pada BKPSDMD
18/12/2017 | Wawan Setiawan, S.Si - Pranata Komputer Muda BKPSDMD
18/07/2017 | Abdul Sani, S.Pd.I - Widyaiswara Muda pada BKPSDMD Babel
20/12/2016 | Fitri Novera Damarwati, SH - Kasubbid Disiplin & Kedudukan H